Основные особенности внедрения сэд

В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

• в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;

• слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;

• СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);

• наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям"), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности;

• отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой разъяснительной работы. В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

Масштабное внедрение СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно при внедрении. Главная задача пилотного проекта заключается в определении того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В случае успеха пилотного проекта (так называемого "пилота") принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения. Обычно стоимость пилотного проекта достигает 10% от стоимости реального проекта.

Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

1. Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;

2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;

3. Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.

4. Выполнение пилотного проекта;

5. Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;

6. Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;

7. Поставка и инсталляция СЭД;

8. Адаптация и настройка СЭД;

9. Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;

10. Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;

11. Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;

12. Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.

13. Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;

14. Сопровождение CЭД.

Выводы

1. Будущее — за СЭД, в которых наиболее полно реализована концепция ЕСМ. При этом, по мнению аналитиков, решения, наиболее близкие к концепции ЕСМ, предлагают сейчас компании Documentum и FileNet.

2. В ближайшие несколько лет сохранятся благоприятные перспективы для дальнейшего развития рынка систем управления содержимым. В соответствии с данными исследования "1999 Forrester Research", 38% компаний из списка Fortune 500 заявили, что приобретение системы управления содержимым является крайне необходимым для их бизнеса. По данным Meta Group, объем рынка систем управления содержимым к 2004 г. увеличится до $10 млрд. (с ежегодными темпами роста в 20%).

3. В то же время, по мнению аналитиков Ovum, технологии управления бумажными документами еще долгие годы будут востребованы рынком.

4. Будут и в дальнейшем развиваться приложения, в которых интегрированы возможности генерации отчетов и поиска информации в корпоративных базах данных с публикацией в Интернет документов и графических изображений.

5. Возможности для поступательного развития сохранят только наиболее крупные и по-рыночному дальновидные разработчики СЭД.Компании, которые не смогут адаптироваться к новым рыночным условиям, ожидает стагнация или же они вообще будут вытеснены с рынка.