Тема 8 "Регистры и формы бухгалтерского учета".

Hа основании документов производятся записи хозяйственных операций на счета бухгалтерского учета. Hа практике в качестве счетов бухгалтерского учета используются учетные регистры.

Регистры бухгалтерского учета это таблицы специальной формы, которые предназначены для записей хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерских документах.

В соответствии со ст. 10 Закона о бухгалтерском учете регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

По внешнему виду регистры подразделяются на книги (журналы), карточки, свободные листы.

Книги (журналы) это сброшюрованные листы определенного формата со специальными графами. Страницы в книгах нумеруются, а в кассовой книге прошнуровываются. В конце указывается количество страниц, подписи руководителя, главного бухгалтера и печать. В этом состоит преимущество книги, т.к. нельзя изъять листы с целью сокрытия злоупотребления. Hедостатком книг в том, что работу по их ведению нельзя распределить между счетными работниками.

Карточки это специальные таблицы из плотной бумаги или тонкого картона. Каждой карточке присваивается порядковый номер. Хранятся они в картотеках. В основном карточки прменяются для учета товарно-материальных ценностей в натурально-стоимостном выражении. С карточками могут работать несколько человек, их также можно заполнять на пишущих машинках. Hо их можно изъять или подменить с целью сокрытия злоупотребления. В этом их недостаток.

Свободные (отдельные) листы это специальные таблицы большого формата. Они хранятся в специальных папках. Отдельные (свободные) листы используются для составления группировочных ведомостей, ведения журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей. Они предназначены для синтетического и аналитического учета.

По видам записи учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах операции отражаются по времени их всесовершенствования и постуление документов в бухгалтерии. К ним относятся регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций.

В систематических регистрах ведется учет однородных хозяйственных операций по синтетическим счетам. Примером является Главная книга.

В комбинированных регистрах хронологические и систематические записи совмещаются. К ним относятся многие журналы-ордера, журналы и книги аналитического.

По назначению регистры бывают синтетические и аналитические. В синтетических ведется синтетический учет (Главная книга, большинство журналов-ордеров), в аналитических аналитический (карточки, книги, ведомости).

Записи в учетные регистры производит бухгалтер, поэтому он должен знать, как в них делаются записи, а также исправляются ошибки. В ст. 10 Закона о бухгалтерском учете указано, что правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Записи в учетных регистрах производятся вручную чернилами или шариковой ручкой, а также на пишущей машинке или с помощью ЭВМ. Записи ведутся аккуратно, без подчисток и помарок. Допущенные ошибки исправляются одним из трех способов. Корректурным (исправление делаются как в документах), дополнительной проводки, "красное сторно" (сторнировочный).

Корректурный способ применяется для исправления суммы, если ошибка обнаружена до составления баланса.

Способ дополнительной проводки применяется в том случае, если проводка составлена на меньшую сумму, чем требуется. В этом случае составляется дополнительная проводка на сумму разницы и затрагивает те же счета.

Hапример: в торговом предприятии начислен износ основных средств 12 350 руб.

Составлена проводка:

Д-т К-т Сумма

44 "Издержки 02 "Износ основных 12 350 руб.

обращения" средств"

При проверке расчета оказалось, что сумма износа должна составить 12 800 руб. Hа недочисленную сумму разницы 450 руб. Составляется такая же проводка.

Сторнировочный ("красное сторно") способ исправления используется в том случае, когда неправильно составлена бухгалтерская проводка или ошибка. Обнаружена после составления баланса. Для исправления этой ошибки составляется неправильная проводка, но красными чернилами. Эта проводка записывается на счета бухгалтерского учета. Затем составляется правильная проводка обычными чернилами и также отражается на счета. При подсчете итогов цифры, записанные красными чернилами, вычитается и таким образом ошибка исправляется.

Hапример, при начислении пособии по временной нетрудоспособности была неправильно составлена и записана в учетные регистры бухгалтерская проводка:

Д-т К-т Сумма

1) 44 "Издержки 70 "Расчеты с персо-

обращения" налом по оплате труда" 1380 руб.

Для исправления этой ошибки нужно составить такую же проводку, но красными чернилами:

Д-т К-т Сумма

2) 44 "Издержки 70 "Расчеты с персо-

обращения" налом по оплате труда" 1380 руб.

Затем следует составить правильную проводку:

Д-т К-т Сумма

3) 69 "Расчеты по со70 "Расчеты с персона-

циальному страхоналом по оплате труда 1380 руб.

ванию и обеспече-

нию

Hа схеме счета 70 "Расчеты по оплате труда" исправление способом "красное сторно" будет отражено следующим образом:

Д-т 70 "Расчеты по оплате труда" К-т

-----------------------┬------------------------

├ С-до 7 000

├-----------------------

├ 1) 1380

├ 2) 1380

├ 3) 1380

├------------------------

├ оборот 1380

├ с-до 7000

Сторнировочный способ используется также и в том случае, если требуется уменьшить суммы ранее составленных бухгалтерских проводок.

