Документоведение

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно–правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст состоит из следующих разделов:

1.Общие положения – раздел включает наименование должности с обозначением структурного подразделения, кому непосредственно подчиняется работник, порядок назначения на должность и освобождение от должности, перечень нормативно-методических и других документов, которыми руководствуется работник, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования к специальным знаниям).

2.Должностные обязанности – перечисляются виды работ, выполняемые работником.

3.Права – определяются полномочия по выполнению возложенных обязанностей: право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, подписывать документы, обращаться с предложениями к руководителю, участвовать в совещаниях, запрашивать информацию, требовать выполнения определенных действий от других работников и т.д.

4.Ответственность – устанавливаются критерии оценки работы и мера ответственности (качество и своевременность выполнения работы, дисциплинарное, административное или уголовное наказание в соответствии с действующим законодательством).

5.Взаимоотношения – указывается: от кого, в какие сроки, какую получает и представляет информацию, с кем согласовывает документы и др.

Обязательные реквизиты:

- наименование организации, подразделения, - дата, - номер,

- место составления, - заголовок к тексту,

- подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция подписывается руководителем подразделения, утверждается руководителем предприятия (заместителем руководителя),инструкцию визируют юрист, руководитель заинтересованного подразделения.

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол ведется секретарем, оформляется на общем бланке формата А4.

В формуляр протокола входят следующие реквизиты: - наименование ведомства, организации (подразделения)

11

-вид документа (протокол)

-дата заседания,

-номер,

-место,

-гриф утверждения (если требуется)

-заголовок,

-текст,

-подписи.

Текст состоит из двух частей:

1.Вводная, в которой указываются председательствующий, секретарь, присутствующие (по алфавиту), повестка дня (о чем).

2.Основная, в которой фиксируется обсуждение вопросов (слушали, выступили, решили (постановили).

Требования к оформлению полного протокола:

Словом «председатель» начинается протокол, печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы.

При большом числе присутствующих указывается их число, а список прилагается.

Слова «слушали, выступали, решили» пишутся прописными буквами с новой строки, с двоеточием (зрительно разбивая текст).

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Пишется на одной строке вслед за цифрами порядкового номера.

Фамилия докладчика – с новой строки абзаца.

Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Текст доклада может прилагаться. Решения по некоторым вопросам подразделяются на пункты 1.1 1.2 и т.д.

Краткий протокол допускается при наличии стенограммы или текстов докладов, а также при ведении оперативных совещаний.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и размер оплаты труда работников. Для оформления используются реквизиты общего бланка:

-наименование организации,

-наименование вида документа,

-дата,

-номер,

-место составления,

-заголовок к тексту,

-подпись, гриф утверждения.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут плановоэкономическое подразделение и служба персонала отдела кадров. Проект визи-

12

руют: руководители подразделения, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

3.2 Система распорядительной документации.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять испол- нительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные властные предписания субъектов управления. Их адресатом являются конкретные учреждения, должностные лица и работники.

По сфере действия они делятся:

-на документы, издаваемые Президентом, Правительством, министерствами и т.д.

-издаваемые на уровне республик, краев, городов.

-правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

С точки зрения порядка принятия решений делятся:

-на документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления,

решения).

-документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

(приказы, распоряжения, указания).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:

1.Изучение существа вопроса и подготовка проекта документа.

2.Обсуждение и принятие решений на заседании коллегиального органа (решения, постановления).

3.Согласование и подписание.

Подготовка проекта документа требует сбора необходимой информации по существу вопроса. Для этого используют информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку.

Распорядительный документ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем» (начинается с предлога «о», например: о назначении, о введении и т.д.). Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимоза-

висимых частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их

13

оценка, иногда указывается акт вышестоящего органа, во исполнение которого издается распорядительный акт. Констатирующая часть может отсутствовать.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет (в коллегиальном постановлении), решает, решил (в решении), предлагаю (в распоряжении), приказываю (в приказе). Эти слова печатаются прописными буквами или строчными в разрядку. Они зрительно выделяются и отделяют констатирующую часть от распорядительной. Располагаются они в отдельной строке от нулевого положения табулятора.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части (распорядительной).

Формулировки текста распорядительных документов должны быть конструктивными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме:

«подготовить, зачислить, организовать, возложить, обеспечить,

разработать» и т.д. Срок выполнения должен быть реальным, отдельным для каждого пункта. В конце текста помещается перечень документов, утративших силу с введением данного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4.

Реквизиты:

-герб,

-наименование организации, ведомства,

-название вида документа,

-дата,

-номер,

-место составления,

-заголовок,

-текст,

-подпись,

-отметки о согласовании.

Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Приказы, распоряжения, решения визируются должностными лицами, со-

ставляющими проект документа, ответственными за исполнение, юрисконсультом, при необходимости финансовой службой.

Приказы и распоряжения подписываются руководителем или заместите-

лем.

Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря коллегиального органа.

Подписывается первый экземпляр, изготовленный на бланке.

14

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, коллегиальными органами субъектов РФ, общественными организациями по наиболее важным вопросам.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, министерств, ведомств и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Различают приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, изменении структуры и штатов, утверждения положений, инструкций, правил, при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, информационного и документального обеспечения, социальной политики и т.д.

Приказы по личному составу регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий, поощрений. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Постановляющая часть (распорядительная) излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждый пункт содержит только одно задание с конкретным сроком (может не указываться срок, если действие

носит постоянный характер).

Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа или организации в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций или должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах отсутствует ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части.

Указание – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информаци- онно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и др. правовых актов данной или вышестоя-

15

щей организации. Оформляется аналогично приказам, но ключевыми могут быть слова «обязываю, предлагаю» в зависимости от содержания.

3.3. Информационносправочная документация.

Назначение и состав

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы: акты, справки, докладные записки, письма, телеграммы и т.д.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к распорядительным документам и, в отличие от последних, не являются обязательными для исполнения, не содержат поручений. Информация, которая содержится

вэтих материалах, может быть лишь принята к сведению или может побуждать

кдействию, т.е. инициировать управленческие решения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной в вышестоящую организацию.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию руководителя.

Цель инициативной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой части излагаются причины, факты, события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, выводы, предложения, просьбы.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Обязательные реквизиты:

-наименование организации (подразделения),

-наименование вида документа,

-дата,

-номер,

-место составления (для внешней докладной записки),

-адресат,

-подпись.

16

Служебная записка – документ, близкий по назначению докладной, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какоголибо факта, случая, происшествия (или поясняющий содержание отдельных положений основного документа). Составляется работником и представляется вышестоящему должностному лицу. Состоит из двух частей: 1) факты, 2) при-

чины.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем; используется для оперативной передачи служебной информации. В тексте не должно быть сложных оборотов и более 50 слов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или исполнителем. Принимаемая телефонограмма может быть записана от руки, аппаратурой или стенографически, а потом расшифрована и распечатана;. проверяется повторным чтением в конце передачи.

Реквизиты приема-передачи одинаковые:

-исходящий номер,

-наименование должности,

-Ф.И.О. отправителя,

-подпись принявшего лица,

-входящий номер,

-время передачи.

Служебное письмо. Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка, обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение), которые используются для оперативного информационного обмена между организациями.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и другое).

Содержание переписки может быть очень разнообразным: нормативное письмо, заявка, обращение граждан, запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и другое.

17

Служебное письмо – это обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом передачи текста: пересылок по почте.

При ведении служебной переписки должны соблюдаться следующие правила:

-письмо оформляется на бланке письма (лист бумаги с воспроизведенными постоянными реквизитами) формата А4 или А5;

-подписывается руководителем организации или заместителем (в пределах компетенции);

-письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

-независимо от содержания письмо должно излагаться официальноделовым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Обязательными реквизитами письма являются: -наименование организации автора, -справочные данные об организации,

-дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа,

-адресат, -заголовок к тексту, -текст, подпись,

-отметка об исполнителе, -отметка о наличии приложений, -в гарантийных письмах - печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты должны излагаться лаконично, ясно, не допускать различного толкования.

Текст может быть простым и сложным. Сложные письма содержат: вступление (причина написания письма, история, факты), основную часть (доказательства или убеждения) и заключение (основная цель письма).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать более одного вопроса.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название вида документа.

4.Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01-Государственный герб Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской Федерации; 03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

18

04-код организации; 05-основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридиче-

ского лица; 06-идентификационный номер налогоплательщика/код причины постанов-

ки на учет (ИНН/КПП); 07-код формы документа;

08-наименование организации;

09-справочные данные об организации;

10-наименование вида документа;

11-дата документа;

12-регистрационный номер документа; 13-ссылка на регистрационный номер и дата документа; 14-место составления или издания документа; 15-адресат; 16-гриф утверждения документа; 17-резолюция;

18-заголовок к тексту;

19-отметка о контроле;

20-текст документа;

21-отметка о наличии приложения;

22-подпись;

23-гриф согласования документа;

24-визы согласования документа;

25-оттиск печати;

26отметка о заверении копии;

27-отметка об исполнителе; 28-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29-отметка о поступлении документа в организацию;

30-идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на документах показано на рис.

19

20

21 22 25

23 24 26

Рис. Схема расположения реквизитов документа

20