8 Мастер функций

В EXCELимеется специальная подпрограмма, упрощающая процесс создания формул. Вызов ее – по кнопкеfx. Вызывается диалоговое окно мастера функций, надо лишь очень внимательно отвечать на вопросы при задании аргументов и выборе функции. В любой момент можно вернуться назад (кнопка Шаг), получить справку (кнопка Справка), все начать сначала (кнопка Отмена илиESC). Внимание! Задание формул требует особой внимательности.

EXCELпредставляет широкий выбор функций – финансовые, математические , статистические, логические, текстовые и пр. При работе с базами данных имеется категория функций Работа с базой данных. Назначение каждой функции разъясняется при ее выборе.

9. Сортировка и фильтрация

EXCELпозволяет сортировать ячейки таблицы по возрастанию или убыванию – для этого имеются специальные кнопки на панели . Более широкие возможности дает команда Данные-Сортировка.

В качестве ключа сортировки программа берет тот столбец, где стоит курсор, и в соответствии с ним меняет местами строки таблицы.Таким образом надо быть очень внимательным при выделении столбца. При сортировке с помощью команды можно задать три ключа сортировки, тем самым задав более сложные законы упорядочивания данных в таблице.

При работе с большими таблицами можно воспользоваться фильтрацией, что позволит работать не со всей таблицей, а с ее некоторой частью. Для этого используется команда Данные-Фильтр-Автофильтр. Тут же в каждой ячейке верхней клетки появится по кнопочке со стрелкой, обозначающей наличие списка. Если щелкнуть по стрелочке в определенном столбце, появится список всех значений – надо выбрать нужное, это и окажется фильтром. Excelуберет все лишнее и оставит только данные в соответствии с выбором. Отфильтрованные данные можно выделить цветом, рамками, распечатать. Отключив потом режим фильтрации, можно получить весьма наглядную разметку таблицы.

По отфильтрованному участку можно вычислять суммы, произведения, производить другие операции.

Чтобы снова увидеть всю таблицу целиком, надо еще раз задать команду Данные-Фильтр-Автофильтр для отмены режима фильтрации (кнопки со стрелками исчезнут).

10.Мастер диаграмм

Проще всего строится диаграмма, если заранее выделить необходимый фрагмент таблицы, причем хорошо бы, чтобы левый столбец содержал названия строк, а первая строка – названия столбцов. После выделения можно сразу нажать на кнопку Мастера диаграмм. Этот мастер делает 4 шага:

- выбирается тип диаграммы;

- выбирается источник данных, при этом если не был выделен участок

таблицы,

можно нажать на кнопку справа в строке Диапазон (окно свернется в точку, теперь можно выделить в таблице нужные строки и столбцы и

нажать на ту же кнопку еще раз). Здесь же можно задать, какие данные расположатся по осям X,Y.

• вводится заголовок диаграммы, название осей и пр.

• задается, куда диаграмму следует поместить – на отдельный лист или на один из имеющихся. Наконец, кнопка «Готово».

Готовую диаграмму можно отредактировать. Щелкаем по любому элементу диаграммы. и он выделяется, если щелкнуть на пустом месте внутри диаграммы – выделится она вся. Теперь можно выделенный элемент копировать, удалять (Del), передвигать мышью в нужное место, уменьшать или растягивать. Двойной щелчок на выделенном фрагменте позволит его подредактировать. Щелкая правой кнопкой по элементам, можно получать контекстное меню – для каждого элемента свое.

Диаграмма динамически связана с исходными данными. Если что-то изменяется в таблице, то изменится и диаграмма.