Как уже было указано, Законом о бухгалтерском учета ст. 10 определено назначение регистров, порядок отражения в них хозяйственных операций и ответственность за это. В этой статье, кроме того, указано, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. За ее разглашение лица, имеющие доступ к информации, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

В зависимости от вида и обьема деятельности на предприятии пременяется определенное количество регистров. Их строение, взаимосвязь, последовательность и способы записи хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета это определенная система сочетаний и построения учетных регистров, последовательности и способов записей в них.

В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета мемориально-ордерная, книжно-журнальная, журнально-ордерная, таблично-автоматизированная. Hа малых предприятиях применяется простая и упрощенная формы бухгалтерского учета.

Одной из старейших форм является мемориально-ордерная. Hа основании первичных документов, поступивших в бухгалтерию, составляются бухгалтерские проводки, оформлением в виде мемориальных ордеров. Мемориальные ордера также составляются по группе документов, данные которых систематизированы в накопительных ведомостях по признаку однородности операций.

За каждым мемориальным ордером закрепляются постоянный номер, который регистрируется в специальном регистрационном журнале. По некоторым синтетическим счетам ведутся карточки аналитического учета.

Регистром синтетического учета при этой форме является Главная книга, записи в которую производятся на основании мемориальных ордеров. В конце месяца по итогам синтетических счетов Главной книги составляется оборотная ведомость, которая используется для составления бухгалтерского баланса.

В системе потребительской кооперации с 1952 г. применяется книжно-журнальная форма, в основу которой положена измененная и усовершенствованная мемориально-ордерная.

При книжно-журнальной форме бухгалтерского учета по наиболее массовым операциям записи ведутся в специальных журналах, строения которых специализировано в зависимости от особенностей операции и счетов, по которым они открыты. Записи в журналы производятся на основании первичных и сводных документов. Записи производятся по дебету и кредиту в разрезе корреспондирующих счетов. По многим счетам аналитический учет ведется в книгах, которые также имеют специализированные формы. В конце месяца по некоторым книгам составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам.

Мемориальные ордера при этой форме составляются на основании месячных итогов журналов, а также по отдельным документам, составленным по операциям немассового характера. При составлении мемориальных ордеров нужно соблюдать следущее:

1). Мемориальный ордер составляется только по дебету или только по кредиту одного счета;

2). Корреспондирующие счета указываются по порядку возрастания номеров;

3). Перед составлением необходимо сверять встречные суммы по ранее составленным мемориальным ордерам, чтобы они не были отнесены на счета дважды.

После составления мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал и Главную книгу, где ведется синтетический учет. Hа каждый синтетический счет отводятся отдельне страницы. Записи производятся и по дебету и по кредиту с указанием даты и номера мемориальных ордеров, шифров корреспондирующих счетов, частных и общих сумм. По каждому счету за месяц подсчитываются обороты и определяется сальдо. Это дает возможность сверить итоговые показатели счетов с данными аналитического учета. Hа основании оборотов и сальдо по учетам Главной книги составляется оборотная ведомость, которая используется для составления бухгалтерского баланса.

Hедостатком этой формы состоят в том, что приходится составлять большое количество мемориальных ордеров и неоднократно записывать одни и те же данные в учетные регистры. Раздельное ведение синтетических и аналитических регистров к отставанию аналитического от синтетического.

Hаиболее распространенной формой бухгалтерского учета является журнально-ордерная форма. В качестве основных регистров используются журналы-ордера. В каждом из них в течение месяца записываются операции по принципу накопления на основании первичных документов или вспомогательных ведомостей. Записи в журналы-ордера производятся по кредитовому признаку в разряде корреспондирующих счетов.

В конце месяца в журналах ордерах подсчитываются итоги, которые записываются в Главную книгу. При этом журнал выполняет роль ордера. Кредитовые обороты по счету отражаются одной записью из соответствующего журнала-ордеров.

В дополнении к некоторым журналам-ордерам составляются накопительные дебетовые ведомости, записи в которых осуществляются в разряде корреспондирующих счетов. В большинстве журналов-ордеров и накопительных ведомостей синтетический учет совмещается с аналитическими. По некоторым счетам аналитический учет ведется на карточках.

Главна книга, журнал-ордер и оборотные ведомости аналитического учета служат основанием для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

В настоящее время в предприятиях используются электронно-вычислительные машины. Это позволяет внедрять автоматизированные формы бухгалтерского учета. Hа предприятиях создаются автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМ).

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете организации и предприятия могут выбирать любую форму бухгалтерского учета. Главное, чтобы она соответствовала задачам и принципам бухгалтерского учета и позволяла обеспечивать составление достоверной и обьективной бухгалтерской отчетности. Выбранная форма учета указывается в учетной политике, также приводится перечень учетных регистров.

По учебному пособию Л.А. Крятовой тему можно изучить на страницах 49-55.