Васнева Основы организации труда 2010

странством» (рабочие места слишком удалены друг от друга) и «заниженным» (стесненность и уплотнение рабочих мест).

На основе требований внутренней и внешней планировки формируется определенная теоретическая модель, которая в дальнейшем используется при решении практических задач создания рабочего места.

Помимо типовых, к рабочим местам могут предъявляться специфические требования, которые оговариваются в соответствующих отраслевых гостах. Например, при организации рабочих мест, связанных с профессиями по финансовой деятельности (кассы, банки и прочее), требуется специальное дополнительное оборудование: особые сейфы, шкафы, двери и т.д.).

Таким образом, планировка рабочего места – это достаточно трудоемкая работа, требующая совокупности различных знаний: экономических, технических, технологических, психофизиологических, правовых.

Следует заметить, что организация рабочих мест в различных сферах общественного производства может иметь как общие, так и специальные черты. Скажем, если базовыми требованиями к внутренней планировке всех рабочих мест являются экономическая эффективность, рациональность, эргономические требования, правила безопасности рабочих мест, то специальные черты связаны со спецификой организации рабочих мест в различных сферах народного хозяйства. Так, организация рабочих мест в производственной и непроизводственной сферах требует, действительно, разных подходов, связанных с иными предметами и средствами труда, с решением иных функциональных задач организации.

9.3.Особенности организация рабочих мест специалистов и руководителей управленческого труда

Рассмотрим организацию рабочих мест в сфере управленческого труда, которая имеет ряд особенностей по сравнению с организацией рабочих мест в сфере материального производства. Наиболее важным моментом является то, что в процессе управленческого труда предполагается обработка достаточно большого объема различной информации, которая, по разным источникам, занимает от 30 до 50 % рабочего времени. В связи с этим необходимо учиты-

151

вать данную специфику при планировке рабочих мест, оснащении рабочего пространства соответствующими средствами и предметами труда, в определении характера их рациональной организации.

При планировке рабочих мест управленческого труда требуется искать иные рациональные модели как внешней, так и внутренней планировки рабочих мест.

Отмечается, что в настоящее время всѐ больше организаций управленческого труда переходит от системы закрытых офисов к открытой планировке, от классических рабочих кабинетов к таким формам, где не требуются высокие стены и двери, сокращая тем самым величину площади, приходящейся на отдельное рабочее место, а в целом делая их более рентабельными. В свою очередь, увеличиваются площади «общественного пространства» для общения рабочих групп [37, с. 563].

При внешней планировке рабочих мест в офисных помещениях стали различать следующие системы размещения:

•кабинетную, где структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы – в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел);

•зальную, при которой работники структурных подразделений размещаются в больших залах (более 100 чел.);

•ячеистую, когда в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла, что создает благоприятную обстановку для сотрудников [31, с. 49]. Ячеистая система планировки, практикуемая в западных компаниях, получила в последние годы широкое распространение в России.

Использование открытых форм внешней планировки неизбежно

приводит к изменениям в корпоративной культуре сотрудников фирмы или компании в сторону ее социабельности1.

Важнейшими составляющими внутренней планировки рабочих мест управленческой сферы является функциональная офисная мебель, имеющая особые габариты и формы, рациональное размеще-

1Термин, введенный американскими психологами А. Бассом и Р. Пломином и означающий «общительность, желание быть среди других людей».

152

ние стенок-шкафов, шкафов-перегородок, что позволяет экономить полезную площадь и создавать максимальные удобства не только сотрудникам офисов, но и клиентам-посетителям.

Большое значение имеет не только облик кабинетов и залов, но и освещенность помещения, качество канцелярских принадлежностей и разнообразной офисной техники, что в совокупности значительно увеличивает скорость обработки необходимой исходной информации, способствует получению качественно нового информационного продукта.

Практика свидетельствует, что в настоящее время особое внимание уделяется организации рабочих мест руководителя. Особенно это касается сферы управленческого труда. Считается, что грамотно спроектированное рабочее место во многом способно обеспечить успешную деятельность фирмы или компании.

