Комерційна таємниця на підприємстві

Комерційна таємниця на підприємстві

Дуже часто при прийомі на роботу адміністрація наполягає на підписанні працівниками зобов’язання про нерозголошення інформації, що становить комерційну таємницю. Слід зауважити, що попередньо працівник обов’язково повинен бути ознайомлений з переліком такої інформації. Адже якщо йому не відомо про те, які відомості належать до комерційної таємниці, то, відповідно, він не несе відповідальності за їх розголошення.

Відомості комерційного характеру є комерційною таємницею чи конфіденційною інформацією лише у тому разі, якщо це документально підтверджено відповідним волевиявленням їх власника.

Що таке комерційна таємниця

У Цивільному кодексі поняття комерційної таємниці трактується як інформація, яка є секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових є невідомою та не є легкодоступною для осіб, які звичайно мають справу з видом інформації, до якого вона належить, у зв’язку з цим має комерційну цінність та була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію (ст. 505 ЦКУ).

Статтею 420 ЦКУ визначено, що комерційна таємниця є об’єктом інтелектуальної власності. Відповідно майнові права інтелектуальної власності на комерційну таємницю належать особі, яка правомірно визнала інформацію комерційною таємницею, якщо інше не встановлено договором.

Зокрема, до майнових прав інтелектуальної власності на комерційну таємницю належать:

право на використання комерційної таємниці;

виключне право дозволяти використання комерційної таємниці;

виключне право перешкоджати неправомірному розголошенню, збиранню або використанню комерційної таємниці;

інші майнові права інтелектуальної власності, встановлені законом (ст. 506 ЦКУ).

У свою чергу, стаття 162 Господарського кодексу України визначає, що суб’єкт господарювання, який є власником технічної, організаційної або іншої комерційної інформації, має право на захист від незаконного використання цієї інформації третіми особами за умов, що ця інформація має комерційну цінність у зв’язку з тим, що вона невідома третім особам і до неї немає вільного доступу інших осіб на законних підставах, а власник інформації вживає належних заходів до охорони її конфіденційності. Строк правової охорони комерційної таємниці обмежується в часі.

Отже, можна з впевненістю сказати, що склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, порядок їх захисту визначаються самостійно її власником або керівником підприємства з дотриманням чинного законодавства.

Підприємство має право розпоряджатися такою інформацією на власний розсуд і здійснювати щодо неї будь-які законні дії, не порушуючи при цьому права третіх осіб.

Крім того, підприємство як власник відомостей, які є комерційною таємницею, має право призначати особу (осіб), яка буде володіти, користуватися і розпоряджатися такою інформацією, визначати правила обробки інформації та доступу до неї, а також встановлювати інші умови щодо комерційної таємниці.

Але, слід зазначити, що не будь-якій інформації підприємство може надати статус комерційної таємниці, обмеживши таким чином доступ до неї третіх осіб і, перш за все, контролюючих органів.

Про це йдеться у частині 2 статті 505 ЦКУ, якою визначено перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю. Зокрема, нею можуть бути відомості технічного, організаційного, комерційного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які відповідно до закону не можуть бути віднесені до комерційної таємниці.

Також зазначені відомості можуть бути визнані такими, що становлять його комерційну таємницю, громадянином-підприємцем, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи.

Склад та обсяг відомостей, які становлять комерційну таємницю підприємства, визначаються його керівником з урахуванням постанови Кабінету Міністрів України «Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці» від 9 серпня 1993 р. № 611 (далі — Постанова № 611).

Усі види інформації, які можуть вважатися комерційною таємницею, умовно можна розділити на дві групи: технічна інформація і комерційна інформація.

