3.2 Создание форм в конструкторе форм

Режим Конструктора предоставляет максимальные возможности для создания любых не стандартных форм, требующихся разработчику базы данных. При проектировании формы в Конструкторе можно использовать расширенный набор элементов управления, который не доступен в обычном режиме редактирования макета формы.

Разработчик также может настраивать внешний вид формы и расположенных на ней элементов управления в соответствии со своими требованиями и предпочтениями. В Конструкторе можно поменять цвет, стиль оформления, положение и реакцию на действие пользователя у любого элемента управления, расположенного на форме, а также настроить любые свойства самой формы.

Еще одна отличительная черта Конструктора форм Microsoft Access 2007 – это удобство его использования. В противовес исключительной сложности решаемых с его помощью задач этот режим достаточно прост и интуитивно понятен любому пользователю, хоть немного знакомому с Access 2007.

Основные элементы управления.

Каждая форма Access 2007 обязательно содержит несколько элементов управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным, содержащихся в таблицах базы данных. В терминологии Microsoft Access 2007 элементами управления называются улучшающие интерфейс пользователя объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий и позволяют просматривать данные и работать с ними.

Наиболее широко используемый элемент управления – поле (текстовое или числовое), которое служит для отображения, ввода и корректировки данных, хранящихся в ячейке таблицы базы данных. К распространенным элементам управления форм Access 2007 относятся кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE.

Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных в таблицу и позволяет предотвратить многие ошибки. Программное управление формами и размещенными на них элементами управления осуществляется с помощью процедур, написанных на Visual Basic for Application – встроенном языке программирования Access 2007.

По функциональному признаку любой элемент управления можно отнести к одной из трех следующих групп:

• Присоединенные элементы управления – элементы управления, источником данных которых служит поле таблицы или запроса. Каждый присоединенный элемент управления служит для отображения значений соответствующего ему поля базы данных. Значения могут быть текстовыми, числовыми, логическими, датами, рисунками и диаграммами. Например, для текстового поля формы, в котором отображается фамилия сотрудника, могут использоваться данные поля «Фамилия» в таблице Менеджеры.

• Свободные элементы управления – элементы управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран дополнительных сведений, пояснений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.

• Вычисляемые элементы управления – элементы управления, источником данных которых является результат вычисления заданного пользователем выражения, а не поле, какой либо таблицы базы данных. Выражение – это сочетание математических операторов (+, -, *,/,= ), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант.

Например, в следующем выражении рассчитывается цена изделия со скидкой путем умножения значения полей «Стоимость» и «Оплата в процентах»:

= [Стоимость] * [Оплата в процентах]

В выражении могут использоваться данные полей из базовой таблицы или запроса или данные из другого элемента управления формы.

Базовые элементы управления, использующиеся при создании форм Access 2007 в режиме Конструктора, расположены в группе Элементы управления на вкладке Конструктор (рисунок 169).

Рисунок 169 – Контекстная вкладка «Конструктор»

ЗАДАНИЕ 3

Из папки Access 2007 откройте документ Элементы управления формы.doc и ознакомьтесь с его содержимым.

Конструирование формы

Перед тем как приступить к созданию новой формы в Конструкторе, рассмотрим типовую структуру фрмы, использующуюся в Microsoft Access 2007. Макет любой формы Access 2007 состоит из нескольких разделов, при этом каждый раздел характеризуется особым расположением на макете формы и допустимым набором элементов управления. Таким образом, каждая форма базы данных Access 2007 может включать следующие разделы (рисунок 170):

Рисунок 170 – Раздалы формы

• Раздел Заголовок формы – определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечения формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элемпенты управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице.

• Раздел Верхний колонтитул – определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только тогда, когда форма открыта в режиме предварительно просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы.

• Раздел Область данных – определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также не изменяемые данные (например, пояснительные записи). При печати многостаничной формы этот раздел отображается на каждой странице.

• Раздел Нижний колонтитул – орпеделяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только тогда, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра. При печати многосраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;

• Раздел Примечание формы – определяет нижнюю часть формы. Этот раздал добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы будет отображено только внизу последней страницы.

ЗАДАНИЕ 4

Для того, чтобы создать новую форму с помощью Конструктора, выполните следующее:

1. Щелкните по вкладке Создание.

2. В группе Формы щелкните кнопку Конструктор форм. Приложение Access 2007 создаст пустую форму и отобразит ее в режиме Конструктора (рисунок 171).

Рисунок 171 – Пустая форма в Конструкторе форм

3. Убедитесь, что сейчас вы находитесь на вкладке Конструктор. Если это не так, то на линейке инструментов выберите вкладку Конструктор.

4. Д обавьте в форму строку заголовка. Для этого нажмите кнопку (Заголовок) в группе Элементы управления, щелктите мышью в верхней части формы и введите текст заголовка (В вашем случае наберите, «Добавление нового заказа»). Окончив ввод, нажмите клавишу Enter. Результат представлен на рисунке 172.

Рисунок 172 – Резельтат ввода заголовка

5. При необходимости переместите заголовок формы, если считаете, что он расположен не удачно. Для этого передвиньте указатель мыши к рамке заголовка, так, чтобы он превратился в четырехнаправленную стрелку, нажмите левую клавишу мышки и удержива ее нажатой перетащите заголовок в желаемое место раздела Заголовка формы.

6. На линейке инструментов на вкладке Конструктор найдите группу инструментов Сервис и нажмите кнопку Добавить поля (рисунок 173). В результате этого действия откроется дополнительная область под названием Список полей.

