Кадровая служба организации
Управлением персоналом на предприятии занимается кадровая служба.
Кадровая служба – совокупность специализированных структур, подразделений вместе с занятыми на них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.
Назначение кадровой службы не только в осуществлении и стратеги развития кадров, но и использования трудового законодательства, реализация социальных программ, как федерального, так и не федерального уровня.
Таким образом кадровая служба является основным структурным подразделением компании по управлению кадрами, на которую возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.
При определении круга задач по управлению персоналом условно выделяются основные и дополнительные задачи.
В числе её основных задач можно выделить такие как:
социально-психологическая диагностика;
анализ и регулирование групповых и межличностных взаимоотношений, отношения руководителя и подчиненных;
управление производственными и социальными конфликтами и стрессами;
информационное обеспечение кадрового управления;
управление занятостью;
оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;
анализ кадрового потенциала и потребности в персонале;
маркетинг кадров;
планирование и контроль деловой карьеры;
профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;
управление трудовой мотивации; регулирование правовых вопросов трудовых отношений;
соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда.
К дополнительным следует отнести задачи, которые могут выполняться совместно с основными, но, как правило, управленческое распорядительство по ним осуществляют внешние (по отношению к службе персонала) подразделения.
К такого рода задачам относятся:
1. охрана труда и техники безопасности
2. расчет и выплата заработной платы
3. оказание различного рода услуг (например, организация информационной связи, услуги в области социальной инфраструктуры).
Функции кадровой службы:
Поскольку в настоящее время число работников сферы управления достигает 30% состава организации, одной из важнейших проблем, решаемых службами персонала, является формирование оптимального управленческого аппарата, определения перспективной и текущей потребности в менеджерах.
Другая важная их функция — контролинг персонала. Его задачами являются: изучение влияния, которое оказывает существующее распределение сотрудников по рабочим местам на результаты работы организации; анализ социальной и экономической эффективности применения тех или иных методов управления; координация планирования персонала с планированием других сфер деятельности организации, особенно в связи с кардинальными преобразованиями в ней; создание информационной базы персонала.
Еще одной современной функцией служб персонала является осуществление кадрового маркетинга, основная задача которого — обеспечение организации высококвалифицированными работниками. Он представляет собой совокупность мероприятий по: изучению внутреннего и внешнего рынка труда; анализу ожиданий сотрудников в области служебных перемещений; распространению в рамках организации информации о потребности в кадрах, возможностях повысить или изменить свою квалификацию.
Следующая функция деятельность службы персонала - мониторинг — постоянное специальное наблюдение за состоянием кадров, их динамикой, в том числе текучестью; балансом трудовых ресурсов; стимулированием; удовлетворенностью работой; процессами найма, обучения, повышения квалификации, продвижения; состоянием трудовой дисциплины; травматизмом и проч.
Планирование потребности в персонале – одно из важнейших направлений кадрового планирования и определяется как процесс обеспечения предприятия необходимым количеством квалифицированного персонала на определенный период.
Основная цель планирования потребности персонала заключается в поиске резервов, позволяющих выходить на такой уровень расходов на персонал, который был бы ниже, чем достигнутый уровень конкурентами, позволял бы уложиться в установленные нормативами фонд оплаты труда каждого подразделения и единый фонд оплаты труда предприятия и не допускал перерасхода.
Потребность в персонале может быть двух видов: качественная и количественная.
Качественная потребность в персонале - потребность в численности персонала по категориям, профессиям, специальностям и уровням квалификационных требований. Поэтому мы и рекомендовали вам изучить данные о дополнительных навыках сотрудников, чтобы иметь представление об уровне профессионализма.
Количественная потребность – потребность в персонале без учета квалификационных требований и особенностей организации.
Прогноз потребностей в персонале осуществляется при использовании ряда методов и техник (комплексно или по отдельности). В последнее время пользуются популярностью методы, основанные на использовании математики. Но и метод экспертных оценок, не требующий сложных исследований, также используется в организациях.
