Вопрос 10. Порядок формирования первичных документов.

С 1 января 2013 года можно не использовать унифицированные формы первичных учетных документов.Однако формы первичных документов, которые принятые на основании других федеральных законов, остались обязательными (например, кассовые документы).

В соответствии с Законом № 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Собственные формы первичных документов используются при условии, что в них будут содержаться все обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ.

По-прежнему обязательны для применения формы первичных учетных документов, введенные уполномоченными органами на основании других федеральных законов. Это относится к документам, которые подтверждают перевозку грузов.

Оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем по форме согласно приложению № 4, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.

Личная Карточка работника (форма Т-2) может быть разработана негосударственными организациями самостоятельно.

Организация может и дальше продолжать использовать привычные типовые бланки, которые есть во всех бухгалтерских программах. В учётной политике необходимо прописать, что организация применяет унифицированные формы и перечислить их.

Любой документ должен содержать обязательные реквизиты

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Документы и Формы при Инвентаризации

Пункт о подписи документов руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, отсутствует .

Нет указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В перечне обязательных реквизитов указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события.

Т.е. необходимо предусмотреть определенные действия по установлению такой ответственности. Полная или частичная передача прав и любых полномочий, в том числе и подписание документов, осуществляется на основании доверенности.

Также исполнение определенных функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией.

В учётной политике можно предусмотреть формы первичных документов для отдельных контрагентов.

Бланки первичных документов необязательно приводить непосредственно в приложении к учетной политике. Утвердить их можно отдельным приказом руководителя и в учетной политике сделать ссылку на этот приказ.

Первичные документы могут иметь денежный или натуральный измеритель.

Новый закон четко обязывает организацию при утверждении форм бухгалтерских регистров предусмотреть в них:

• наименование регистра;

• наименование экономического субъекта, составившего регистр;

• дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

• величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Организация должна установить отдельным нормативным актом и список лиц, ответственных за ведение таких регистров. Формы регистров бухгалтерского учета по новым правилам должен утверждать руководитель организации.

График Документооборота

В первую очередь необходимо всё внимание уделить первичным документам, которые регулярно поступают в организацию или составляются самой организацией и составить график.

Это сильно поможет в работе с первичными документами. По графику будет понятно в какие сроки и кто должен сдавать документы в бухгалтерию, сколько времени уходит на обработку документа.

График документооборота можно сделать приложением к Учётной политике организации или утвердить его в отдельном документе.

Корректировочные счета-фактуры

Корректировочный счет-фактуру продавец составляет, если изменились цена или количество товаров, которые были отгружены покупателю.

Преимущество корректировочных счетов-фактур состоит в следующем:

- когда стоимость товаров снижается, (допустим из-за скидки), то стороны договора отражают все связанные с этим изменения в расчете НДС текущим периодом.

То есть в том квартале, в котором составлен корректировочный счет-фактура.

Чтобы составить корректировочный счет-фактуру, у продавца должен быть документ с подписью покупателя о согласии с изменением цены. Это может быть доп. соглашение к договору или протокол согласования цены.

В договоре указать, какой документ подтверждает изменение стоимости товаров, чтобы не было споров.

Если такого документа не будет, продавец не сможет принять к вычету НДС по корректировочному счету-фактуре с разницы между первоначальной и сниженной стоимостью товаров.

Если цена завышена или занижена из-за технической ошибки, то в этом случае вносят исправления в счёт-фактуру на отгрузку.

Исправление счетов-фактур.

Если продавец отгрузил товары покупателю в прошлом квартале, а в другом обнаружили ошибку, то:

- поставщику необходимо будет исправить книгу продаж за период отгрузки товаров;

- покупатель аннулирует вычет НДС, который он заявил в прошлом квартале и потом примет налог к вычету по исправленному счету-фактуре в текущем периоде.

Документы по инвентаризации

Периодичность инвентаризации организация устанавливает самостоятельно.

По товарам и материалам в крупной организации удобно проводить инвентаризацию ежемесячно.

По дебиторской и кредиторской задолженностям – один раз в квартал.

Инвентаризация является обязательной перед составлением годовой отчетности.

Если при инвентаризации выявили пересортица, то излишки в налоговом учёте признаются доходом организации.

Недостачу учесть в расходах нельзя.

Инвентаризация Имущества и Обязательств

Подотчётные суммы

Организация выдает деньги под отчет по заявлению работника.

Руководитель должен указать в заявлении сумму, срок выдачи денег, поставить в нем дату и подпись.

Если работник постоянно получает средства на хозяйственные нужды, то можно составить одно заявление на длительный период. Например, на год.

Ведена новая форма патента №26.5-П на право применения патентной системы налогообложения.

Скачать Патент форма 26.5 (новый)

Новая Книга Доходов и Расходов УСН и ПСН

Сроки хранения документов

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, налогоплательщик обязан хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года).

Его исчисление осуществляется в специальном порядке. С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учета расходов на приобретение такого имущества).

Законодательством о бухгалтерском учете устанавливается срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение не менее пяти лет.