До першої групи належать незапатентовані науково-технічні розробки, бази даних та інші комп’ютерні програми, створені підприємством, усі види «ноу-хау», технічні проекти, промислові зразки, незапатентовані товарні знаки тощо. Слід мати на увазі, що об’єкти інтелектуальної власності, щодо яких отримано патенти або авторські свідоцтва, до складу комерційної таємниці зараховувати нема сенсу, оскільки подібні об’єкти охороняються відповідним законодавством (Зокрема, Законами України «Про охорону прав на винаходи і корисні моделі» від 15 грудня 1993 р. № 3687-ХІІ, «Про авторське право і суміжні права» від 23 грудня 1993 р. № 3792-ХІІ, «Про охорону прав на промислові зразки» від 15 грудня 1993 р. № 3688-ХІІ, «Про охорону прав на знаки для товарів і послуг» від 15 грудня 1993 р. № 3689-ХІІ).

До другої групи віднесено умови контрактів, дані про постачальників і покупців, інформація про переговори, маркетингові дослідження, дані про розрахунок відпускних цін, розміри знижок тощо.

Механізм визначення переліку інформації,

що становить комерційну таємницю

Для безпосереднього визначення переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю, на підприємстві створюється спеціальна комісія, яка займається групуванням і уточненням інформації для цього переліку.

Чисельність такої комісії не повинна перевищувати чотирьох-п’яти осіб. Створюється вона з найбільш кваліфікованих і компетентних фахівців основних підрозділів і представників служби безпеки підприємства, ознайомлених як з діяльністю підприємства в цілому, так і з роботою окремих підрозділів. До її складу бажано включити:

фахівця, який володіє фінансовими питаннями, кон’юнктурою ринку та інформацією щодо діяльності конкуруючих фірм (як правило, це фінансовий менеджер);

фахівця, який досконало знає систему організації роботи підприємства, її особливості;

фахівця з питань зв’язків з іншими підприємствами, а також з укладення контрактів і договорів;

фахівця, який володіє всіма відомостями про продукцію, що випускається, її технологічний цикл і виробництво, про проходження усіх видів інформації (усної, документальної, у вигляді зразків, вузлів, блоків, готової продукції).

Якщо підприємство є досить великим або виготовлена продукція має різнорідний характер, можна створити кілька таких груп: одну — головну, з метою координації та узагальнення результатів роботи, інші — залежно від необхідності по кожній окремій ділянці.

З іншого боку, не виключено, що підприємство може складатися лише з кількох осіб, особливо на початкових етапах розвитку. Тоді, справді, таку мету здатен вирішити один керівник за умови, що він буде володіти всією необхідною інформацією. Однак, щоб уникнути суб’єктивних помилок, краще розглядати ці питання щонайменше удвох.

Як уже було сказано, у групі повинні бути провідні фахівці, які володіють повним обсягом даних, що можуть бути віднесені до комерційної таємниці. Однак це не означає, що варто обов’язково ознайомлювати всіх залучених експертів з конкретною інформацією, яка може становити комерційну таємницю, якщо раніше вони її не знали. У більшості випадків досить, якщо хоча б один з них детально обізнаний з окремим питанням, що розглядається, а інші мали про нього загальне уявлення. Такий підхід зробить роботу групи більш раціональною і виключить уже на першому етапі можливі передумови до необгрунтованого поширення комерційної таємниці.

Отже, перед групою експертів необхідно поставити комплекс питань у такій послідовності:

а) виділити всі види діяльності підприємства, що приносять прибуток на даний момент;

б) на основі наявних даних про ринок збуту оцінити, чи перевищує рівень прибутку для даного виду діяльності аналогічні показники на інших підприємствах;

в) визначити ймовірну перспективу рентабельності цієї діяльності.

Якщо з економічної точки зору зазначений вид діяльності відповідає цілям підприємства і на даний момент, і в перспективі, а прибуток є вищим, аніж у конкуруючих фірм, то експерти повинні визначити, що саме в даному виді діяльності дозволяє отримувати прибуток. Відповідь на це питання і буде комерційною таємницею підприємства.

Так, для відомостей наукового характеру — це, як правило:

ідеї, винаходи, відкриття;

окремі формули;

нові технічні проекти;

нові методи організації праці та виробництва;

програмне забезпечення;

результати наукових досліджень.