Методы расчета потребности в персонале – способы определения плановой численности персонала организации или ее подразделения.
Для расчета потребности в персонале используют:
Метод трудоемкости (фотография рабочего дня);
Метод расчета по нормам обслуживания;
Метод экспертных оценок;
Метод экстраполяции;
Компьютерная модель планирования персонала.
Остановимся подробнее на каждом из этих методов.
Приведем рекомендуемый перечень структурных подразделений отдела управления персоналом и основных функций, возлагаемых на них: • сектор планирования и найма рабочей силы (определение потребности в кадрах, набор кадров, заключение трудовых договоров, •оформление кадровых документов); • сектор мотивации, трудовых и дисциплинарных отношений (разработка системы морального и материального стимулирования, учет использования рабочего времени); • сектор профориентации и социальной адаптации (работа с вновь принятыми работниками, изучение неформальных правил и ценностей организации, анализ степени удовлетворенности работников своим трудом, организация психотерапии); • сектор подготовки и продвижения кадров (разработка программ) бучения, организация проведения обучения, подготовки и переподготовки кадров, разработка проектов деловой карьеры специалистов и руководящих работников); • сектор изучения и оценки персонала (оценка эффективности работы персонала, подготовка проектов коллективных договоров, управление конфликтами, подготовка предложений по повышению (понижению) по службе, переводу, увольнению персонала). • группа повышения качества жизни (работа по обогащению содержания труда, оформление пособий, дотаций, ведение договоров по страхованию работников, оформление пенсионных дел); • группа охраны труда и техники безопасности (изучение условие труда персонала, организация медицинского обслуживания персонала, разработка инструкций по технике безопасности, расследование несчастных случаев). Создание отделов управления персоналом не ведет к большим финансовым затратам, но за короткое время обеспечит повышение качества труда персонала и улучшение экономических показателей работы организации.
Подготовка и обучение менеджера по персоналу.
В любой компании существует человек, отвечающий за кадровое делопроизводство и набор персонала. В небольших компаниях эту функцию может выполнять директор, но если штат сотрудников велик и с каждым днем растет, то труд директора в качестве рекрутера будет крайне не рентабельным. В наше время почти в каждой компании существует сотрудник или целый отдел специалистов работающих по поиску, трудоустройству и обучению новых работников.
Качественный подбор персонала - залог успеха каждой компании. Для успешного подбора просто необходимо иметь в своем штате профессионального менеджера по кадрам, который может провести аттестацию нового работника, оценить уровень его подготовки и профессионализма согласно требованиям компании, сравнить кандидатов и подвести итог.
Менеджер по персоналу должен знать не только трудовой кодекс, но разбираться во многих социальных и психологических аспектах, легко ориентироваться на рынке труда. Руководствуясь инновационным методам подбора персонала, менеджер должен использовать самые различные методы подбора персонала - СМИ, интернет, кадровые агенства, "сарафанное радио", вирусная реклама, работа с образовательными и государственными учреждениями для привлечения молодых специалистов.
Создание устойчивого коллектива внутри компании, можно записать, как заслугу менеджера по персоналу, тем не менее для этого выстроить правильную мотивационную политику внутри компании и создать бонусную систему. Многие крупные компании создали собственные центры подготовки будущих специалистов наиболее востребованных направлений. Это позволяет значительно сократить расходы на поиск персонала и подготовить более качественные кадры.
Обучение нового менеджера по персоналу, должно начаться с ознакомления с направлением и объемами деятельности компании. Вторым шагом ознакомить его с иерархией и корпоративными правилами внутри организации. Обозначить цели и задачи компании по обеспечению персоналом. Оценить "текучку кадров" и ознакомить с инструментами по набору персонала. Сотрудник службы персонала должен изучить трудовые договора и должностные инструкции работающих и требующихся специалистов. Внедрение нового сотрудника в службу персонала, это работа не одного дня. Для более быстрого и эффективного обучения нового сотрудника, рекомендуется использовать метод "наставничества". Наставничество - передача знаний и опыта от старого сотрудника компании, новому.