Тема 2. Методология создания бухгалтерских информационных систем.

1. Общие вопросы создания бухгалтерских информационных систем.

2. Формализация учетных процессов в БИС.

3. Организация и ведение нормативно-справочного фонда.

4. Первичные документы в БИС. Накопительные регистры.

5. Технология обработки учетной информации.

6. Составление технических инструкций.

7. Внедрение проекта.

1.

Процесс компьютеризации бухгалтерского учета потребовал создания соответствующей методологии ее проведения, включающей подготовительные мероприятия, обследование объекта, систематизацию данных обследования и их анализ, разработку технологических решений и их внедрение.

Существуют две принципиально разные технологии компьютеризации бухгалтерского учета. Первая, заключается в том, что между формулированием постановки задачи, разработкой технического проекта и его внедрением возникают паузы, причем первый и второй этапы могут быть выполнены разными специалистами. Поэтому, недоработки, допущенные в постановочной части, переходят в технический проект, поскольку к тому времени, когда дело доходит до этого этапа, постановщик, как правило, занят другой задачей.

Вторая технология характерна для ведущих западных разработчиков. Она более продуктивна, поскольку предполагает создание бригады, которая ведет разработку от начала до внедрения. В бригаду входят постановщик, системщик, несколько программистов-прикладников, администратор, секретарь, научный руководитель разработки. Такой состав дает возможность сократить сроки разработок и обеспечить нормальное внедрение. В сложившихся экономических условиях лишь единичные организации (в основном те, деятельностью которых является разработка программных продуктов) могут позволить себе содержать такие бригады.

Один из выходов в создавшейся ситуации – применение так называемой прототипной технологии, суть которой можно свести к следующему. По обоюдному согласию разработчик не представляет заказчику документ «Постановка задачи», хотя по мере проектирования формулирует его для себя. После обследования предметной области, в ходе которого разработчик готовит перечень задач, он определяет последовательность их решения и формы выходных ведомостей. Далее разрабатываются программные решения, реализующие прототип основного меню и меню других уровней. При выборе того или иного режима вместо расчетов и обработки данных на экране монитора высвечивается прототип ведомости, которая будет сформирована в результате выполнения (в будущем) данного режима. После этого разработчик знакомит пользователя с созданными прототипами, и тот при необходимости делает уточнения и изменения, которые оперативно вносятся в прототипы, и осваивает разработанный диалог. Он становится как бы единомышленником разработчика. Именно такой подход использовался при разработке АРМ бухгалтеров по различным участкам учета.

К подготовительным мероприятиям относятся разъяснения сущности автоматизации учетных работ, заключение договора с проектной организацией, ознакомление в общих чертах с производственным процессом хозяйственных подразделений предприятия, с работой бухгалтерии.

После подготовки начинается обследование объекта автоматизации, изучение учетной информации и особенностей организации производственно-хозяйственной деятельности. Одновременно с этим производится сбор данных об объемах вычислительных работ, систематизируются действующие классификаторы, формы первичных и сводных документов, ценники, таблицы, инструкции и положения по организации учета и т.п. Эти материалы позволяют определить уровень состояния учета и вычислительных работ и решить вопрос об наиболее эффективном использовании компьютерной техники.

Эффективность функционирования разрабатываемой системы зависит от полноты охвата циркулирующей в системе информации, что может быть выявлено только при тщательном и всестороннем обследовании потоков информации, степени обособленности и интеграции, характера движения, повторяемости и возможности их регулирования. Цель такого изучения заключается в исключении дублирования, а также в установлении механизма связи первичной, промежуточной и результатной информации, представленного в виде алгоритмов обработки.

Одной из целей обследования является сбор данных, необходимых для определения основных параметров и характеристик действующей на предприятии системы обработки информации. Существует несколько методов обследования объектов автоматизации, причем наиболее распространенным являются анкетный, опросный, расчетный и аналогии.

