1.3 Вид документа

Microsoft Word підтримує різні види представлення документа.

Звичайний. Документ відображається в спрощеному виді для полегшення введення і редагування тексту. При представленні документа в цьому виді розриви сторінок показуються пунктирними лініями і деякі параметри, такі як колонтитули, не проглядаються.

Веб-документ. Документ відображається у виді веб-страниці.

Розмітка сторінки. Документ відображається в тому виді, у якому він буде надрукований. Відображаються розриви сторінок, колонтитули, границі сторінок і графічні об'єкти.

Режим читання. Документ відображається на всю сторінку у виді, найбільш зручному для читання.

Структура. Відображення документа у виді існуючих рівнів заголовків і тексту. Призначений для перегляду і зміни ієрархічної структури тексту документа.

Схема документа. Цей вид може бути використаний поряд з будь-яким іншим видом документа. Схема документа являє собою список заголовків документа у виді окремої панелі, розташованої в лівій частині основного вікна Microsoft Word.

Ескізи сторінок. Цей вид може бути використаний поряд з будь-яким іншим видом документа. При цьому на панелі, розташованої в лівій частині основного вікна Microsoft Word відображаються ескізи сторінок документа, що можуть бути використані для швидкої навігації по документу.

Попередній перегляд документа дозволяє до друку документа побачити вид сторінок, що будуть надруковані.

Параметри сторінок документа дозволяють для всього документа одразу установити розміри полів угорі внизу і по сторонах сторінки й орієнтацію тесту в документі. Зміна параметрів сторінки проводиться за допомогою лінійки або в спеціальному діалоговому вікні.

Колонтитули (верхній і нижній заголовки) використовуються для додавання такої корисної інформації, як ім'я документа, номер сторінки, кількість сторінок у документі, розташування файлу документа тощо. При цьому доданий текст розташовується в полях сторінки і відображається під час друку і при попередньому перегляді документа.

Табуляція — це ділянки сторінки, що можуть використовуватися для вирівнювання тексту документа. Додавання елементів табуляції дозволяє розмітити рядки тексту певним чином для створення стовпчиків тексту з можливістю заповнення інтервалів між ними спеціальними символами.

1.4 Шаблони

Для спрощення створення документів, що містять стандартну інформацію і мають стандартний вид, використовуються шаблони. Шаблон це документ який містить маркірований текст, стилі і форматування і який може використовуватися як основа для створення інших документів з аналогічними параметрами форматування.

Існуючі в Microsoft Word шаблони розділені на тематичні групи, при цьому крім використання готових існуючих документів-шаблонів можна скористатися майстром і створити документ або шаблон, що містить ту або іншу необхідну користувачеві інформацію. Документ, що містить визначену інформацію, може бути збережений як шаблон і використаний у подальшій роботі.

1.5 Граматика

При введенні тексту в документ Microsoft Word автоматично здійснює перевірку граматики і правопису в документі. При цьому помилки в словах виділяються червоним підкресленням, помилки побудови пропозицій —зеленим. Усі граматичні зауваження Microsoft Word не переглядаються при роздрукуванні тексту або в режимі попереднього перегляду документа.

Часто при редагуванні документів існує необхідність знайти визначене слово або словосполучення в документі і замінити його. Microsoft Word дозволяє за допомогою діалогового вікна Пошуку і Заміни (див. мал. 1.8) здійснювати пошук, заміну і перехід як слів і словосполучень, так і визначених параметрів форматування тексту і спеціальних символів.