Для відомостей технологічного характеру:

конструкторська документація, креслення, схеми, записи;

описи технологічних іспитів;

«ноу-хау»;

точні знання конструкційних характеристик виробів та оптимальних параметрів розроблювальних технологічних процесів (розміри, обсяги, конфігурація, процентний зміст компонентів, температура, тиск, час тощо);

відомості про матеріали, з яких виготовлені окремі деталі, умови експериментів, обладнання та устаткування, на якому вони проводилися і т. д.;

окремі нові або унікальні вимірювальні комплекси, прилади, верстати й устаткування, що використовуються на підприємстві.

Для відомостей ділового характеру:

відомості про укладені або заплановані контракти;

дані про постачальників та клієнтів;

огляди ринку, маркетингові дослідження;

інформація про конфіденційні переговори;

калькуляція витрат виробництва підприємства, структури цін, рівень прибутку;

плани розвитку підприємства та його інвестицій.

Якщо у виділенні вузлових відомостей виникають проблеми, то можна розглянути вид діяльності по окремих технологічних етапах, по логічному алгоритму дій, по тимчасових відрізках. У будь-якому випадку корисними будуть аналогічні приклади організації захисту секретів західними фірмами.

Варто врахувати й інші фактори. Наприклад, підприємство може застосовувати загальновідомі методи організації виробництва, технологічні прийоми, устаткування тощо і при цьому досягати високого прибутку. Незважаючи на доступність таких даних, сам факт їх застосування може бути комерційною таємницею.

Порядок оформлення Положення про комерційну таємницю

При оформленні переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю, у своїй діяльності комісія має керуватися наступним:

якщо підприємство має у своєму розпорядженні інформацію, яка належить до державної таємниці, її слід виділити в окрему позицію, оскільки цей вид інформації охороняється законодавством України про державну таємницю;

в окрему позицію також слід виділити ту інформацію, яка не є комерційною таємницею згідно з Постановою № 611;

обов’язково до комерційної таємниці мають бути віднесені різні види «ноу-хау»;

різні договори також повинні вважатися комерційною таємницею, причому як сам текст договору, так і факт їх укладення;

мають бути віднесені до комерційної таємниці й відомості про винаходи і рацпропозиції, які не захищені авторським або патентним правом.

Крім затвердження такого переліку на керівника підприємства покладається також обов’язок щодо встановлення порядку захисту комерційної таємниці. Серед методів такого захисту можна виділити:

розробку положення про комерційну таємницю на підприємстві;

розробку інструкцій щодо дотримання співробітниками режиму нерозголошення комерційної таємниці;

включення до статуту підприємства розділів, які регламентують захист комерційної таємниці;

розробку угоди про нерозголошення комерційної таємниці, що укладається з особами, котрі мають доступ до цієї інформації.

Положення про комерційну таємницю є основним документом у захисті інформації від несанкціонованого доступу.

У положенні про комерційну таємницю на підприємстві потрібно відобразити:

загальні положення щодо функцій керівництва підприємства у сфері захисту інформації, розмежування доступу до цієї інформації;

порядок приймання та обліку інформації, що містить комерційну таємницю;

механізм забезпечення збереження інформації, що є комерційною таємницею, порядок проведення інвентаризації такої інформації. Саме в цьому розділі слід відобразити механізм забезпечення доступу до комерційної таємниці сторонніх осіб (включаючи органи державної влади, які мають право на отримання певної інформації). Як правило, тут має бути норма, згідно з якою сторонні особи допускаються до ознайомлення з документами, що містять комерційну таємницю, лише з дозволу керівника за наявності письмового запиту. При цьому такі особи повинні або укласти угоду з підприємством про нерозголошення комерційної таємниці, або видати розписку про таке нерозголошення;

порядок розповсюдження комерційної таємниці;

порядок виключення інформації зі складу комерційної таємниці.

