5_АНАЛИЗ И ОБОБЩЕНИЕ ДАННЫХ В ЭТ EXCEL

Раздел. АНАЛИЗ И ОБОБЩЕНИЕ ДАННЫХ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ EXCEL

1. КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

(Объединение значений из нескольких диапазонов в один новый диапазон)

Чтобы подвести итоги и составить отчет по результатам нескольких листов, можно консолидировать данные из отдельных листов на основном листе. Листы могут находиться в той же книге, что и основной лист, или в других книгах. При консолидации данных они компонуются так, что их становится проще обновлять и обобщать на регулярной основе или при необходимости.

Существует два основных способа консолидации данных.

• Консолидация по расположению. Этот метод используется, если данные из различных источников упорядочены одинаково и в них используются одни и те же подписи столбцов и строк.

• Консолидация по категории. Этот метод используется, если, если данные из различных источников упорядочены по-разному, но и в них используются одни и те же подписи столбцов и строк.

Требования. Необходимо, чтобы все диапазоны данных были представлены в формате списка: первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

Например, у нас есть данные о зарплатах сотрудников за январь, февраль, март месяцы (см. файл Консолидация.xlsx).

Чтобы консолидировать данные, воспользуйтесь командой на вкладке ДАННЫЕ - Консолидация (группа Работа с данными).

Примечание. Для консолидации можно также использовать отчет сводной таблицы.

Нужно получить результаты за весь квартал и поместить консолидированные данные на тот же лист.

Щелкните по ячейке, начиная с которой будет вставлена консолидированная таблица, например, А10.

Чтобы консолидировать данные, воспользуйтесь командой на вкладке ДАННЫЕ - группа Работа с данными - Консолидация.

В диалоговом окне Консолидация выберите функцию Сумма, в строке Ссылка последовательно выделите диапазоны для консолидации A2:D7, F2:J8, L2:P8. Поставьте флажки: подписи верхней строки, значения левого столбца.

В результате будет вставлена консолидированная таблица.

Заработная плата за I-й квартал
Скворцов	23500	3055	2000	28555
Петухов	22000	2860	3000	27860
Воробьев	26700	3471	4000	34171
Синицына	22300	2899	2000	27199
Дятлов	14500	1885	3000	19385
Итого	109000	14170	14000	137170
Итого	109000	14170	14000	137170

Примечание. Флажок Создавать связи с исходными данными можно только, если лист с исходными данными находятся в другой книге.

2. ПОСТРОЕНИЕ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ

Отчет сводной таблицы представляет собой интерактивный способ быстрого обобщения больших объемов данных.

Когда таблица с данными не очень объемная, управлять ею несложно. Расчеты не займут много времени. Используя нужные функции и формулы, вы без труда сможете посчитать, например, общую сумму затрат или дохода. Однако задача усложняется, если таблица достаточно велика. Чтобы просмотреть ее, нужно много времени, не говоря уже о том, чтобы произвести по ней какие-нибудь расчеты. Особенно трудно управлять большими таблицами, если они расположены на нескольких листах. В таких случаях на помощь пользователю могут прийти сводные таблицы. Они обобщают данные и упрощают их просмотр. Особенность сводных таблиц в том, что они позволяют лишь просматривать данные, а не изменять их. На основе сводных таблиц можно создать диаграмму, чтобы представить данные еще более наглядно.

СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ И ДИАГРАММЫ

Создание отчета сводной таблицы

Предположим, у нас имеются данные о продажах, представленном в следующем виде

(см. файл Сводные таблицы_1.xlsx).

Нам необходимо создать таблицу, в которой можно было бы проанализировать сумму продаж каждого продавца, количество проданных товаров по их кодам, популярность фирм-производителей для покупателей, сумму продаж в определенный день.

Чтобы создать сводную таблицу, на вкладке ВСТАВКА в группе Таблицы щелкните по кнопке Сводная таблица и выберите пункт Сводная таблица.

На экран будет выведено диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором нужно указать источник данных для сводной таблицы и место расположения сводной таблицы. В нашем примере источником является таблица полностью.

В указанное место будет вставлена пустая сводная таблица, на экран выводится список полей сводной таблицы, а также автоматически включается средство Работа со сводными таблицами вкладка ПАРАМЕТРЫ, вы получили возможность вставлять поля в сводную таблицу, создавать макет и настраивать отчет сводной таблицы.

