20. Шаблоны и стили в ms Word. Структура документа. Перекрестные ссылки. Печать документа. Макрокоманды.

Понятия шаблона и стиля документа

Шаблон документа — это файл с расширением dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы.

Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне Normal.dot (Обычный). Далее мы будем называть его просто Обычный.

Стиль — это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей:

1. стиль знака — содержит только параметры шрифта;

2. стиль абзаца — содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, то есть параметры абзаца и параметры шрифта;

3. стиль таблицы — содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах;

4. стиль списка — содержит сведения о форматировании маркированного или нумерованного списка.

Стили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем самом, а также стили из шаблона Normal и встроенные стили Word. Кроме того, можно применять стили из так называемых общих шаблонов. Общие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах.

Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.

Все сказанное здесь о доступе к стилям и выполняемых над ними операциях относится и к другим элементам, которые могут храниться в шаблонах документов Word.

Структура документа

Внешний вид документа определяется именно оформлением. И можно было бы полностью определить вид даже достаточно сложного документа при помощи исключительно средств оформления. Например, заголовки можно выделить более крупным шрифтом и включить выравнивание по центру.

Однако так поступать нежелательно. И к тому есть несколько причин.

Во-первых: что, если вдруг потребовалось все заголовки оформить курсивом? Придётся вручную искать каждый заголовок и включать для него курсив. В большом документе это может быть достаточно долго.

Более того. Подготовленный в ТП текст может быть нужно подготовить, например, к печати в книге или журнале, или к публикации на WWW. Стандарты оформления текста могут быть самыми разными. Может статься, что как все виды заголовков, так и сам текст нужно оформить совсем по-другому. Все нужные изменения пришлось бы вносить вручную – а это долгая и нудная работа.

Во-вторых: в достаточно большом документе имеет смысл поместить оглавление, список всех глав с указанием, на какой странице какую из них искать. Конечно, можно найти каждый нужный заголовок и составить список. Но дальше при любом изменении документа придётся опять же вручную проверять – на каких страницах какие главы теперь начинаются? Не нужно ли изменить оглавление?

Причина всех этих проблем – в том, что в подобном документе нет информации о структуре. Для текстового процессора есть просто “абзац, оформленный особым образом” – но не “заголовок главы”.

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА – ЭТО ИНФОРМАЦИЯ О ЕГО ЛОГИЧЕСКОМ РАЗДЕЛЕНИИ

В сложном документе есть не просто слова и абзацы, оформленные определённым образом – но, как минимум, главы (разделы и т.п.) с их заголовками.

Современные текстовые процессоры позволяют работать именно со структурой документа. Оформление при этом зависит от структуры. Поэтому можно очень легко менять оформление отдельных элементов структуры – в частности, заголовков.

Когда вы создаёте сколь-либо сложный документ, всегда старайтесь указывать его структуру, а не ограничиваться оформлением. Указать хотя бы базовую структуру (заголовки глав) очень просто. И это заметно упрощает дальнейшую работу с документом – от создания оглавления до подготовки к любой публикации.

Кроме того, указание структуры позволяет легче ориентироваться в большом документе. Вы можете в любой момент “перескочить” к началу той или иной главы. Это называется навигация по структуре.

Перекрестные ссылки

Создание перекрестной ссылки

Перекрестные ссылки можно создавать только на элементы того же самого документа. Чтобы создать перекрестную ссылку на элемент в другом документе, необходимо сначала объединить соответствующие документы в главный документ. Для создания перекрестной ссылки на такие объекты, как заголовок или закладка, необходимо их наличие. Например, следует сначала вставить закладку и только после этого создать соответствующую перекрестную сслыку.

1. Введите в документ текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка.

Например: Для получения дополнительных сведений см.

2. В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Перекрестная ссылка.

3. В списке Тип ссылки выберите тип элемента, на который следует сослаться, например заголовок.

4. В списке Вставить ссылку на выберите данные, которые следует вставить в документ, например текст заголовка.

5. В списке Для какого абзаца выберите элемент, на который следует сослаться, например заголовок главы 6.

6. Чтобы предоставить пользователям возможность перехода к конечному элементу ссылки, установите флажок Вставить как гиперссылку.

