Документоведение

Министерство транспорта Российской Федерации Уральский государственный университет путей сообщения кафедра «Системы и технологии защиты информации»

Л.Г. Чукалова

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Методические указания по проведению деловой игры «Создай свое предприятие» для студентов специальности 220600 – «Организация и технологии защиты информации»

Екатеринбург

2004

2

У9 (2) 212.86. Ч 88

Методические указания включают в себя рекомендации по разработке комплекта основных документов предприятия в пределах изучаемого курса. Даны рекомендации по составлению и оформлению отчета, приведены контрольные вопросы, а также справочные материалы.

Методические указания используются как для проведения лабораторных занятий, так и для самостоятельной работы студентов.

Составитель: Л.Г. Чукалова, старший преподаватель кафедры «Системы и технологии защиты информации»

Рецензент: Т.Ю.Зырянова, заместитель заведующего кафедрой «Системы и технологии защиты информации»

©Уральский государственный университет путей сообщения (УрГУПС), 2004

3

4

Введение.

Цель методических указаний – закрепить у студентов знания, полученные при изучении теоретического материала по дисциплине “Документоведение”.

Предлагаемая деловая игра “Создай свое предприятие” является активным методом обучения, способствующим ускоренному освоению на практике правил подготовки документов. Она вовлекает студентов в коллективный труд, предусматривающий персональную ответственность.

На базе методических указаний на практических занятиях студентам предлагается подготовить комплект документов в соответствии с приложением 1.

1. Исходная информация о деловой игре “Создай свое предприятие”

Деловая игра проводится на основе лекций, вводной беседы преподавателя, настоящих методических указаний, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и других рекомендованных преподавателем нормативных документов по делопроизводству.

Цель игры: на основе теоретического курса освоить практические навыки создания и оформления важнейших документов, процедуры их прохождения в разных инстанциях.

Суть игры: учреждение группой студентов условного предприятия, документирование его деятельности.

Игра дает возможность прочувствовать важность проблемы взаимодействия соисполнителей документов, структурных подразделений и предприятий.

Задачей (результатом) игры является разработка комплекта отредактированных и снабженных необходимыми реквизитами документов, изготовленных на стандартных листах бумаги формата А4 и сформированных в папку с названием: “ДЕЛО”.

Этапы:

1.Формирование групп учредителей предприятий, выявление предпринимательских интересов и желательных направлений деятельности будущего предприятия, выбор типа собственности и название будущей фирмы.

2.Организация собрания учредителей, учреждение предприятия, утверждение его устава, распределение ролей игроков, выборы руководителя с оформлением протокола собрания учредителей.

3.Разработка документов в порядке приоритетности по ходу регистрации предприятия, организации его деятельности, налаживания контактов с клиентами и партнерами.

4.Регистрация документов, формирование готовых документов в папкускоросшиватель с оформлением обложки: Дело №1 предприятия.

5.Проведение семинара по результатам оценки качества документов.

5

При оценке качества анализируется:

-оформление и использование бланков предприятия;

-правильность составления текстов организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов;

-состав и расположение реквизитов;

-порядок внутреннего и внешнего согласования;

-использование языка и стиля служебных документов, этикета делового общения;

-соблюдение правил обработки документов;

-правильность формирования дел.

Игра занимает 18 аудиторных часов на создание эскизов документов под наблюдением преподавателя и примерно такое же время внеаудиторной работы для оформления на компьютере и распечатки документов для предъявления их преподавателю.

Содержание каждого документа определяется в соответствии с информационными связями предприятия.

2. Основные положения по документоведению управленческой деятельности

Современные производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Можно выделить два неразрывно связанных элемента механизма управления: первый – это сами документы, второй – делопроизводственный процесс, включающий в себя оформление, движение документов, контроль исполнения, учет и хранение, поисковосправочную и аналитическую работу. Эффективность управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждении делопроизводство. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и т.д.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). ГС ДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

На основе положений ГС ДОУ разрабатываются инструкции, правила, положения, рекомендации по организации делопроизводства.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности предприятий документов, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их под-

6

готовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач.

Одновременно с формированием УСД в рамках государственной системы стандартизации (ГСС) осуществляется стандартизация документов. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

В государственных стандартах на документы закреплены требования к форме документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, установлена используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др.

Любой документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в установленном поряд-

ке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр – образец органи- зационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа.

Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы и др.), используемые в деятельности органов государственной власти, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и органи- зационно-правовой формы.

