Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Российская академия народного хозяйства и государственной службы

при Президенте Российской Федерации

Нижегородский институт управления

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «Информационные системы и технологии»

Направление подготовки:

Прикладная информатика

Выполнил:

Студент группы ИБ-311

Мольков Алексей

Научный руководитель:

старший преподаватель

Замская Галина Борисовна

г.Нижний Новгород

2013

Оглавление

Оглавление 2

Ответы на вопросы к лабораторной работе 3

Отчет о ходе выполнения работы 11

Список иллюстраций 24

Ответы на вопросы к лабораторной работе

1. Для чего можно использовать отчеты в СУБД Microsoft Access?

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

С помощью МА можно создавать отчёты, которые группируют данные:

• Выполняют различные групповые вычисления.

• Содержат подчинённые формы, подчинённые отчёты и диаграммы.

• Представляют данные в привлекательном виде с использованием рисунков, линий и специальных шрифтов.

2. Какие типы отчетов можно использовать в субд Microsoft Access, для чего они предназначены?

• Простые отчеты

Простой отчет содержит элементы управления, которые связаны (соединены) с различными таблицам и запросами.

Иерархические отчеты

• Иерархический отчет содержит другие отчеты, которые называют подчиненными отчетами. Подчиненные отчеты внедряются, когда требуется отобразить данные из таблиц со связью «один-ко-многим».

3. Для чего предназначен мастер создания отчетов в субд Microsoft Access и его основные возможности?

Создание отчёта с помощью мастера

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.

Группировка данных и вычисление итогов

С помощью Мастера отчётов можно создать отчёт, распределяющий данные по группам и представляющий их в табличном формате. Используя этот тип отчёта можно подвести итоговые величины для каждой группы и для всех групп по числовым полям.

4. Для чего предназначен конструктор отчетов в субд Microsoft Access и его основные возможности?

Режим конструктора.

 С одной стороны, создание отчетов в режиме конструктора занимает больше времени, чем создание отчета с помощью мастера отчетов или функции «Автоотчет», но с другой стороны, отчеты, созданные в режиме конструктора, можно настроить таким образом, чтобы они максимально отвечали требованиям пользователя. Режим конструктора также открывает больше возможностей для настройки внешнего вида отчета.

1. В окне базы данных в группе Объекты нажмите кнопку Отчеты .

2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет, не выбирайте ничего из этого списка.)

5. Нажмите кнопку ОК.

5. Какие основные свойства можно задать для отчета в СУБД Microsoft Access, как они подразделяются и для чего предназначены?

Верхний колонтитул и Нижний колонтитул. Эти свойства определяют, будет ли печататься верхний или нижний колонтитул на странице, содержащей заголовок или примечание отчета (т.е. на первой или последней странице отчета). Возможные значения:

• Все страницы. Верхний или нижний колонтитул будет печататься на всех страницах отчета.

• Без заголовка. Верхний или нижний колонтитул не печатаются на странице, содержащей заголовок отчета.

• Без примечания. Верхний или нижний колонтитул не печатаются на странице, содержащей примечание отчета.

• Без заголовка/примечания. Верхний или нижний колонтитул не печатаются на страницах, содержащих заголовок или примечание отчета.

• Неразрывная группа. Это свойство определяет, будет ли пытаться Microsoft Access расположить в многостолбцовом отчете данные одной группы неразрывно в пределах столбца или страницы. Например, если у вас есть сгруппированный по отделам многостолбцовый отчет, содержащий список служащих, то вы можете использовать это свойство, чтобы все сотрудники одного и того же отдела по возможности находились в одном и том же столбце. Возможные значения: На странице и В столбце. Если свойство группы Не разрывать имеет значение Нет, то значение свойства Неразрывная группа игнорируется.

• Страницы с рисунком. Свойство указывает, на каких страницах отчета будет отображаться рисунок, указанный в свойстве Рисунок. Возможные значения:

  • Все страницы. Значение по умолчанию. Рисунок будет отображаться на всех страницах отчета.

  • Первая страница. Рисунок будет отображаться только на первой странице отчета.

  • Отсутствует. Рисунок не будет отображаться в отчете.

  • Фильтр включен. Это свойство используется, чтобы применить к отчету фильтр или определить, применен ли фильтр к отчету.

• Сортировка включена. Используется для того, чтобы включить или отключить сортировку, а также чтобы определить ее текущее состояние (включена/ выключена).

• Блокировка записей. Это свойство определяет тип блокировки записей базовой таблицы или запроса во время просмотра или печати отчета. Возможные значения:Отсутствует и Всех записей. Последнее значение подразумевает, что будут блокироваться все записи из базовой таблицы или запроса, пока отчет открыт в режиме предварительного просмотра или печатается.

• Группировка по датам. В этом свойстве указывается способ группировки по датам. Если указано значение Американский стандарт, то первым днем недели будет считаться Воскресенье, а первой неделей года — неделя, на которую приходится 1 января. Значение Параметры настройки означает, что для определения способа группировки по датам используются системные региональные настройки. Именно это значение и является значением по умолчанию.

• Отсутствие данных. Это событие происходит перед печатью отчета, если он не содержит данных (т.е. источник данных отчета пуст) и обычно используется для предотвращения печати пустого отчета. Если отчет не имеет источника данных, то событие не происходит в любом случае. Кроме того, это событие не происходит для подчиненных отчетов.

• Страница. Это событие происходит после завершения форматирования страницы для печати, но до того, как страница будет непосредственно печататься. Часто используется для дополнительного оформления страниц отчета, например, для вычерчивания на странице рамки и углового штампа.

Примечание/заголовок отчета и Область данных имеют следующие характерные свойства: Конец страницы, Новая строка или столбец, He разрывать, Форматирование, Печать и Возврат. Набор свойств Верхнего/Нижнего колонтитула является подмножеством набора свойств вышеупомянутых разделов отчета. Далее приводится краткое описание этих свойств.

• Конец страницы. Указывает, будет ли раздел отчета печататься на новой странице, если он не помещается целиком на текущей. Возможные значения:

  • Отсутствует. Текущий раздел отчета печатается на текущей странице, вслед за предыдущим.

  • До раздела. Текущий раздел отчета печатается в начале следующей страницы.

  • После раздела. Раздел отчета, следующий непосредственно за текущим, печатается в начале следующей страницы.

  • До и после раздела. Комбинация двух предыдущих значений. Текущий раздел так же, как и непосредственно следующий за ним, будет печататься с начала новой страницы.

• Новая строка или столбец. Свойство указывает, будет ли печататься раздел отчета и ассоциированные с ним данные в новой строке или колонке многостолбцового отчета. Набор возможных значений и смысл их использования тот же, что и для свойства Конец страницы.

• Не разрывать. Если это свойство имеет значение Да, то Microsoft Access попытается распечатать раздел отчета на одной странице. Если раздел не помещается целиком на текущей странице, то он печатается с начала следующей.

• Форматирование. Это событие происходит, когда Microsoft Access определяет, какие данные должен содержать раздел отчета, но до форматирования страницы для печати или просмотра. Для раздела ОбластъДанных это событие происходит для каждой записи, при этом обработчик события имеет доступ к данным всех записей.

• Печать. Это событие происходит, когда данные в разделе отчета уже отформатированы для печати, но перед непосредственной его печатью.

• Возврат. Событие наступает, когда Microsoft Access возвращается к предыдущему разделу отчета во время форматирования страницы. Microsoft Access в некоторых обстоятельствах делает это, чтобы определить заполнение элементами управления или разделом отчета выделенного им пространства.