1.3.Порядок выдачи денежных средств под отчет.

Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014г. является одним из основных документов, регламентирующих вопросы, касаемые расчетов с подотчетными лицами. Согласно этому указанию длявыдачи наличных денег работнику под отчет (далее подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.¹

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетнымилицами.

Во-первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во-вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.

Кроме того, выдача под отчет по безналичному расчету, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Денежные средства могут выплачиваться как на корпоративную банковскую карту, так и на зарплатную.

Корпоративная карта - это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках. Чтобы оформить корпоративную карту, организации нужно заключить договор с банком. Выдается такая карта конкретному физическому лицу (обязательно сотруднику организации), указанному в заявлении о выдаче банковской карты. Совершение платежа при помощи корпоративной карты означает выдачу денежных средств под отчет, соответственно, за всю истраченную сумму сотрудник обязан отчитаться. Одно из преимуществ применения корпоративных банковских карт - у бухгалтера нет необходимости снимать наличные денежные средства с расчетного счета, приходовать их в кассе и выдавать под отчет. В кассовой книгеоперации по перечислению денежных средств на банковскую карту не отражаются, так как в кассу организации они не поступают. Другим преимуществом применения корпоративной карты являются снижение рисков, связанных с перевозкой наличных денежных средств, упрощение контроля за использованием денежных средств (можно подключить смс-оповещение), автоматическая конвертация валюты при расчетах сотрудника за рубежом.

Производя выплаты на корпоративные карты, организации необходимо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими величину расходов. (Проверить размер потраченных средств бухгалтер может на основании отчета, представляемого банком по каждой корпоративной карте.)

Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным. В первом случае (при использовании "рублевой" корпоративной карты) валютный счет можно не открывать, при этом сотрудники могут применять данную карту и за пределами РФ, банк просто будет конвертировать необходимую сумму.

Если сотруднику, командированному на территорию иностранного государства, денежные средства на командировочные расходы перечисляются на банковскую карту в рублях, он снимает их и самостоятельно приобретает на них валюту, величину командировочных расходов следует определять исходя из истраченной суммы в валюте, а также исходя из первичных документов на покупку валюты по курсу обмена (ПисьмоМинфина России от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347). Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа, следует применять курс Банка России, действовавший на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина России от 31.03.2011N 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011N КЕ-4-3/4408).Если денежные средства выдаются в иностранной валюте - это не нарушение валютного законодательства: выдача юридическим лицом - резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы РФ, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы разрешена Федеральнымзаконом «О валютном регулировании и валютном контроле» №173 от 10.12.2003 г. и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании, она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.

Минфин не запрещает перечисление денежных средств командированному лицу на зарплатную карту (ПисьмоМинфина от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966). Более того, он рекомендовал минимизировать наличное денежное обращение путем ведения безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением банковских карт работников (ПисьмоМинфина от 05.10.2012 N 14-03-03/728). А совместнымписьмомМинфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 сообщили, что считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций, открытые в рамках "зарплатных" проектов, в целях оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. Однако, перечисляя денежные средства командированному сотруднику под отчет на такую карту, нужно тщательным образом оформить все первичные документы: целесообразно, чтобы сотрудник написал заявление с просьбой перечислить ему денежные средства, а руководитель издал приказ о перечислении средств под отчет на зарплатную карту.

При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты или корпоративные карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.

2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.

3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

Наличные деньги могут выдаваться под отчет, например, на следующие виды расходов:

-на хозяйственно-операционные расходы (в том числе на приобретение ГСМ и представительские расходы);

-на командировочные расходы;

-на расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

-на расходы уполномоченных предприятий и организаций;

-на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.