Дотримання цих норм дозволить керівництву підприємства відчувати себе впевненіше і в процесі проведення перевірки контролюючими органами. Для того щоб перевіряючі отримали доступ до такої інформації, вони повинні дотримуватися всіх процедур, що встановлені на підприємстві. І, звичайно, підписавши документ про нерозголошення комерційної таємниці, такі особи не мають права використовувати у своїй діяльності отриману інформацію без згоди керівництва підприємства.

Інформація, що не може бути визначена

підприємством комерційною таємницею

Для того щоб правильно сформувати перелік відомостей, які становлять комерційну таємницю, керівнику необхідно ознайомитись з Постановою № 611 і лише після цього складати такий перелік. Дана постанова містить вичерпний перелік інформації, яка не є комерційною таємницею.

Отже, не становлять комерційної таємниці:

установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою діяльністю та її окремими видами;

інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов’язкових платежів;

відомості про чисельність і склад працівників, їхню заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних місць;

документи про сплату обов’язкових платежів і податків;

інформація про забруднення навколишнього зовнішнього середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров’ю, а також про інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

документи про платоспроможність;

відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках та інших організаціях і об’єднаннях, які займаються підприємницькою діяльністю;

відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню. До такої інформації може бути віднесена, зокрема, інформація про випуск акцій підприємством, що пропонуються для відкритого продажу, яка згідно зі статтею 23 Закону України «Про цінні папери і фондову біржу» від 18 червня 1991 р. № 1201-ХІІ підлягає обов’язковому опублікуванню.

Підприємства, відповідно до чинного законодавства, зобов’язані надавати перелічені в цій постанові відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам на їхню вимогу.

Доступ до переліченої інформації здійснюється без обмеження, в тому числі контролюючими органами в межах їхніх повноважень.

Встановлення порядку роботи з документами

Важливий елемент механізму захисту комерційної таємниці — встановлення порядку роботи з матеріальними носіями такої інформації: кресленнями, дискетами, магнітними стрічками тощо. Вибираючи зручні форми обліку конфіденційної інформації, необхідно враховувати, що:

по-перше, відмітні знаки (грифи) на документах не повинні збігатися з грифами, що використовуються в сфері захисту державних таємниць;

по-друге, вони повинні бути зрозумілі тільки співробітникам даного підприємства і не привертати до себе уваги сторонніх осіб;

по-третє, кількість грифів повинна бути чітко визначеною;

по-четверте, роботу підлеглих доцільно організувати за принципом «чистих столів». Суть його полягає в тому, що співробітник за своєї відсутності не повинен залишати жодного документа на своєму робочому місці. Вся інформація має надійно зберігатися у сейфі, металевій шафі або у шухляді столу.

У Переліку також бажано вказати конкретний строк, на який та чи інша інформація набуває статусу комерційної таємниці.

Структурні підрозділи та співвиконавці повинні бути ознайомлені з Переліком у частині, що їх стосується, керуватися ним у своїй роботі й приводити у відповідність до нього грифи документів.

Виконавець і керівник, перш ніж підписати будь-який документ, оцінюють його на наявність інформації, що є комерційною таємницею підприємства.

За наявності таких відомостей на першому, титульному аркуші в правому верхньому куті потрібно поставити гриф. Наприклад, «КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ».

Зняття з інформації статусу комерційної таємниці підприємства здійснюється після закінчення контрольного строку або внаслідок настання певних обставин (поява нового зразка, витік інформації до конкурента тощо).

Це рішення приймають ті самі особи, що затвердили Перелік.

В основі такої системи роботи повинна лежати зацікавленість виконавців як у виявленні нових об’єктів захисту, так і у визначенні оптимального моменту зняття обмежень на поширення інформації.

При опублікуванні інформації, що раніше була закритою, рекомендується приділяти більше уваги її практичній цінності та ексклюзивності, щоб зацікавити в її використанні потенційних споживачів як у межах країни, так і за кордоном. Разом з тим обсяг опублікованих даних не повинен бути достатнім для самостійного впровадження їх без додаткової інформації розроблювача.