Создадим отчет по сумме продаж каждого продавца

Для этого в списке полей сводной таблицы нужно отметить поля Продавец и Цена товара. В отчете вы увидите список продавцов и суммы продаж каждого из них. По умолчанию список продавцов отсортирован по алфавиту.

Но вы можете изменить этот порядок, например, для того чтобы узнать, у кого из продавцов наибольшая сумма продаж.

Для этого щелкните по стрелочке рядом с полем Названия строк и выберите команду Дополнительные параметры сортировки. Откроется окно Сортировка, в котором нужно выбрать пункт по убыванию по полю цена товара. Теперь в начале списка фамилии продавцов с наибольшими суммами продаж.

Проанализируем количество проданных товаров по их кодам

Для этого в списке полей сводной таблицы уберите отметку в поле Продавец и добавьте отметку в поле Код товара, а также перетащите поле Код товара в область Названия строк. В сводную таблицу добавился столбец Сумма по полю Код товара, так как по умолчанию числовые значения в сводной таблице суммируются. Но ведь нас интересует количество товаров по их коду, а вовсе не сумма кодов. Для того чтобы добиться нужного результата, щелкните по столбцу Сумма по полю Код товара в сводной таблице и на вкладке Параметры в группе Активное поле выберите команду Параметры поля.

Появится окно Параметры поля значений, в котором нужно выбрать способ вычисления значений в сводной таблице (в нашем случае — Количество).

В этом окне также можно присвоить новое имя полю сводной таблицы (его нужно вписать в поле Пользовательское имя).

Для того чтобы узнать, какие товары являются лидерами продаж, их нужно отсортировать. Это вы уже умеете делать.

Фильтрация данных в сводной таблице

Для того чтобы проанализировать выручку от продаж товаров определенной фирмы, или в конкретные дни (даты) нужно установить фильтры в сводной таблице.

Для этого перетащите поля Фирма и Дата продажи в область Фильтр отчета. Над таблицей появятся соответствующие поля. Щелкните по стрелочке поля Фирма и отметьте название нужной фирмы. В сводной таблице вы увидите суммы и количество проданных товаров выбранной фирмы.

Аналогично производится фильтрация по определенной дате (одной или нескольким).

Дополнительные вычисления в сводной таблице

Для того чтобы ответить на вопрос: «Какой процент составляет продажа товара указанной фирмы от общей суммы продаж?», нужно создать новое поле данных и применить дополнительные вычисления.

Таким образом, можно сравнить исходное поле данных Сумма продаж и новое поле данных Доля от общей суммы продаж.

Для создания такого отчета выполните следующие действия:

• Поле Фирма перетащите в область Названия строк, поле Цена товара дважды перетащите в область Значения.

• Дважды щелкните первое поле Сумма по полю цена товара в сводной таблице и введите пользовательское имя Сумма продаж.

• Дважды щелкните второе поле Сумма по полю цена товара в сводной таблице и введите пользовательское имя Процент от общей суммы продаж.

• Щелкните вкладку Дополнительные вычисления и выберите пункт % от общей суммы.

Создание сводной диаграммы на основе сводной таблицы

Для того чтобы результаты отчета сводной таблицы представить более наглядно, на их основе создаются сводные диаграммы:

• Выберите отчет сводной таблицы.

• На вкладке Параметры в группе Сервис щелкните кнопку Сводная Диаграмма.

• Выберите тип диаграммы (не могут быть использованы точечная, пузырьковая и биржевая диаграммы).

• Диаграмма будет создана на активном листе. Редактировать сводную диаграмму можно так же, как и обычную с помощью средства Работа со сводными диаграммами.

Удаление отчета сводной таблицы

• Выберите отчет сводной таблицы.

• На вкладке Параметры в группе Действия нажмите кнопку Выбор и выберите команду Всю сводную таблицу.

• Нажмите клавишу Del.

_______________________________

ЗАДАНИЕ_2. (См. файл Сводные таблицы_2) Пусть у нас есть три магазина, которые занимаются оптовой и розничной продажей компьютерных комплектующих. Цены в этих магазинах различаются, так как они расположены в разных городах.

При помощи сводной таблицы узнайте общие суммы продажи товаров.

Сохраните документ на рабочем диске под именем Сводные таблицы_2.

______________________