5.3. Навигация по таблице
Для перемещения по записям таблицы используется панель навигации, расположенная на нижней границы окна таблицы (рисунок 29).
Рисунок 29 - Панель навигации
Для навигации по таблице базы данных нужно выполнить следующие действия:
Чтобы перейти к первой записи таблицы, щелкните кнопку
– Первая запись на панели навигации
(рисунок 29)Чтобы перейти к предыдущей записи таблицы, щелкните кнопку
- Предыдущая запись на панели навигации
(рисунок 29)Чтобы перейти к следующей записи таблицы, щелкните кнопку
–
Следующая запись на панели навигации
(рисунок 29)Чтобы перейти к последней записи таблицы, щелкните кнопку
–
Последняя запись на панели навигации
(рисунок 29)Чтобы добавить в таблицу новую строку, щелкните по кнопке
– Новая (пустая) запись на панели
навигации (рисунок 29)
5.4. Как закрыть таблицу
Закрыть
таблицу можно как любое окно MS
Windows,
нажав по крестику
справа от названия таблицы.
После любого изменения внешнего вида таблицы (формата, шрифта, ширины столбцов и т.д) при попытке закрыть окно таблицы MS Access 2007 попросит сохранить сделанные изменения. Если Вас вполне устраивает новый вид таблицы, то подтвердите их. В противном случае ответьте отказом.
ЗАДАНИЕ 6
Закройте открытые таблицы.
Просмотр запросов.
Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Таблицы и запросы - объекты MS Access, которым придается особое значение. Все задачи, которые ставятся перед любой базой данных по сбору, хранению, редактированию и обработке данных, можно решить при помощи этих двух объектов. Формы и отчеты, как правило, используются для более удобного ввода и редактирования данных или вывода на печать оформленных результатов обработки данных. Запросы выполняют целый ряд очень важных функций по обработке баз данных, осуществлению поиска информации в них по заданным условиям и выводу результатов поиска. Познакомимся с этим типом объектов MS Access на практике.
Запросы (рисунок 30) как и таблицы можно открыть в нескольких режимах, открываются аналогично таблицам.
Рисунок 30 – Запрос в режиме Конструктора
ЗАДАНИЕ 7
В таблице Заказы более 80 записей, поэтому задача, наверняка, потребовала от Вас достаточно много сил и времени. Теперь представьте, что бухгалтеру организации понадобился список количества и номеров заказанных запасов, а у него есть только список заказов и общее количество, причем данные никак не систематизированы.
Что делать, если дорога каждая минута? Ответ прост - создать запрос, позволяющий решить эту задачу за доли секунды.
На боковой панели выберите пункт меню Запросы. Откройте запрос Заказанные запасы . Посмотрите сколько записей содержит данный запрос.
Окно просмотра запроса аналогично окну просмотра таблицы, поэтому Вы сможете смело перемещаться по записям при помощи линеек прокрутки, клавиши Tab, кнопок со стрелками и кнопок перемещения по записям.
Просмотр форм
MS Access позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными. Для этого используются формы. Формы (рисунок 31) MS Access являются объектами базы данных так же, как таблицы и запросы. Формы используются в первую очередь для ввода и отображения данных. Они представляют собой более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим таблицы (рисунок 32).
Рисунок 31 – Форма в режиме Открыть
Рисунок 32 - Форма в режиме Конструктор
Просмотр отчетов
Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В MS Access для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица (таблицы) и/или запрос (запросы). Отчеты и формы MS Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и редактирования данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и выводить на печать данные. В режиме Конструктора отчет выглядит примерно так же как и форма (рисунок 34).
Рисунок 33 – Отчет в режиме Макета
Рисунок 34 – Отчет в режиме Конструктора