Перед тим як взяти з працівників підписку про нерозголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю, керівництву підприємства необхідно здійснити певні процедури:

видати наказ по підприємству про встановлення комерційної таємниці (Додаток);

затвердити перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю (Додаток 1 до наказу).

затвердити форму зобов’язання (договору) про нерозголошення інформації, що є комерційною таємницею (Додаток 2 до наказу).

Незалежно від обраного підприємством шляху захисту комерційної таємниці працівник, приступаючи до виконання своїх обов’язків, має бути поінформований:

про порядок і процедуру набуття матеріалами, документами та виробами статусу комерційної таємниці підприємця;

про правила, пов’язані з доступом до інформації, що є комерційною таємницею;

про обов’язки й обмеження, що покладаються на виконавців, допущених до відомостей конфіденційного характеру (наприклад, діловодство, облік, збереження, розмноження, обробка інформації тощо);

про порядок прийому представників інших суб’єктів підприємницької діяльності та передачі їм інформації;

про відповідальність за розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, або за порушення встановленого порядку роботи з ними.

Додаток

(НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА)

НАКАЗ

«__» ___________ 200___ р.

Місто______________

№ ___

Про комерційну таємницю

Для ефективної роботи підприємства (назва підприємства) з метою забезпечення надійного і всебічного збереження комерційної таємниці, конфіденційної інформації підприємства про обслуговуючі організації, підприємства, фірми, банки та ін.

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити з «__» ___________ 200___ р. перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства (Додаток 1 до наказу).

2. Затвердити з «__» ___________ 200___ р. зобов’язання про нерозголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства (Додаток 2 до наказу).

3. Ознайомити з даним наказом всіх працівників підприємства, які мають доступ до інформації, що становить комерційну таємницю під розпис:

Відповідальний _____________ строк _________________ .

4. За невиконання вимог щодо забезпечення збереження комерційної таємниці працівники несуть перед підприємством дисциплінарну, матеріальну та кримінальну відповідальність.

Директор

Підпис

Ініціали, прізвище

З наказом ознайомлені: Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

Додаток 1 до наказу

ПЕРЕЛІК

відомостей, що становлять комерційну таємницю

підприємства і обслуговуючих організацій

Управління:

— відомості про перспективні методи управління виробництвом.

Виробництво:

— організаційна структура підприємства;

— характер виробництва;

— організація праці на підприємстві;

— відомості про виробничі можливості підприємства;

— характеристика виробництва: дані про резерви сировини на підприємстві; відомості про фонди окремих товарів, у тому числі тих, що виділяються для поставок на експорт.

Плани:

— плани розвитку підприємства;

— відомості про плани підприємства з розширення виробництва;

— інвестиційні програми, техніко-економічні обгрунтування, плани інвестицій;

— планово-аналітичні матеріали за поточний період;

— обсяг майбутніх закупок за строками, асортиментом, цінами, країнами, фірмами;

— зведені відомості про ефективність експорту або імпорту товарів у цілому по зовнішньоекономічній діяльності.

Фінанси:

— відомості, що розкривають планові та фактичні показники фінансового плану;

— майновий стан;

— вартість основних засобів і товарних запасів;

— бюджет;

— обороти;

— банківські операції;

— відомості про фінансові операції;

— банківські зв’язки;

— специфіка міжнародних розрахунків із закордонними фірмами;

— планові та звітні дані по валютних операціях;

— стан банківських рахунків підприємства;

— рівень виручки;

— рівень доходів;

— боргові зобов’язання;

— стан кредиту (активи і пасиви);

— розміри й умови банківських та інших кредитів;

— розміри, джерела кредитів та умови за ними;

— рамки наданого підприємству кредиту;

— відомості про розміри запланованого кредитування;

— генеральна лінія і тактика у валютних та кредитних питаннях.