Анкетный метод (или саморегистрации) заключается в том, что обследование проводится с помощью анкет, заполняемых конкретными работниками без участия обследования. При опросном ответы регистрируются на рабочем месте исполнителя. Расчетный метод сводится к определению трудоемкости учетных работ и применяется в тех случаях, когда вместо точного подсчета показателей можно вывести их расчетным путем. Метод аналогии – сокращенный, при его применении результаты обследования учетной информации одного предприятия или подразделения распространяются на все аналогичные структуры. При обследовании часто приходится использовать одновременно несколько методов, причем наиболее часто опрос, при котором на каждого исполнителя заполняется опросный лист или другие документы (карты обследования, таблицы и т.п.). Кроме того, существуют такие методы, как обследование на основе опроса работников различных служб и руководителей подразделений, ознакомление с обязанностями сотрудников, данными первичных документов, результатной информацией, сущностью выполняемых работ и задач.

При проведении обследования объект автоматизации может рассматриваться в следующих аспектах: информационном, технологическом, организационном, методологическом и техническом. Первый по видам работ характеризует используемые первичные и выходные документы, состав файловой системы, структуры файлов, наличие и содержание нормативно-справочной информации. При втором определяются перечень и характеристика задач, порядок их выполнения и решения, уровень автоматизации.

Третий предполагает анализ данных о структуре подразделения – состав, схему подчиненности, должностные обязанности сотрудников, четвертый – изучение существующих инструкций, нормативных документов, регламентирующих работу отделов, пятый – состав имеющейся вычислительной техники и ПО.

В результате обработки материалов обследования необходимо выявить следующие данные: объем вычислительных работ, технологический процесс ведения учета, структуру аппарата бухгалтерии, оборот каждого вида первичных документов, перечень используемых классификаторов, группировочных и отчетных регистров.

Перечни данных, которые могут быть использованы при обследовании объекта автоматизации. Данные вносятся по экономическим задачам, видам работ и функциям управления.

Состав и количество первичных документов:

1. Порядковый номер.

2. Наименование документа и его типовой документ.

3. Структурное подразделение, где возникает документ.

4. Количество за месяц (год).

5. Количество срок в документе.

6. Количество документострок.

7. Объем обрабатываемой цифровой информации.

8. Объем обрабатываемой алфавитной информации.

Состав и количество отчетных форм:

1. Порядковый номер.

2. Наименование задачи (код).

3. Наименование документа или формы.

4. Периодичность заполнения.

5. Количество строк.

6. Объем цифровой информации.

7. Объем алфавитной информации.

Перечень файлов по I-той задаче:

1. Порядковый номер.

2. Наименование массива.

3. Условное обозначение.

4. Вид машинного носителя.

5. Количество копий массива.

6. Периодичность обновления файла за выбранный период.

7. Объем занимаемого дискового полупространства.

8. Периодичность обращения к файлу.

9. Задачи, в которых используется массив.

10. Примечания.

Структура файла:

1. Наименование реквизита.

2. Размерность.

Состав и характеристика классификаторов:

1. Порядковый номер.

2. Наименование классификатора.

3. система построения кода.

4. Значность кода.

5. Задачи, в которых будут использоваться классификаторы.

Систематизация данных обследования и их анализ позволяют наметить основные положения проекта. Выводы и предложения обсуждаются с работниками бухгалтерии. После утверждения выводов приступают к разработке проекта и его опробованию.

По назначению проекты разделяются на типовые и индивидуальные. Типовые предназначены для предприятий и организаций, однородных по своей деятельности и где возможна одинаковая организация учета. Они создаются на основе стандартов по учету утвержденных номенклатур и типовых первичных документов. Принимается во внимание также порядок ведения учета, составления бухгалтерской и статистической отчетности. Эти проекты облегчают проведения автоматизации учетных работ, способствуют сокращению сроков внедрения, затрат труда и денежных средств. Индивидуальные проекты разрабатываются непосредственно на предприятии или в хозяйственной организации применительно к конкретному участку. Большую помощь при этом оказывают типовые проекты, в которых решены принципиальные вопросы автоматизации.