Рисунок 173 – Группа инструментов Сервис

7. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей, содержащей поля, которые нужно включить в форму. Если в форме должны использоваться поля из нескольких таблиц, то необходимо раскрыть списки полей всех нужных вам таблиц. В качестве примера создайте форму по таблице Заказы, поэтому щелкните по знаку плюс перед ее названием. В результате на экране появится перечень полей таблицы Заказы (рисунок 174).

Рисунок 174 – Список полей таблицы Заказы

8. Добавьте в раздел Область данных макета новой формы все нужные вам поля таблицы. Для вставки поля сначала щелкните по названию этого поля в области Список полей, а затем с помощью мышки переместите его в то место раздела Область данных формы, где вы хотите его видеть. На форме появится группа из двух связанных элементов – собственно поле для ввода данных и подписи к нему (подпись совпадает с именем этого поля в исходной таблице). Изменяя размеры обоих связанных элементов разместите их так, чтобы они не перекрывали друг друга.

9. Описанным выше способом добавьте на форму все поля из таблицы Заказы. Разместите их на форме таким образом, как показано на рисунке 175.

Рисунок 175 – Результат добавления полей в форму

10. Добавьте на форму первую пояснительную надпись. Для этого перейдите на вкладку Конструктор и в группе Элементы управления щелкните кнопку Надпись. После этого щелкните мышью в верхней части раздела Область данных после полей «Код заказа», «Клиент» и «Дата заключения».

Введите текст надписи «Информация об автомобиле». Результат представлен на рисунке 176.

Рисунок 176 - Результат добавления надписи

11. Добавьте на форму вторую пояснительную надпись. Для этого перейдите на контекстную вкладку Конструктор и в группе Элементы управления щелкните по кнопке Надпись. После этого щелкните вверхней части Области данных и введите текст надписи «Информация о заказе». Окончив работу нажмите клавишу Enter. Результат представлен на рисунке 177. При необходимости сместите поля формы чуть ниже, чтобы освободить место для надписи.

 Чтобы переместить поля формы все сразу, а не по одному, необходимо выделить их все мышкой, а потом воспользоваться клавишами «Стрелка вверх» или «Стрелка вниз» на клавиатуре.

Рисунок 177 – Результат добавления второй надписи

12. Так как названия некоторых цветов и названия сборки имеют большую длинну, они не полностью помещаются в ячейке. Измените размер ячеек для ввода у полей «Цвет» и «Сборка». Для этого щелкните по ячейке для ввода. Она выделится оранжевым цветом. Аналогично изменению размера рисунка в Word’e, измените размер ячеек. Результат представлен на рисунке 178.

Рисунок 178 – Результат изменения размера ячеек

13. Сохраните форму. Для этого нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа. На экране появится окно запроса имени новой формы.

14. Задайте имя для новой формы. В вашем случае именем будет «Добавление нового заказа». Нажмите кнопку Ок. Название формы появится в области переходов.

15. Теперь необходимо оформить данную форму, чтобы она выглядела более привлекательно. Сначала необходимо настроить фон формы.

16. Щелкните правой кнопкой мыши в любом свободном месте раздела Заголовок формы. На экране появится контекстное меню (рисунок 179).

Рисунок 179- Контекстное меню формы

17. Щелкните по пункту Цвет заливки / фона. На экране появится подменю выбора цвета заливки (рисунок 180), в котором представлены образцы цвета заливки.

Рисунок 180 - Подменю выбора цвета заливки

18. Щелкните по понравившемуся вам цвету (например, зеленый). Раздел Заголовок формы будет окрашен выбранным вами цветом (рисунок 181).

Рисунок 181 – Изменение цвета фона раздела Заголовок формы

19. Щелкните правой кнопкой мыши в любом свободном месте раздела Область данных, выберите в контекстном меню пункт Цвет заливки / фона и щелкните по понравившемуся вам цвету. Аналогичным образом поменяйте цвет фона в разделе Примечание формы. Результат представлен на рисунке 182.

Рисунок 182 – Результат изменения цвета фона формы

20. Измените цвет фона и шрифта для заголовка формы «Дабовление нового заказа». Для установки цвета текста щелкните по заголовку правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню (рисунок 183) пункт Цвет текста и щелкните по понтравившемуся вам цвету (например, темно-синий). Цвет заголовка изменится будет иметь выбранный вами цвет.

Рисунок 183 - Контекстное меню элемента управления

21. Аналогичным образом можно поменять и цвет фона заголовка, только в контекстном меню элемента управления необходимо выбрать пункт Цвет заливки / фона.

22. Поменяйте цвета всех пояснительных надписей в форме, выбор цвета на ваше усмотрение.

23. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить новые цветовые настройки формы в базе данных.

24. Переключитесь из режима конструктора в режим формы, чтобы посмотреть внешний вид готовой формы. Для этого перейдите на контекстную вкладку Контруктор и в группе Режимы щелкните по стрелке под кнопкой Режим. Затем выберите пункт Режим формы в расткрывшемся меню (см. рисунок 184).

Рисунок 184 – Меню кнопки «Режим»

25. Созданная в конструкторе новая форма, откроется в режиме формы (см. рисунок 185). Сразу после открытия в поля формы будут загружены значения полей из первой записи таблицы Заказы. Далее можно использовать форму по своему усмотрению (например, просматривать записи или выводить сведения о новых контактах).

Рисунок 185 – Форма в режиме Режим формы

ЗАДАНИЕ 5

Аналогичным образом создайте формы для таблицы Поставщики назовите ее «Регистрация поставщиков» (рисунок 186) и для таблицы Клиенты назовите ее «Регистрация клиентов» (рисунок 187).

Рисунок 186 – Форма «Регистрация поставщиков»

Рисунок 187 – Форма «Регистрация клиентов»