Партнери:

— характеристика клієнтури;

— дані представників, посередників, дилерів і партнерів;

— дані про покупців та споживачів (оптових і роздрібних);

— дані про постачальників;

— відомості про склад торгових та інших клієнтів, представників і посередників;

— негласні компаньйони товариств;

— комерційні зв’язки;

— місця закупки товарів;

— відомості щодо іноземних комерційних партнерах;

— зведення і характеристика підприємств — торгових партнерів (основні виробничі фонди, кредити, товарообіг);

— дані про клієнтів у торгівлі й рекламі;

— відомості про фінансовий стан, репутацію та інші дані, що характеризують ступінь надійності фірми або її представників.

Контракти:

— умови за контрактами, угодами — як укладеними, так і тими, що плануються (строки, обсяги, номенклатура, умови поставки);

— особливі умови контрактів (знижки, доплати, розстрочення платежів, опціони);

— умови платежів за контрактами (ціни, знижки, доплати, розстрочення платежів, опціони);

— особливі угоди й умови компенсаційних угод;

— відомості про виконання контрактів;

— відомості про номенклатуру та кількість товарів за взаємними зобов’язаннями, передбаченими угодами, протоколами, а також про товарообіг;

— відомості про авторські договори.

Ціни:

— відомості про методики розрахунків цін та принципи ціноутворення;

— структура цін;

— структура продажної калькуляції;

— калькуляція витрат виробництва;

— дані для калькуляції ціни.

Оплата праці:

— умови укладень контрактів між адміністрацією підприємства і працівниками;

— відомості про оплату праці, преміальні, доплати і компенсації;

— відомості про авторські винагороди і гонорари.

Директор

Підпис

Ініціали, прізвище

Додаток 2 до наказу

ЗОБОВ’ЯЗАННЯ

співробітника (назва підприємства)

зі збереження комерційної таємниці

Я, ________________ , як співробітник (назва підприємства) у період трудових відносин з фірмою і протягом трьох років після їх закінчення зобов’язуюсь:

1. Не розголошувати відомості, що становлять комерційну таємницю підприємства, які мені можуть бути довірені або стануть відомі по роботі.

2. Не передавати третім особам і не розкривати публічно відомості, що становлять комерційну таємницю підприємства, без згоди дирекції підприємства.

3. Виконувати вимоги наказів, інструкцій і додатків, що стосуються мене, із забезпечення збереження комерційної таємниці підприємства.

4. У випадку спроби сторонніх осіб одержати від мене відомості про комерційну таємницю підприємства негайно сповістити про це дирекцію фірми.

5. Зберігати комерційну таємницю тих підприємств, організацій, банків, з якими встановлено ділові стосунки.

6. Не використовувати комерційні таємниці підприємства для зайняття будь-якою діяльністю, що може завдати шкоду підприємству.

7. У випадку мого звільнення всі носії інформації, що є комерційною таємницею підприємства (рукописи, чернетки, креслення, магнітні стрічки, фотокартки, перфострічки, диски, дискети, роздруківки на принтері, кіно-, фотонегативи і позитиви, моделі, матеріали, вироби та ін.), що знаходилися у моєму розпорядженні у зв’язку з виконанням мною службових обов’язків під час роботи на підприємстві, передати дирекції підприємства.

8. Про втрату або нестачу перелічених вище носіїв комерційної таємниці, документів, посвідчень, пропусків, ключів від режимних приміщень, сховищ, сейфів (металевих шаф), особистих печаток та про інші факти, що можуть призвести до розголошення комерційної таємниці підприємства, а також про причини та умови можливого витоку відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, негайно повідомити дирекцію підприємства.

Я попереджений, що у випадку невиконання якого-небудь із зазначених пунктів зобов’язання можу бути звільнений з підприємства. До мого відома також доведені з роз’ясненнями відповідні положення із забезпечення збереження комерційної таємниці.

Мені відомо, що порушення цих положень може спричинити адміністративну, цивільно-правову відповідальність відповідно до законодавства України у вигляді:

— позбавлення волі;

— грошового штрафу;

— зобов’язання з відшкодування збитку підприємству (збитків упущеної вигоди і моральної шкоди);

— інших покарань.