7. Если флажок Добавить слово «выше» или «ниже» доступен, его можно установить для включения сведений об относительном положении конечного элемента ссылки.

8. Нажмите кнопку Вставить.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей. Если вместо название перекрестной ссылки отображается текст типа {REF _Ref249586 \* MERGEFORMAT}, значит включен режим отображениякодов полей, а незначений полей. Чтобы просмотреть значения полей, нажмите клавиши ALT+F9 или щелкните правой кнопкой мыши код поля, а затем выберите вконтекстном менюкомандуКоды/значения полей.

Макрокоманды

Макрокоманда или макрос — программныйалгоритм действий, записанный пользователем. Часто макросы применяют для выполнения рутинных действий .акрокоманды

Во многих офисных продуктах (OpenOffice.org,Microsoft Officeи др.), в графических программах (например,CorelDRAW) при обработке макроса автоматически выполняется заданная для каждого макроса последовательность действий — нажатия на клавиши, выбор пунктов меню и т. д. Предоставляется интерфейс для записи новых и перезаписи существующих макросов. Также существуют текстовые редакторы, поддерживающие макросы, напримерNotepad++.

Используя макросы, можно значительно (в десятки, а то и в сотни раз) увеличить эффективность работы с приложением. Помимо выполнения набора встроенных в приложение команд, макрос позволяет производить обработку внешних файлов, загрузку и передачу файлов и данных через интернет, чтение и изменение настроек операционной системы. В большинстве случаев макрорекордер (режим записи действий пользователя в виде макроса) выдаёт код, нуждающийся в доработке. Но, тем не менее, и такой макрос значительно сокращает время, требующееся на выполнение рутинных операций.

Корректный перевод термина с английского — «макрокоманда», слово же «макрос» получило распространение благодаря использованию в локализованныхпродуктах американской корпорацииMicrosoft.

21.табличный процессор MS Excel. Абсолютная и относительная нумерация. Стили адресов. Копирование и автозаполнение. Операторы и функции ЭТ. Логические функции. Мастер диаграмм. Решение уравнений. Элементы СУБД (сортировка, автофильтр, форма). Взаимодействие офисных приложений.

Табличный процессор Microsoft Excel

Электронными таблицами (табличными процессорами) называются пакеты прикладных программ, предназначенные для проведения расчетов на компьютере в табличной форме.

При использовании электронной таблицы экран компьютера представляется большой таблицей, состоящей из ячеек, организованных прямоугольной координатной сеткой. Колонки обозначены буквами (A...Z, AA...AZ, и т.п.), а ряды - числами (1...65536).

Адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице. Ячейка задается своими координатами, в которых на первом месте стоит буква, обозначающая колонку, а на втором - число, обозначающее ряд. Например, А1 - ячейка в левом верхнем углу, D5 - ячейка на пересечении 4-го столбца и 5-й строки.

Ячейка, в которую в данный момент вводятся данные, называется активной. Она маркируется табличным курсором (выделяется цветом). В каждый момент времени активной может быть только одна ячейка, она всегда выводится на индикацию.

Современные табличные процессоры обеспечивают:

         ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

         автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;

         дружественный интерфейс (средства диалога человека и компьютера);

         наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

         эффективную систему документирования информации;

         графическую интерпретацию данных в виде диаграмм;

         вывод на печать профессионально оформленных отчетов;

         вставку отчетной информации, подготовленной с помощью электронных таблиц, в другие документы.

Все эти возможности позволяют пользователю успешно решать задачи, требующие обработки больших массивов информации, не владея при этом специальными знаниями в области программирования.