В современных словарях по управлению персоналом рабочее место руководителя определяется как «место приложения труда руководителя, оснащенное соответствующим оборудованием, средствами оргтехники, вычислительной техники и другими принадлежностей, необходимыми для наиболее эффективного выполнения возложенных на него обязанностей. Рабочее место руководителя оборудуется в отдельном кабинете и, как правило, состоит из трех функциональных зон – рабочей зоны, зоны совещаний и зоны отдыха» [75, с. 370]

Следовательно, для того, чтобы рабочее место руководителя соответствовало всем основным критериям, оно должно быть стильным, экономичным, надежным, эргономичным1, многофункциональным, где можно выделить следующие основные функции:

•имиджевую (создание благоприятного впечатления об организации);

•представительскую (место для переговоров и совещаний);

•креативную (мозговой центр компании).

Как свидетельствует мировая практика, по площади рабочее место руководителя должно быть не менее 20 и не более 50 м², [31, с. 50] , хотя архитекторы-дизайнеры считают, что для функционального и уютного кабинета достаточно 12–15 м².

1Эргономика – это наука, изучающая рабочую среду в связи с работоспособностью и функциональными возможностями человека.

153

Современное рабочее место руководителя оборудуется как в

классическом кабинетном стиле, так и в стиле «хай-тек»1. Если более консервативной считается сфера материального производства, где до сих пор понятие «кабинет директора» считается наиболее очевидным, то в сфере управления всѐ чаще используется понятие «офис директора».

В практике оборудования рабочих мест руководителя степень сочетания «классического кабинетного» со стилем «хай-тек» отличает офис банкира, офис президента компании, офис директора агенства.

Стандартный набор «директорской мебели» должен включать столы (рабочий, брифинговый, вспомогательный), кресла, стулья, диваны, тумбы, шкафы, стеллажи, стойки, главным свойством которых является их функциональность.

Рабочее место управленческого персонала от руководителя до рядового сотрудника должно быть информационно обеспечено. Под информационным обеспечением понимается совокупность информации, которая необходима и достаточна для принятия решений.

Информация, циркулирующая в управленческой сфере, представляет определенную информационную среду (информационную систему), которая характеризуется информационными потоками, многочисленными обменами и преобразованиями на основе отлаженной структуры взаимосвязей.

Менеджеру любого профиля и уровня для принятия управленческих решений приходится работать с различными видами служебных документов, где отслеживается необходимая информация. По имеющимся данным, работа с документами занимает примерно от 30 до 60 процентов рабочего времени.

Можно выделить два основных вида служебных документов:

▬ организационно-распорядительные (уставы, положения, инструкции, постановления, распоряжения, протоколы, решения, приказы);

1Стиль «хай-тек» – современный функциональный стиль, который отличают прагматизм, простота и технологичность (прямые линии, стекло, пластик, металл светлых тонов, а также децентрализованное освещение).

154

▬ информационно-справочные (докладные записки, служебные письма, телеграммы, справки, аналитические обзоры, статистические сводки).

Составление подобных документов требует:

▪унификации (единообразие по форме);

▪стандартизации (соблюдение единых норм и требований);

▪наличия соответствующих реквизитов, к которым относятся:

государственный герб, эмблема, коды; наименование министерства, ведомства, учреждения, органи-

зации, предприятия, структурного подразделения; гриф учреждения; индексы связи, номера телефонов, факсов; номера банковских счетов;

дата и место составления, отметка о контроле, гриф согласования, фамилия исполнителя и номер его телефона, гриф ограничения к доступу документа;

заголовок к тексту, текст, подпись, визы, печати.

Данные реквизиты должны соответствовать государственным стандартам административных документов.

При подготовке служебных документов используется специальный функциональный официально-деловой стиль, для которого характерно применение терминов-профессионализмов, специальных предлогов, выражающих стандартные обороты: надлежащий,

должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, неисполнение, в порядке оказания помощи, в связи с ухудшением положения, в со-

ответствии с решением и т.д. Данный стиль следует отличать от

публицистического и научного стилей, которые не могут использо-

ваться в служебной документации.

В сфере управленческого труда большое внимание уделяется качеству технических средств (канцелярские принадлежности) и офисного оборудования, которое поднимает не только эстетику и культуру труда, но, в первую очередь, повышает производительность управленческого труда.

Существует ряд программ для составления и редактирования служебных документов. Такими текстовыми редакторами, в частности, являются Лексикон, Word и др. При значительном документообороте используют системы управления базами данных (СУБД).