Проект автоматизации обычно включает основные положения (принципиальную часть) и рабочую часть (технологию автоматизированной обработки данных, программное обеспечение). Основные положения содержат описание классификаторов учетно-плановых и других номенклатур, форм первичных документов, форм накопительных (группировочных) и отчетных сводок и их назначение. В рабочей части детально отражается технологический процесс обработки информации и технологическая документация (инструкции пользователю по всем операциям технологического процесса, описание программных решений).

Проект автоматизации бухгалтерского учета должен охватывать участки учета. При разработке проектных решений для каждого из них следует помнить об их взаимосвязи.

2.

Организация бухгалтерского учета характеризуется предметный областью и, вбирая в себя все особенности хозяйственного субъекта, представляет собой сложную систему, оперирующую большим числом взаимосвязанных учетных компонентов постоянного и переменного характера, которые отражают функции и ограничения изменений отдельных элементов учета и, следовательно, подвержены высокой степени формализации с использованием аппарата моделирования. Кроме того, бухгалтерский учет в России есть весьма динамичная система, что проявляется в постоянных дополнениях и изменениях в налогообложении и методологии ведения учетных регистров, в которых четко выделяются три группы.

Первая группа изменений связана с адаптацией учета к условиям международных стандартов. В экономическую теорию и практику работы отечественных предприятий всех форм собственности введены национальные стандарты – Положения бухгалтерского учета (ПБУ). Внедрение каждого нового положения вызывает изменения в системе регулирования бухгалтерского учета. Всего планируется разработать и принять 30 стандартов ПБУ.

Вторая группа изменений в методике учета связана с появлением новых объектов учета, ранее не применявшихся. Так, например, с 1994 г. в хозяйственную практику введены векселя и казначейские обязательства. Организация их учета привела к необходимости внести изменения в План счетов.

Третья группа изменений, которые носят постоянный характер, связана с внесением дополнений и изменений в налоговое законодательство.

Бухгалтерский учет в своей основе всегда был связан с математическим аппаратом. Применение в учете методов моделирования обусловлено тем, что он представляет собой модель хозяйственной деятельности предприятия.

Специалисты разработали следующую классификацию моделей бухгалтерского учета:

• экономико-организационные, отражающие методологические основы ведения учета и, как следствие, связанные с учетной политикой предприятия;

• экономико-математические, построенные с использованием методов целочисленного линейного программирования;

• учетно-экономические, построенные по принципу двойной записи и отражающие экономическую сущность объекта или процесса;

• функциональные, отражающие функциональные характеристики моделируемого объекта или процесса;

• структурные, основанные на структурном сходстве объекта и модели, точно описывающие состояние и поведение объекта или процесса.

Процесс моделирования бухгалтерского учета заключается в использовании методологии, направленной на упорядочение получения и обработки информации об учетных объектах. Кроме того, в условиях функционирования локальной вычислительной сети важное значение приобретают вопросы информационного обмена между узлами сети, требующего оптимальной структуры передаваемых и используемых массивов учетной информации. Для этого целесообразно применить универсальную схему организации бухгалтерского учета по методу структурного моделирования учета.

Для построения схемы использовались понятия «первичный документ общего вида», «стандартная бухгалтерская запись», «модель счетоводства».

Первичный документ общего вида представляет собой универсальный тип бухгалтерского документа в полном или укороченном виде, что зависит от конкретных условий. Стандартная бухгалтерская запись соответствует внутримашинной записи учетной фразы и имеет структуру, позволяющую отразить любые хозяйственные операции. Использование стандартной бухгалтерской записи общего вида означает идентичность структур массивов данных по всем участкам учета, что в условиях функционирования ЛВС обеспечит минимизацию затрат при обмене данных между узлами.

В процессе обработки информации целесообразно выделить следующие связанные между собой этапы:

• оформление и регистрация в первичных документах совершенной хозяйственной операции, накопление и обобщение данных в местах регистрации;

9