Нумерация абсолютная и относительная. Стили адресов («A1» и «R1C1»)

На конкретную ячейку таблицы можно указать либо с помощью относительного, либо с помощью абсолютного адреса. В первом случае начало координат связывается с активной ячейкой, а во втором — с левым верхним углом таблицы. Причём каждый адрес может быть записан либо в стиле «A1», либо в стиле «R1C1» (переключить стиль можно установив флажок в «Сервис\ Параметры\ Общие\ Стиль ссылок R1C1»). При относительной адресации в стиле «A1» номер ячейки получается объединением номера столбца (который обозначается одной или двумя английскими буквами) и номера строки (число). Так получается, например, номер ячейки «J23». Абсолютные адреса в стиле «A1» получаются добавлением к неизменяемой части адреса знака «$»:

 $J$23 — абсолютное задание и номера строки, и столбца;

 J$23 — относительное задание номера столбца и абсолютное для номера строки;

 $J23 — абсолютное задание номера столбца и относительное для номера строки. При абсолютной адресации в стиле «R1C1» к ячейке обращаются по номеру строки (Row) и номеру столбца (Column). Например, к ячейке «J23» в таком стиле адреса можно обратиться так: «R23C10» («J» — 10-й столбец). Относительный адрес в стиле «R1C1» получается указанием смещения по отношению к активной ячейке, причём смещение заключается в квадратные скобки, а его знак указывает на направление смещения. Например, если текущей ячейкой является «R5C3», то адрес «R[-2]C[4]» будет ссылаться на ячейку «R3C7». Любому диапазону или отдельной ячейке можно присвоить собственное имя. Это позволяет обращаться к диапазону по имени, как к переменной в языке программирования высокого уровня. Обращение к диапазону по имени всегда происходит по абсолютному адресу. Имя диапазона задаётся из пункта меню «Вставка\ Имя\ Присвоить».

Копирование и автозаполнение

Отличия между абсолютными и относительными адресами проявляются в полной мере при проведении таких операций, как копирование и автозаполнение. Суть операций в копировании (перемещении) или размножении содержимого ячейки (или ячеек) в соседние ячейки. При выполнении этих операций в некоторых случаях проявляется их кажущаяся неинвариантность по отношению к операциям с различными данными (числами/ текстом и формулами). Эта неинвариантность исчезает, если вспомнить об абсолютной и относительной адресации ячеек. Очень нагляден следующий приём. Можно представить себе формулу в виде объекта, от которого расходятся вектора, указывающие на ячейки с данными (см. рисунок). В этом случае абсолютные ссылки представляются в виде «резиновых» векторов, концы которых жёстко закреплены на конкретных ячейках с

данными. При перемещении формулы такие вектора «растягиваются» (штриховые стрелки), сохраняя свои концы в тех же самых ячейках. Напротив, относительные ссылки можно представлять себе в виде «жёстких» векторов, длина и направление которых не меняется при перемещении самой формулы (=A1+B1 и =B7+C7). Соответственно, и результаты расчётов будут различны. Выбор того или иного способа адресации зависит, разумеется, от решаемой задачи.

Операторы и функции в ЭТ

Операторы

Арифметические операторы.

Служат для выполнения арифметических операций, таких как сложение, вычитание, умножение. Операции выполняются над числами. Используются следующие арифметические операторы.

Арифметический оператор	Значение	Пример
+ (знак плюс)	Сложение	3+3
– (знак минус)	Вычитание Унарный минус	3–1 –1
* (звездочка)	Умножение	3*3
/ (косая черта)	Деление	3/3
% (знак процента)	Процент	20%
^ (крышка)	Возведение в степень	3^2 (аналогично 3*3)

Операторы сравнения. Используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Оператор сравнения Значение Пример

= (знак равенства) Равно A1=B1

> (знак больше) Больше A1>B1

< (знак меньше) Меньше A1<B1

>= (знак больше и знак равенства) Больше или равно A1>=B1

<= (знак меньше и знак равенства) Меньше или равно A1<=B1

<> (знак «не равно») Не равно A1<>B1

Текстовый оператор конкатенации. Амперсанд (&) используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку.

Текстовый оператор Значение Пример

& (амперсанд) Объединение последовательностей символов в одну последовательность.

Выражение "Северный " & " ветер" эквивалентно строке "Северный ветер".

Операторы ссылки. Для описания ссылок на диапазоны ячеек используются следующие операторы.

Операторы ссылки Значение Пример

: (двоеточие) Оператор диапазона используется для ссылки на все ячейки между крайними ячейками диапазона, включая эти ячейки.

B5:B15

; (точка с запятой) Оператор объединения объединяет несколько ссылок в одну ссылку.