155

9.4. Альтернативные рабочие места

Теперь рассмотрим альтернативные рабочие места, которые становятся объектом пристального внимания по мере расширения сферы услуг и, в целом, увеличения доли обслуживающего труда. Как свидетельствует практика, в современной России внимание к

альтернативным рабочим местам становится всѐ более очевидной проблемой с точки зрения не только ее теоретического обсуждения, но и практической реализации этой идеи. В связи с актуальностью этой проблемы, необходимо иметь четкое представление о категории «альтернативное рабочее место».

Альтернативное рабочее место можно понимать как комбина-

цию нетрадиционных правил, условий и мест выполнения работы, которая начинает дополнять традиционные офисы [74, с. 166].

История данного вопроса связана с работами представителей постиндустриальной парадигмы (Д. Белл, Э.Тоффлер и др.), которые были убеждены в том, что по мере продвижения к обществу «экономики услуг» будет возрастать значимость офисной работы, а следовательно, доля занятых «белых воротничков». В США, уже в 1970-е гг., пропорция между «синими» и «белыми» воротничками стала меняться в пользу вторых и достигла более чем пять к четы-

рем [7, с. 22].

Картина дополнялась значительным увеличением доли других структурных групп (ученые, инженеры), деятельность которых была связана с производством интеллектуального продукта. Но самым существенным фактором стало быстрое внедрение коммуникационных связей на основе новых технологий, что изменило характер труда и привело к существенным переменам в организации производства.

Многие компании посчитали более разумным разрешать своим сотрудникам работать дома по гибкому графику, если это во благо компании. Элвин Тоффлер заметил, что причина во многом связана с разделением труда между теми служащими, кто выполняет «высокоабстрактную» работу, требующую постоянных интенсивных контактов с руководителями и коллегами, и теми офисными служащими, кто занимается «низкоабстрактной» работой (печатание, исправление, подготовка счетов и тому подобное), что не требует длительного непосредственного воздействия с другими служащи-

156

ми. Поэтому, по мнению Тоффлера, «их, возможно, будет легче всех переместить в «электронный коттедж» [69, с. 325]. Так впервые объяснялось понимание необходимости и возможности создания альтернативного рабочего места, которое получило название «электронное жилище».

Практика, сложившаяся в США в 70-е гг. ХХ в., свидетельствует о том, что альтернативный принцип занятости считался вполне обоснованным1. Тоффлер пишет также о практике английской компании F. International Ltd. , которая, одной из первых, стала пользоваться услугами 400 частично занятых программистов, не состоящих в штате компании, получивших возможность работать дома. Газета «Guardian» заметила по этому поводу, что «Программирование на компьютере дома – это домашнее производство 80-х годов» [69, с. 328]. Таким образом, появилась тенденция, когда руководители компаний стали не требовать стопроцентного присутствия некоторых своих сотрудников на рабочих местах, ставя в качестве условия вовремя выполненный объем задания.

Проблемы, связанные с мотивацией, управлением, решением юридических и социальных вопросов, привели к поиску новых подходов к альтернативным рабочим местам. Так, исследователи Национального научного фонда США во главе с Джеком Ниллсом предложили модель «на полпути к дому», смысл которой заключался в создании рабочих мест ближе к домам служащих. Перемещение «белых воротничков» из централизованных офисов, расположенных в деловой части города, на рабочие окраины, по мнению группы Ниллса, должно привести, во-первых, к экономии рабочего времени, а во-вторых, к значительному сокращению транспортных издержек2. Тоффлер в связи с этим замечает, что «чем выше соот-

1В США Институт будущего в 1971 г. выпустил обзор 150 экспертов «ведущих компаний», которые стали использовать новые подходы в организации рабочих мест.

2Изучив работу 2048 служащих страховых компаний Лос-Анджелеса, группа Ниллса пришла к поразительным выводам. Оказалось, что служащие компаний затрачивали на дорогу к работе столько времени, что оно могло быть выражено в половину человеческой жизни, а на величину их затрат на транспорт можно было бы нанять 300 новых работников или добавить неплохую сумму к прибыли. Обнаружились также преимущества относительно улучшения окружающей среды, уменьшения парковок,

157

ношение времени, затраченного на проезд, к рабочему времени, тем более иррациональным, раздражающим и абсурдным становится снование взад и вперед» [69, с. 333].

Итак, к первым формам альтернативных рабочих мест следует отнести:

● домашние офисы («электронное жилище»);

▬рабочие места по типу «freelance» для нештатных работников;

▬«удаленные рабочие места».

