Типовые должностные обязанности секретаря-референта генерального директора

1. Общие положения

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия.

2. Основной его задачей является организационное и документальное обеспечение управленческой деятельности.

3. Секретарь-референт должен:

ориентироваться в вопросах перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

обеспечивать перевод служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

соблюдать культуру межличностного общения и служебную этику;

внедрять основы научной организации и охраны труда;

принимать, приводить в порядок и передавать документацию генеральному директору;

сообщать поручения генерального директора руководителям служб;

готовить материалы и созывать совещания специалистов гостиницы по распоряжению генерального директора;

вести переписку по распоряжению генерального директора;

принимать корреспонденцию, адресованную генеральному директору или в гостиницу;

вести прием посетителей генерального директора.

принимать необходимую информацию непосредственно, по телефону и факсу;

вести картотеку адресов гостей, деловых партнеров в гостинице и за рубежом.

2. Функции

1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

1. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2. Документирование деятельности совещательных органов предпри­ятия.

3. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

4. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. Должностные обязанности

1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2.Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения и хранение документов, информационно-справочное обслуживание.

3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководителю.

3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства.

3. Обеспечивать доведение принятых руководством решений до непосредственных исполнителей. Анализировать справки и доклады, представляемые руководству, давать по ним компетентные заключения.

4. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

5. Вести прием посетителей.

6. Организовывать исполнение машинописных и копировально-множительных работ.

7. Использовать средства автоматизации производства.

3.10.Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. Ответственность

1. За качество документов, поступающих на утверждение и подпись.

2. За сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «конфиденциально» или «секретно».

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Квалификационные требования (профессиональные стандарты) к некоторым должностям работников гостиниц

(Утверждены до 31.01.2005 г.)