СУММ(B5:B15;D5:D15)

пробел Оператор пересечения диапазонов СУММ(A1:C5 B2:E7) (получится B2:C5)

Стандартные функции Функции — заранее определенные правила, по которым выполняются вычисления над заданными величинами (аргументами). Например, функция СУММ суммирует значения в диапазоне ячеек. Некоторые другие функции:

СТЕПЕНЬ(число; степень)

ПИ( ), COS(угол в радианах), SIN, TAN и т. п.

LN(число), LOG10(число), EXP(число), LOG(число; основание)

СЛЧИС( ) Возвращает равномерно распределенное случайное число большее либо равное 0 и меньшее 1. Чтобы получить случайное вещественное число между a и b, можно использовать следующую формулу: =СЛЧИС()*(b-a+1)+a

СЕГОДНЯ( ). Возвращает текущую дату в числовом формате.

МИН(число1;число2; ...) Возвращает наименьшее значение в списке аргументов. MАКС(число1;число2; ...) Возвращает наибольшее значение в списке аргументов.

Логические функции

 И (логическое_значение1; логическое_значение2; ...) (до 30 значений) Возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ. Например:

И(2+2=4; 2+3=5) равняется ИСТИНА

Если ячейка B4 содержит число между 1 и 100, то:

И(1<B4; B4<100) равняется ИСТИНА

 ИЛИ (логическое_значение1;логическое_значение2; ...)

Возвращает ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА; возвращает ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

Например:

111

ИЛИ(1+1=1;2+2=5) равняется ЛОЖЬ

 НЕ (логическое_значение)

Возвращает ИСТИНА, если аргумент имеет значение ЛОЖЬ, и возвращает ЛОЖЬ, если аргумент есть ИСТИНА.

 ЕСЛИ (лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь) Возвращает первое значение, если заданное логическое условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и второе значение, если ЛОЖЬ. Например:

ЕСЛИ(A10<=100; "В пределах бюджета"; "Превышение бюджета")

ЕСЛИ(J1<3; СУММ(B5:B15);"")

Функции ЕСЛИ, И, ИЛИ можно применять совместно для создания сложных логических операторов.

Построение диаграмм и графиков

Одна из важнейших особенностей ЭТ — возможность визуализации исходных данных и результата их обработки. Для визуализации данных применяются диаграммы различного вида. Построение диаграмм проще всего осуществить с помощью Мастера диаграмм (значок

на панели задач). Построение разбивается на несколько этапов:

1. Ввести исходные данные

2. Выделить диапазон ячеек с данными и вызвать Мастер диаграмм

3. Задать тип диаграммы и её вид внутри выбранного типа

4. Подтвердить выбор диапазона данных

5. Ввести нужные элементы оформления: заголовки, подписи и т. п.

6. Выбрать место размещения диаграммы: на текущем или на новом листе.

Рассмотрим несколько наиболее важных типов диаграмм.

 График Используется для отображения одной или нескольких зависимостей вида y=f(x). Разные графики можно выводить различным цветом, подбирать разные типы линий, наносить различные маркеры точек.

 Круговая диаграмма Показывает отношение размеров элементов, образующих ряд данных, к сумме элементов. Всегда отображается только один ряд данных. Такой тип диаграммы целесообразно использовать, когда необходимо подчеркнуть важный элемент.

 Кольцевая диаграмма Как и круговая диаграмма, кольцевая диаграмма показывает отношение частей к целому, но этот тип диаграммы может включать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме соответствует одному ряду данных.

 Диаграмма с областями Подчеркивает изменение с течением времени. Отображая сумму значений рядов, такая диаграмма наглядно показывает вклад каждого ряда.

 Гистограмма Позволяет представить изменение данных на протяжении отрезка времени. Диаграммы этого типа удобны также для наглядного сравнения различных величин. Ось категорий в гистограмме располагается по горизонтали, ось значений — по вертикали. Такое расположение осей подчеркивает характер изменения значений во времени.

 Линейчатая диаграмма Позволяет сравнивать отдельные значения. Ось категорий расположена по вертикали, ось значений — по горизонтали. Это позволяет обратить большее внимание на сравниваемые значения, чем на время.

