Варіант 3

1. Охарактеризуйте основні риси виконавчого діловодства.

Діловодство це діяльність, яка охоплює документоведення, або документаційне забезпечення управління роботою установ, підприємств, організацій, та робота з документами під час виконання управлінських справ керівними органами всіх рівнів. Основними елементами діловодства є писані документи, й документоведення, тобто створення документів, та організація роботи з ними.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух документів, їхнє зберігання та використання.

Документообіг – це рух документів в установі з моменту їхнього створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Обсяг документообігу – це кількість документів, яка походить через установу протягом року.

Обсяг документообігу враховують при виборі форми організації роботи з документами.

Визначають три основні форми:

Централізована – усі операції з документами виконуються канцелярією або секретарем установи. Цю форму доцільно використовувати в установах, організаціях, підприємствах та фірмах як з великим обсягом документообігу, так і з малим.

Децентралізована – усі операції з документами здійснюються у структурних підрозділах, що розділені територіально. Характерна для організацій, що мають складну структуру.

Змішана – частину операцій з документами здійснює канцелярія, а інші операції виконують секретарі структурних підрозділів. Використовується в організаціях із складною структурою і великим обсягом документообігу.

Документообіг в установах здійснюється у вигляді потоків документів, що рухаються між пунктами обробки інформації (керівник, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки документів (канцелярія, копіювально-розмножувальна служба та ін.).

Визначають три основні потоки документів:

• вхідні (документи, що надсилаються до установи);

• вихідні (документи, що створюються в установі і надсилаються в інші організації);

• внутрішні (документи, що створюються в установі і не виходять за її межі).

Однією з важливих умов раціонального руху документів в установі є чіткий розподіл функцій між виконавцями в установі. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів та посадових осіб, а також позитивно впливає на процес управління в цілому.

Документообіг включає:

• прийом, обробку, розподіл кореспонденції;

• передачу і доставку документів;

• реєстрацію документів;

• контроль за виконанням документів.

Після виконання документи відповідно до номенклатури формують у справи, в яких вони зберігаються протягом року. Наприкінці року справи оформляють і передають до архіву установи.

2. Правила оформлення додатків.

Додатки доповнюють, пояснюють документ у цілому або окремі його питання. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• Додатки, що затверджуються і вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

• Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

• Додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформляти на стандартних аркушах і мати всі необхідні для даного виду документа реквізити.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату та індекс. Відмітка робиться у верхній частині першого аркуша додатка з 40 друкарського знака (10см на лінійці редактора Word) від лівого поля.

У разі наявності кількох додатків їх нумерують. Наприклад: Додаток 2. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюють так:

1. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатка оформлюється так:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

2. Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється так:

Додаток: висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 25.01.02 № 4 і додаток до нього на 21 арк. у двох прим.

Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не зазначаються.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

3. Якщо додаток надсилається не за всіма адресами, зазначеними в документі, відмітку по наявність додатків оформляють так:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.