DOU_Lektsia_8

Лекция 8

Тема: Организация постоянного хранения управленческих документов. Номенклатура дел.

1. Особенности хранения управленческих документов.

Хранение документов осуществляется в специально оборудованных помещениях службы ДОУ, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафы, сейфы, стеллажи). При этом конфиденциальные документы хранятся отдельно от неконфиденциальных. Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов. В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала, соответствующего подразделения службы ДОУ. 

2. Дело, его назначение и состав. Группировка дел. Формирование дел. Индексация дел. 

При направлении на оперативное хранение документы собираются в дела. 

Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: 

• Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

• Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешение одного вопроса.

• Помещать приложения вместе с основными документами.

• Группировать  в дело документы одного календарного года, за исключением преходящих дел.

• Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

• В дело не должны помещаться документы подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики. 

Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам: 

• Номинальному (по виду: приказы, акты и т.д).

• Предметно (вопросном).

• Авторскому (по автору, комиссии и т.д).

• Корреспондентском (по корреспонденту).

• Географическому.

• К хронологическому (по временным параметрам).

• Экспертному (с учетом сроков хранения).

При классификации документов, как правило, используется несколько признаков, которые отражаются в заголовке дела. Заголовки дел должны быть краткими и отражать смысловое содержание документов, они состоят из названия вида документа, указания на главное содержание документа и указание на период к которому относятся данные документа. 

Дела, оформляемые при передаче документов на хранение, подлежат индексации, в ходе которой делам присваивают индексы или номера. В начале индексации следуют, как правило, наиболее важные дела, затем второстепенные. При индексации дела распределяют первоначально по разделам соответствующим одному из крупных направлений деятельности организации, а затем уже внутри соответствующего раздела в порядке убывания значимости той или иной группы документов. Индекс документов представляет собой дробь 2/2 радел 2 дело 2.

3. Номенклатура дел. Правила разработки и ведения номенклатуры дел. Виды и состав номенклатуры дел. 

Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно поисковой системы. 

Разливают два типа номенклатур дел:

• Типовая номенклатура.

• Конкурентная номенклатура дел.

Типовая форма номенклатуры дел, принципы формирования заголовков дел, порядок согласования и утверждения разрабатываются ВНИИД (Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения). Типовые номенклатуры дел составляются также в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел. 

Конкурентная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия. Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы, учреждения или предприятия. Номенклатуру дела надо составлять в соответствии с правилами ЕГСД. При составлении конкретных номенклатур дел организации в качестве основы могут использоваться примерные номенклатуры дел, она является рекомендательным документом, устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций. Наличие примерной  номенклатуры дел существенно облегчает составление индивидуальной номенклатуры дел, т.к заголовки дел и сроки их хранения из пример ной могут переносится в конкретную без изменений. 

Форма  документа " Номенклатура дел" включает 5 граф:

• В 1 графе указывается присвоенный индекс документа передающегося на хранение

• Во 2 графе включается заголовок дела( тома, части) 

• 3 графа указывает на количество дел ( томов, частей) всего 

• 4 графа содержит сведения о сроке хранения дела и номере статьи по перечню

• 5 графа необходима для пояснения разного рода примечаний: отметки о заведении новых дел; о передаче дел в архив; о преходящих делах; о выделении дел к уничтожению и т.д.

Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах: первый хранится в деле, второй в месте хранения, третий в архиве организации