Документоведение

Основные требования, предъявляемые к формированию дел

1.В дело помещаются документы, работа по которым завершена,

2.Документы, подшиваемые в дело, должны быть подлинниками или заверенными копиями,

3.В дело помещается, как правило, один экземпляр документа,

4.Каждый документ, помещённый в дело, должен быть правильно оформлен ( иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.),

5.В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов,

6.В дело формируются документы одного года,

7.Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело,

8.Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности,

9.Документы разных сроков хранения формируются в разные дела,

10.Приложения подшиваются вместе с документами, к которым они

относятся.

21

Перечень документов, рекомендуемых для разработки на практических занятиях

1.Протокол №1 собрания учредителей.

2.Титульный лист устава.

3.Выписка из устава. Цели и основные направления деятельности предприятия

4.Общий бланк предприятия и бланк для писем.

5.Штатное расписание на: …….… год.

6.Приказ по личному составу.

7.Приказ по основной деятельности.

8.Рекламно-информационное письмо.

9.Письмо -ответ.

10.Объяснительная записка.

11.Телефонограмма.

12.Журнал регистрации входящих документов.

13.Журнал регистрации исходящих документов.

14.Заявка на материально-техническое обеспечение.

15.Договор на выполнение работ.

16.Акт приемки-сдачи работ.

17.Должностная инструкция(специалиста по защите информации). 18.Номенклатура дел предприятия.

19.Положение о структурном подразделении(отдел документального обеспечения).

20.Трудовой контракт.

22

Вопросы для аттестации по курсу "Документоведение"

1.Требования к бланковой документации.

2.Схема расположения реквизитов организационнораспорядительных документов.

3.Нормативно-методическая база делопроизводства.

4.Роль документальной информации в системе управления.

5.Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

6.Унификация и стандартизация управленческих документов.

7.Государственная система документационного обеспечения управления. Назначение. Основные положения.

8.Состав реквизитов организационно-распорядительной документации.

9.Основные системы управленческих документов, их классификация.

10.Терминологическая система документоведения.

11.Система организационно-правовой документации. Назначение, содержание, правила разработки и оформления.

12.Система распорядительной документации. Назначение, содержание, основные документы.

13.Информационно-справочная документация. Назначение и состав.

14.Служебное письмо. Основные требования к деловой переписке.

15.Служебное письмо. Постоянные и переменные реквизиты.

16.Особенности официально-делового стиля документа.

17.Язык документа. Основные требования к управленческой информации.

18.Требования к текстам документов. Употребление специальной лексики.

19.Этикет делового общения. Нормы делового этикета при ведении переписки.

20.Требования к текстам документов. Применение сокращенных слов в служебных документах.

21.Требования к текстам документов. Употребление языковых формул

22.Требования к текстам документов. Построение предложений.

23.Оформление дат и чисел в документах.

24.Требования к оформлению отчетов о научно-исследвательской работе.

25.Документооборот предприятия. Схема организации работы с документами.

26.Документооборот предприятия. Порядок работы с внутренними документами.

27.Документооборот предприятия. Требования к формированию дел.

23

Терминологический словарь

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем ДОУ.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумажном или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документация – комплект документов сгруппированных по какому-либо признаку.

Документооборот – это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или уничтожение.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых в одну обложку.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень номеров и названий дел, с указанием количества томов, сроков хранения и статьи из документа, определяющего эти сроки.

Архив – место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определённым правилам.

Реквизиты (от латинского requisitum – требуемое, необходимое) – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Формуляр документа – набор реквизитов официального документа, расположенных в определённой последовательности.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ

ккоторой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность правил, устанавливающих единые требования

кдокументированию управленческой деятельности и организации работы

сдокументами.

Унифицированные системы документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, средств их ведения, нормативных материалов по их разработке и применению.

24

Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

25

Библиографический список

1.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. 2-е изд. М.: Инфра – М, 2001.

2.Кирсанова М.В., Аксенонов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 4-е изд. М.: Инфра – М; Новосибирск, 2001.

3.Андреева В.И.. Делопроизводство: Пактическое пособие. 7-е изд. М.: ЗАО "Бизнес - школа Интел – синтез", 2000.

4.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. 5-е – изд. М.:

ПРИОР, 2000.

26

Приложение 3

Сроки хранения документов (Выписка из перечня типовых документов, образующихся в деятельности

организаций, с указанием сроков хранения

(М. 2001)

7.Ст. 35 Должностные инструкции

29

Продолжение приложения 3

30