3. Основные виды документов

Все многообразие документов, проходящих по общему делопроизводству, можно классифицировать по видам деятельности:

- документы по общим и административным вопросам,

-документы по функциям управления. Также документы классифицируются:

-по наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, договоры и т.д.,

-по месту составления – внутренние и внешние,

-по срокам исполнения – срочные и несрочные (срок не установлен),

-по средствам фиксации – письменные, графические, фотодокументы и

др.,

-по виду оформления – подлинники, копии, выписки, дубликаты. Управленческие документы можно представить в виде систем документа-

ции, основными из которых являются:

7

-организационно-правовая

-плановая

-распорядительная

-отчетная

-договорная

-информационно-справочная

-по личному составу

-бухгалтерского учета и отчетности

-по материально-техническому обеспечению

-по документационному и информационному обеспечению

-по основной деятельности.

В приложении 1 и 2 представлены схемы автоматизации делопроизводства при работе с исходящими и входящими документами.

3.1 Система организационно - правовой документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятия – это организация системы и процессов управления, то есть:

-создание, регистрация организации, предприятия и т.д.

-установление структуры, штатов,

-лицензирование,

-установление режима работы,

-реорганизация, ликвидация и т.д.

Организационная деятельность предприятия фиксируется в организацион- но-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, компетенцию, структуру, должностной состав и т.д. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия:

-заявление в Регистрационную палату,

-протокол собрания учредителей,

-учредительный договор,

-устав предприятия,

-свидетельство о регистрации в Регистрационной палате,

-свидетельство о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховом фондах и т.д.

Эта часть документов заверяется внешними организациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность предприятия и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатываются на предприятии и утверждаются его руководством:

-штатное расписание,

-положение о структурных подразделениях,

-положение о внутреннем распорядке,

8

-должностные инструкции,

-положение о коллегиальных органах,

-инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

С точки зрения срока действия организационные документы являются бессрочными: они действуют до отмены или утверждения новых документов.

По мере изменения характера деятельности предприятия в организацион- но-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение)

Организационно-правовые документы оформляются с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

-название учреждения (и подразделения – при необходимости),

-наименование вида документа,

-дата и номер,

-заголовок к тексту,

-подпись, гриф утверждения.

Датой документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки документы проходят в обязательном порядке процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями, лицами юридической службы, заместителем руководителя организации, курирующим данное направление деятельности.

Устав. Все предприятия действуют на основании устава – это один из учредительных документов. Устав – это правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, порядок деятельности юридического лица.

Текст устава может содержать следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Цель и виды деятельности.

3.Имущество предприятия (уставной капитал).

4.Порядок (организация) деятельности.

5.Управление.

6.Трудовой коллектив.

7.Учет и отчетность.

8.Ликвидация и реорганизация предприятия и др. разделы.

Устав оформляется с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка:

-наименование организации,

-наименование вида документа,

-место составления документа,

-подпись, гриф утверждения,

-отметка о регистрации устава,

-печати организации и регистрирующего органа.

9

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанав-

ливающий статус, права, обязанности и ответственность структурного подразделения.

Имеет следующие разделы:

1.Общие положения – в разделе указывается, на основании какого нормативного акта действует подразделение, чем руководствуется, кем возглавляется, кому подчиняется, порядок назначения и освобождения руководителя.

2.Основные задачи – перечень решаемых проблем, определяющих характер и направление деятельности.

3.Функции – перечисляются виды работ, которые должны выполняться для осуществления поставленных задач.

4.Права и обязанности – конкретные действия, которые осуществляет подразделение для выполнения задач.

5.Ответственность – устанавливаются виды дисциплинарной, административной, уголовной и другой ответственности, которую несет руководитель в случае невыполнения обязанностей.

6.Взаимоотношения – регламентируются документационные потоки, указывается, с какими подразделениями или предприятиями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет, кем рассматриваются разногласия.

Обязательные реквизиты: - наименование организации, - вид документа, - дата, - номер,

- место составления, - заголовок к тексту,

- подпись, гриф утверждения.

Подписывается руководителем подразделения, утверждается руководителем организации.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия (инструкция о ведении делопроизводства , должностная инструкция и т.д.).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен, следует, необходимо, имеет право, не допускается, рекомендуется, запрещается и т.д.» Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция может утверждаться специальным распорядительным актом или руководителем.

10