 Биржевая диаграмма Диаграмма «максимальный–минимальный–закрытие» часто используется для демонстрации цен на акции. Этот тип диаграммы также может быть использован для научных данных с указанием погрешности измерений, например для отображения изменений температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо расположить данные в правильном порядке (как на рисунке слева) и тогда получим диаграмму (рисунок справа).

Есть и другие типы диаграмм, предназначенные для решения специфических задач из различных областей науки и бизнеса.

Решение уравнений

В MS EXCEL имеется средство для решения нелинейных уравнений одной переменной. Для решения уравнения его вначале приводят к виду f(x)=0. Затем левую часть уравнения записывают в виде формулы в ячейку ЭТ, а в другую ячейку заносят начальное значение для поиска корня. Причём, в формуле вместо переменной «x» должен использоваться адрес ячейки, содержащей начальное приближение. Затем нужно обратиться к пункту меню «Сервис\ Подбор параметра» и указать нужные значения в диалоговом окне.

Элементы СУБД

ЭТ можно использовать, как простейшие базы данных. Для этого таблицу оформляют в виде списка. У списка каждый столбец (поле БД) должен иметь заголовок (имя поля). Список не должен содержать пустых строк и столбцов. В то же время он должен быть отделён от остальной части рабочего листа пустой строкой и пустым столбцом. Над БД можно производить следующие простейшие операции:

1. Сортировка — изменение взаимного расположения строк таблицы (записей БД) в соответствии с возрастанием или убыванием значений одного или нескольких из полей. Для этого нужно сделать активной одну из ячеек списка и обратиться к пункту меню «Данные\ Сортировка». Затем следует выбрать поле для сортировки и определить направление: по возрастанию или по убыванию. Возможность сортировки по нескольким полям используется в том случае, когда в сортируемом поле имеются одинаковые значения. Указание вторичного поля для сортировки означает, что если значения в первом поле совпадают, то строки будут расставлены в соответствии со значением во втором поле. Аналогично с третичным полем сортировки.

2. Автофильтр — возможность выбора из БД только тех записей, которые удовлетворяют некоторым условиям, налагаемым на значения полей. Остальные записи временно не отображаются, но не удаляются из списка. Установка автофильтра производится в пункте меню «Данные\ Фильтр\ Автофильтр». В появившихся у каждого поля БД выпадающих списках можно задавать ограничения на значение столбцов (наиболее мощные возможности в пункте «Условие…»). Для возврата к полной таблице нужно в выпадающем списке каждого столбца, для которого задавался фильтр, выбрать вариант «Все».

3. Расширенный фильтр — при его использовании условия отбора записей задаются в отдельном списке на текущем рабочем листе — диапазоне критериев. Этот диапазон должен располагаться либо над, либо под БД и отделяться от неё как минимум одной пустой строкой. Начинается этот диапазон со строки заголовков полей БД, причём заголовки могут повторяться и не обязательно должны присутствовать все. Ниже задаются условия отбора по следующему правилу: если условия задаются в одной строке, то они считаются объединёнными операцией «И», а если в разных — то операцией «ИЛИ». После задания условий отбора нужно зайти в меню «Данные\ Фильтр\ Расширенный фильтр» и задать адреса сформированных диапазонов. Например, пусть требуется выбрать из БД коричневые компьютерные столы, цены которых лежат в диапазоне от $70 до $150, или все синие стулья. В этом случае можно задать такие условия отбора: Наименование товара Цена Цена Цвет Заголовки полей Стол >=70 <=150 коричневый Условия Стул синий Условия Фильтрация происходит после обращения к пункту меню «Данные\ Фильтр\ Расширенный фильтр» и указания исходного диапазона данных (списка) и диапазона критериев. Отказаться от фильтра можно командой «Данные\ Фильтр\ Отобразить всё». 4. Форма представляет собой диалоговое окно, предлагающее удобный способ ввода и отображения сразу целой записи в списке. Использование форм особенно выгодно в том случае, когда запись в БД содержит большое количество полей и не умещается на экране целиком. Формы могут быть использованы для поиска, добавления и удаления записей. Для работы со списком в виде формы следует выбрать пункт меню «Данные\ Форма…». В появившемся диалоговом окне можно вводить и просматривать записи БД. Также имеется возможность по кнопке «Критерии» задавать условия отбора для записей БД.