В 90-е гг. ХХ в. стали появляться новые формы альтернативных рабочих мест, как за пределами, так и внутри «традиционного офиса». К такого рода программам можно отнести:

▪«гибкое рабочее время»;

▪тeleworking («дистанционное присутствие»);

▪офисы-«отели»;

▪офисы-«спутники»;

▪аутсорсинг;

«Гибкое рабочее время» – это рабочее место, где работнику дается право самостоятельно управлять своим рабочим временем.

Teleworking – рабочее место для тех работников, которые часть времени могут работать «из дома». М. Кастельс выделяет три группы работников-teleworking: а) люди, которые заменяют работу, ранее выполнявшуюся в традиционной производственной обстановке, работой дома; б) самозанятые лица, работающие on-line из дома; в) лица, берущие на дом из своего офиса дополнительную работу [34, с. 370].

Офисы-«отели» – рабочие места, которые не закреплены за отдельными работниками на постоянной основе и резервируются ими по мере необходимости на определенное время (час, день, неделя и т.д.).

Офисы-«спутники» – это рабочие места в мелких офисах по сетевому признаку.

Аутсорсинг – это функциональные рабочие места, когда работник на определенное время арендуется другой фирмой для выполнения определенных заданий (услуг), оставаясь при этом в штате аутсорсинговой фирмы.

экономии электроэнергии, бензина, улучшения микроклимата в семье, исчезновения вынужденной мобильности, уменьшения стрессовых ситуаций, высвобождения времени для более полезных дел (см. там же. с. 330–

331).

158

Система альтернативных рабочих, как правило, получила широкое распространение в финансовых компаниях, консалтинговых фирмах, IT-компаниях, образовательных учреждениях, где основным видом деятельности является либо производство интеллектуального продукта, либо производство интеллектуальных, образовательных, культурно-информационных услуг.

Организацию труда в системе альтернативных рабочих мест отличает то, что она децентрализована, не носит индустриальный характер, есть возможность более гибко распоряжаться рабочим временем, максимально использовать потенциал работника, значительно сократить материальные и трудовые затраты.

9.5. Учет рабочих мест и их обслуживание

Все рабочие места являются обязательным объектом учета. Количество рабочих мест, в зависимости от характера и содержания труда, может определяться различными способами:

▬путем прямого счета при обслуживании (по норме) каждой единицы (станки, агрегаты, машины, технологическое или организационное оборудование) одним работником. Как одно рабочее место учитываются несколько единиц оборудования (многостаночное, многоагрегатное производство), обслуживаемых одним работником. Количество рабочих мест водителей устанавливается по числу машин и существующим нормам обслуживания;

▬по зонам обслуживания, установленным нормативными документами (рабочие места горничных в гостиницах, продавцов в магазинах, лесном хозяйстве, для уборщиков помещений, почтальонов и т.д.);

▬по рабочим постам (рабочие места работников контроля, ох-

раны, диспетчерской службы, сферы обслуживания, торговли

ит.д.);

▬по видам работ на основе нормативной трудоемкости (нормативным заданиям), частичных производственных процессов (рабочие места в строительстве, землеройных и монтажных работах

ит.д.);

▬по нормативам численности (рабочие места в здравохранении, управлении, образовании и т.д.);

▬по иным трудовым нормам (рабочие места в сфере культуры: театры, музеи, эстрада, телевидение и т.д.).

159

Каждое рабочее место учитывается как одно, независимо от того, используется оно в одну, две или более смен.

Учету подлежат рабочие места всех категорий работников, действующие и неиспользуемые, обеспеченные или не обеспеченные рабочей силой на дату проведения учета, а также резервные и учебные. Как рабочие места не учитываются те пространственные зоны, где размещено оборудование общего пользования, за которым нет закрепленных работников; оборудование, находящееся в монтаже или еще не сданное в эксплуатацию; демонстрационные образцы оборудования и т.д.

Учет рабочих мест ведется по специальной ведомости, которая необходима для проведения аттестации рабочих мест, а также для возможных изменений в их перемещении. Рабочие места в ведомости предварительно группируются по квалификационным признакам (табл. 13).

Ведомость составляется специалистом (менеджером) по организации труда, за компетентность которой он несет профессиональную ответственность.

160