Логика управления проектами
Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.
У проекта обязательно имеются одна или несколько целей.
Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей.
В число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов.
Запланированные цели и качество служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов.
Для управления проектами необходимы рычаги.
К основным рычагам управления можно отнести ресурсы проекта и используемые технологии. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким средствам можно отнести контракты и организацию работ.
Жизненный цикл проекта и фазы проекта
Начало
жизненного цикла проекта совпадает по
времени с началом проекта, а его окончание
– с завершением проекта.
Наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа: разработка концепции проекта(постановка), планирование (разработка), реализация(исполнение) и завершение(закрытие проекта) (рис. 1).
Рисунок 1 – Жизненный цикл проекта
1. Концепция проекта.
Разработка концепции проекта, по существу подразумевает функцию выбора проекта.
Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и в первую очередь финансовых возможностей.
2. Разработка (Планирование).
Планирование в том или ином виде производится в течении всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана.
Что надо сделать?
Кто сделает это?
Как это будет сделано?
Когда это должно быть сделано?
Сколько это будет стоить?
Что нам нужно чтобы сделать это?
Именно на этапе планирования используются компьютерные системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана.
Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.
3. Реализация (Осуществление).
После утверждения формального плана на менеджера ложиться задача по его реализации. Задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений.
На правильном ли мы пути?
Если нет, что нужно сделать?
Следует ли изменить план?
4. Завершение.
Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели.
Что сделано хорошо?
Что следовало бы улучшить?
Что мы узнали нового?
Процессы управления проектами
Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые именуются процессами управления проектами.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп (рис. 2):
1. процессы инициации;
2. процессы планирования;
3. процессы исполнения
4. процессы анализа;
5. процессы управления;
6. процессы завершения.
Рисунок 2 – Процессы управления проектами
Процессы инициации
Данный процесс представляет собой принятие решения о начале выполнения проекта.
Процессы планирования
Процесс определения целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения
Планирование необходимо для того, чтобы можно было осуществлять контроль. Контроль проекта ‑ систематическое сравнение плановых и фактических показателей для принятия управленческих решений.
Ошибка многих руководителей: они полагают, что никакой план не спасет от экстремальных ситуаций.
Опыт показывает, что при хорошем планировании можно избежать многих экстремальных ситуаций. И если они все-таки имеют место, то случаются гораздо реже, а их масштаб и последствия меньше. И значит, вам легче сохранить контроль над ходом выполнения проекта.
Процессы планирования представлены на рисунке 3.
Рисунок 3 – Процессы планирования
Этапы планирования
Разработка формулировки миссии, целей и задач проекта.
Формулировка миссии разрабатывается для того, чтобы предотвратить путаницу с определением направления проекта. Она же служит основой для разработки целей и задач.
Заказчик проекта – главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его результатов.
При разработке формулировки миссии проекта необходимо предварительно выяснить у заказчиков, каковы их нужды, как они видят качество, и затем определить, что надо сделать для выполнения этих требований. Участие основных членов команды проекта тоже важно.
Формулировка миссии должна отвечать на три вопроса:
Что мы делаем?
Для кого мы это делаем?
Как мы делаем это?
Когда формулировка миссии разработана, можно определить цели проекта. Цели намного более конкретны, чем миссия.
Цель – это формулировка, которая говорит о том, какой должен быть получен результат. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, реальной, ограниченной во времени.
Два важных вопроса при установлении целей:
Каков желаемый результат?
Как вы узнаете, когда достигли желаемого результата?