22 Состав и назначение организационных документов, включенных в усорд

Состав организационных документов :

Учредительный договор

Устав организации

Положение об организации

Положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах

Регламенты работы, правила внутреннего распорядка, положение о персонале

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Инструкции по направлениям деятельности

Должностные инструкции работников

Памятки

Договора

Цели разработки и применения в ДОУ организационных документов :

Создание организации (предприятия, фирмы…)

Установление структуры организации

Определение штатной численности и

состава работников по должностям

Определение функций структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов

Установление режима работы

Осуществление организации труда и распределение обязанностей между работниками

Определение порядка реорганизации

и ликвидации организации

16. Законодательное регулирование документирования создания

Высшей правовой значимостью обладают законы Россий­ской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информа­ции, информатизации и защите информации» закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непре­рывного и документального учета всех хозяйственных опера­ций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформ­ления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об об­ществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значи­тельное внимание уделяют порядку документирования их дея­тельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 зако­на «Об обществах с ограниченной ответственностью» определя­ют обязанности обществ по хранениюдокументов. Закон уста­новил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законода­тельства Российской Федерации об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах, которые установили, что в Архив­ный фонд Российской Федерации входят документы, находя­щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по исте­чении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном норма­тивными документами.

17. Нормативно правовая база

ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники", утвержденный Государственным комитетом СССР по стандартам 9 октября 1984 г. 

Пункт 2 ст. 1 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // Российская газета. 12.01.2002. № 6. 

Гражданский кодекс РФ устанавливает два условия, при наличии хотя бы одного из которых электронно-цифровая подпись и, соответственно, электронный документ могут быть использованы для заключения и реализации гражданско-правовых сделок, а именно: когда такая возможность прямо предусмотрена действующим законодательством РФ в широком смысле и/или когда такая возможность согласована сторонами.  Что касается первого условия, то как сам Гражданский кодекс РФ <*>, так и ряд подзаконных актов <**>, принятых в соответствии с ним и в развитие его положений, установили случаи, когда электронные документы могут быть использованы наравне с документами на бумажных носителях. 

ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" предусмотрел возможность подтверждения юридической силы документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, электронной цифровой подписью <*>. 

ФЗ "Об электронной цифровой подписи" впервые закрепил общее определение понятия "электронный документ", а именно электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме <*>. 

18. Кон. Информация

Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188, включает: 1.Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. 2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства. 3.Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).  4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.). 5.Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна). 6.Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации о них.

19. Сохранность документов

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последователь­ности, которая соответствует последовательности их расположе­ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папкус документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоян­ного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внут­ренняя опись.

Внутренняя опись документов дела — это учетный доку­мент, содержащий перечень документов дела с указанием по­рядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.*

Порядок архивного хранения документов в организации регламентируется :

- Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" 1;  - «Положением о Федеральной архивной службе России» 2  - «Основными правилами работы архивов организаций» 3,  - Постановление Правительства Российской Федерации "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" 4;  - Постановление Правительства Российской Федерации "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" 5 и другими нормативными документами в области архивного дела.

21.

24. Требования к составлению и оформлению организационных документов

Особенности организационных документов (ОД)

любой из ОД должен содержать положения , обязательные для исполнения

содержание текста должно соответствовать действующему законодательству

обязательно согласование текста с заинтересованными подразделениями и ответственными должностными лицами

фактически эти документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций

вступают в силу только после их утверждения

имеют сложную структуру, состоящую из разделов, иногда и подразделов, разделенных на пункты (подпункты)

наименования разделов разные у каждого вида ОД

действуют до их отмены (замены вновь разработанными)

24. Структура типового формуляра положения, его содержание и порядок оформления

ПОЛОЖЕНИЕ оформляют на общем бланке организации, документ должен содержать наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, гриф утверждения.

ТЕКСТ ПОЛОЖЕНИЯ включает следующие разделы:

- 1. Общие положения;

- 2. Цели и задачи;

- 3. Функции;

- 4. Права и ответственность;

- 5. Взаимоотношения с другими подразделениями

1. В разделе "ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ" указывается точное наименование стр. подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность - ОУ (или ДЛ).

В разделе дается перечень основных правовых, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение

2. В разделе "ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ" в обобщенном виде формулируют цель деятельности СП и его основные задачи.

3. Раздел "ФУНКЦИИ" является ведущим разделом положения и должен включать всестороннюю характеристику деятельности СП, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.

4. В разделе "ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ" перечисляются права, которыми наделяется подразделение (в лице руководителя) для реализации возложенных на него задач (в т.ч. их соответствие действующему законодательству и…).

5. В разделе "ВЗАИМООТНОШЕНИЯ с другими структурными подразделениями" определяются взаимосвязи со СП, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи, устанавливаются взаимные обязательства и др. вопросы

24. Правила составления и оформления должностных инструкций

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - один из распространенных видов инструкций, которые составляются в организациях.

Она издается в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности;

Д.И. разрабатываются на все должности работников конкретной организации, кроме руководителей структурных подразделений. Их деятельность регламентируется положением о подразделении. Однако если в положение не включен раздел "Руководство", может быть разработана и должностная инструкция руководителя.

Структура текста и порядок оформления должностной инструкции унифицированы

Документ оформляют на бланке организации, если она не имеет внутренней организационной структуры, или на бланке структурного подразделения.

Обязательными реквизитами инструкции являются наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, гриф утверждения (утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим подразделение),

Для утверждения инструкции может быть издан распорядительный документ.

При ознакомлении с инструкцией работник проставляет на ее подлиннике визу ознакомления: слова «С должностной инструкцией ознакомлен», подпись, расшифровку подписи и дату

СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ:

1. Общая часть - (сведения о наименовании должности, категории персонала (специалист, технический исполнитель), порядок замещения должности (кем назначается и освобождается, кто его замещает на время отсутствия), профессиональные требования, основные нормативные акты и внутренние документы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности).

2. Функции – (основное направление деятельности, главные задачи, решаемые работником; сведения обо всех видах работ с их последовательным перечислением).

3. Обязанности

4. Права - (например, право принимать решения по определенным вопросам, представлять структурное подразделение за ее пределами, требовать необходимую для работы информацию и др.).

5. Ответственность (мера и виды его персональной ответственность за ненадлежащее выполнение им своих служебных обязанностей). 6. Взаимоотношения (информационные взаимосвязи работника с другим подразделениями и должностными лицами (от кого получает и кому передает документы, виды документов и сроки их передачи и т. п.).