DOU_Lektsia_9
.doc
Лекция 9
Тема: Научная и практическая ценность документов.
1. Возникновение и развитие экспертизы ценности документов.
В процессе документирования деятельности учреждений, организаций и предприятий ежегодно создаются миллионы документов. Практическая и научная ценность их различна.
Экспертизой ценности документа называется отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критерий. Проблема экспертизы ценности документов возникла в связи с практическими потребностями хранения документов в архивах учреждений. Пока в учреждениях хранилась сравнительно небольшое количество документов, такой проблемы не было.
В результате реформы государственного аппарата в начале XIX века сложился громоздкий бюрократический аппарат, что вызвало потребность в огромном увеличении документов. В этих условиях накопление большого количества документов в учреждениях, передача их в архивы, поставила вопрос о возможном и целесообразном количестве хранимых документов. В России экспертиза ценности документов в архивах началась в 30-40 гг. XIX века. Суть работы заключалась в отборе документов, не потерявших практического значения для деятельности учреждений и уничтожении остальных. Эта работа называлась разборкой решенных дел с целью уничтожения ненужных бумаг. Единых критерий отбора и уничтожения дел не было. Архив каждого ведомства решал эти вопросы индивидуально. В
1845 году "Учреждением губернских правлений" экспертиза ценностей документов была введена законодательным порядком, по которому документы должны были хранить 10 лет, определись первые критерии документов, подлежащих уничтожению. В 1918 году после подписания Лениным декрета "О реорганизации и централизации архивного дела" экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. В январе 1919 года была издана специальная инструкция по вопросам экспертизы "О хранении и уничтожении архивных дел", определившая сроки хранения документов и порядок выделения документальных материалов, не подлежащих хранению.
В 1920-1930 гг. в советском архивоведении были решены основные теоретические и методические вопросы экспертизы ценности документов:
-
Определены главные принципы и критерии определения ценностей документов.
-
Решены основные методические вопросы экспертизы.
-
Определена сеть экспертных органов.
В последние годы вопросы экспертизы ценности документов получили дальнейшее развитие, как в нормативных актах, так и в методических пособиях, и в литературе. В конце 50 начале 60 гг. XX века архивные органы распределили на 4 группы, от учреждений, включенных в первые два списка, документы принимаются на государственное хранение, от учреждений третьего списка материалы принимаются выборочно, от учреждения четвертого списка материалы не принимаются вообще.
В 1963 году был издан документ, который стал дальнейшим шагом в развитии теории и практики экспертизы. По новым правилам экспертиза проводится предварительно в делопроизводстве, а не в архиве как раньше.
2. Методологические и теоретические основы экспертизы.
Основные задачи, принципы и методы проведения экспертизы закреплены в основных положениях ЕГСД (единая государственная система делопроизводства). Ценность документов устанавливается в соответствии с принципами историзма, системности и целостности.
Принцип историзма означает, что оценивать документы следует с точки зрения их роли, места, значения в историческом процессе развития общества.
Принципы системности предполагает оценку с учетом различных факторов, влияющих на данные документы.
Принцип целостности означает, что каждый документ оценивается не только сам по себе, но и в комплексе с другими документами, связанными с ним общностью содержания, авторства и т.д.
Система делится на три группы комплексно применяемых критерий:
-
Происхождение – к критериям происхождения относятся:
-
роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
-
значение физического лица в жизни общества;
-
время и место образования документа.
-
-
Содержание – к критериям содержания относятся:
-
значимость события (явления), отраженного в документе;
-
значение имеющейся в документе информации;
-
повторение информации документа в других документах;
-
вид документа;
-
подлинность документа.
-
-
Внешние особенности документов – к критериям внешних особенностей документов относятся:
-
форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформление документа;
-
физическое состояние документа.
-
Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях. Но помимо общих критерий должны учитываться некоторые специальные:
-
Стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат.
-
Наличие сопроводительной документации и соответствующего электронного оборудования.