23. Проектирование документации

Документы являются основным носителем информации в АИС, включает логически связанные реквизиты и обладает юр.силой. Документы могут быть первичные и производные, результативные. В первичных документах содержится первичная информация, отражающая состояние эк. объекта и его системы управления, а в результативных документах имеются сводно-группировочные сведения, являющиеся результатом обработки ранее полученной информации. Документы могут быть сканированы, получены по электронной почте, подготовлены на ПЭВМ с помощью различных текстовых редакторов. Первичные документы в основном формируются двумя путями: либо традиционными ручными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на ПЭВМ. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хоз. операций. Ввод информации с первичных документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ, либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится инфо. по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой инфо на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и др. первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии. Программа по созданию первичных документов представляет:необходимый для повседневной работы набор первичных документов; определенный доступ к справочникам объектов (предприятий, товаров, сотрудников и др.) непосредственно из подготавливаемого документа, что сводит к минимуму рутинную работу по его заполнению; возможность создания справочников новых объектов. Позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов, тем самым, избавляя бухгалтера от рутины постоянного занесения этих сведений вручную. Все документы с занесенными реквизитами учитываются программой в базе данных, создаваемой с помощью СУБД и выводятся на принтер в виде заполненных первичных документов.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. . 1. Программа «1С: Электронный документооборот» - автоматизация движения в организации потоков документов, их обработки и хранения.

2.Программой «1C: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения.

3.Система автоматизации документооборота «Документ-2000» ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий. Возможности технологий Oracle, отсутствие ограничений на объем хранимых данных, эффективные механизмы поиска, встроенные функции, высокий уровень защиты информации – все это обеспечивает поддержку корпоративных информационных систем без ограничения масштаба предприятия.