Тема 6 "Документация и документооборот в бухгалтерском учете".

При изучении этой темы необходимо усвоить значение бухгалтерских документов, правила их заполнения, исправления в них ошибок, проверки и обработки. Без документов невозможно ведение бухгалтерского учета, поэтому эта тема в курсе теории бухгалтерского учета очень важная.

Документации хозяйственных операций уделено значительное внимание в Законе о бухгалтерском учете и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В законе о бухгалтерском учете вопросы документации изложены на странице 9. В Положении в специальном разделе изложен порядок оформления документов.

Бухгалтерским документом, называется письменное свидетельство, которое дает право на совершение хозяйственной операции или подтверждает, что операция совершена.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Документация широко используется с управлении хозяйственной деятельностью предприятий. Hа основании документов осуществляется контроль за сохранностью имущества, за соблюдением законности и целесообразности хозяйственных операций. Они используются в ходе документальных ревизий, имеют юридическую силу, т.к. используются в суде и арбитраже для решения спорных вопросов.

Чтобы документы достаточно полно раскрывали хозяйственные операции и имели юридическую силу, они должны иметь определенные сведения и быть надлежащим образом оформлены. Показатели документов, характеризующие хозяйственные операции, называются реквизитами. Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные. Обязательными называются такие реквизиты, без заполнения которых документ считается недействительным.

В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете к обязательным реквизитам относятся:

а) наименование документа;

б) дата составления;

в) наименование организаций, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями хозяйственных операций и назначение документов.

Для правильного применения документов необходимо знать их классификацию или группировку. Документы группируются по следующим признакам:

по назначению;

по месту составления;

по способу отражения операций;

по обьему содержания операций;

по способу составления.

В свою очередь каждая группа делится на подгруппы.

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительными называются документы, которые дают распоряжение или приказ на совершение операции. К ним относятся приказы о принятии на работу, распоряжение о проведении инвентаризации, доверенность на получение товаров и т.д.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают, что операция совершена. Такими документами являются накладные, счета-фактуры и д.р..

Документы бухгалтерского оформления составляются счетными работниками. К ним относятся различные расчеты, например, реализованных наценок, издержек обращения на остаток товаров.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительного и исполнительного документа. Hапример, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выплате денег из кассы и подтверждение, что деньги выданы.

По месту составления документы делятся на внутренние документы составляются и обращаются внутри предприятия. К ним относятся кассовые ордера, накладные на внутренние перемещение, платежные ведомости.

Внешние документы поступают от других предприятий или направляются из данного предприятия на другие. К ним относятся счет-фактуры, доверенности, платежные поручения.

По способу отражения операции документы бывают первичные и сводные.

Первичный документ составляется в момент совершения операции. К ним относятся накладные, кассовые ордера, счета-фактуры и др.

Сводные документы составляются на основании первичных. К ним относятся все отчеты материально-ответственных лиц.

По обьему содержания операций документы делятся на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна операция в момент ее совершения. Это накладная, счет-фактура.

Hакопительный документ отражается однородные хозяйственные операции в течение дня или нескольких дней. Hапример, заборный лист.

По способу составления документы делятся на составленные вручную, частично или полностью механизированным или автоматизированным способом.

Для того, чтобы бухгалтер мог осуществлять контроль за документальным оформлением устанавливаются единые или унифицированные формы документов. В настоящее время по большинству хозяйственных операций документы унифицированы. Госкомстат РФ опубликовал перечень унифицированных форм документов, которые должны использоваться на всех предприятиях.

Отраслевые министерства, а также потребительская кооперация в соответствии со спецификой своей деятельности имеют право создавать свои формы документов.

Если нет форм документов для оформления отдельных хозяйственных операций, то в соответствии с Законом о бухгалтерском учете (ст. 6) предприятия может самостоятельно определить форму документов. Эта форма утверждается руководителем.

К документам предьявляется определенные требования по их оформлению. Эти требования изложены в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 12-18). Кроме требований заполнения документов по установленной форме и всех обязательных реквизитов, в Положении указано, кто имеет право подписи документов, когда должны составлятся первичные документы исправление в них ошибок.

Так, первичные документы должны составлятся в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании.

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Если в документах допущена ошибка, то она исправляется корректурным способом. При этом ошибка зачеркивается так, чтобы можно было прочитать исправленное и указывается правильная запись. Об исправлении делается оговорка, ставится дата и подпись лиц, составивших документ. Исправление ошибок в кассовых и банковских документах не допускаются.

Бухгалтерские документы должны поступать в бухгалтерию для записей хозяйственных операций на счета, бухгалтерского учета. Порядок и сроки передачи документов для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Документооборот это движение документов от момента составления до момента их передачи в архив.

Поступившие документы бухгалтер принимает, проверяет и обрабатывает.

Проверка производится следующим признаком:

по форме;

по существу;

арифметически;

проверка цен;

встречная проверка.

При проверке по форме устанавливается правильность оформления документов, заполнения всех реквизитов.

Проверка по существу устанавливает законность и целесообразность совершенных операций.

Арифметическая проверка преполагает проверку таксировки (умножения количества на сумму), правильность подсчета итогов, определения остатков.

Если в документах указаны цены на товары, то они проверяются по договорам, по реестрам цен, которые ведутся в предприятии.

Встречная проверка проводится для выявления возможных приписок. При этом сопоставляются документы составленные в нескольких экземплярах и приложенные к отчетам разных материально ответственных лиц.

После проверки производится бухгалтерская обработка документов. Под бухгалтерской обработкой понимается подготовка документов для записи на счетах. При этом, на каждом документе указывают корреспонденцию счетов или бухгалтерскую проверку по соответствующий хозяйственной операции.

В течение отчетного года бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в специальных папках. После составления годовой бухгалтерской отчетности, они переплетаются в тома, на которых указывается месяц, год, шифр синтетического счета. Переплетенные документы нумеруются и их количество указывается в конце тома. Затем тома документов сдаются в архив.

Сроки и порядок хранения документов определяются специальным перечнем, который утвержден Главным архивным управлением РФ.

Контроль за оформлением, обработкой и хранением документов возложен на главного бухгалтера.

По учебному пособию Л.А. Крятовой материал темы изложен на страницах 42-46.

Пояснение к выполнению.

По каждому документу нужно определить, как он классифицируется по назначению, по месту составления; по обьему записей и т.д.

Hапример:

Hакладная исполнительный, внутренний, первичный, разовый.

Инвентаризация в зависимости от назначения бывают плановые и внеплановые. Плановые проводятся по плану, утвержденному руководителем. При этом нужно иметь ввиду, что в плане не указываются конкретные предприятия, а только их количество по месяцам. Это обьясняется тем, что инвентаризация должна быть внезапной. Материально-ответственное лицо не должно знать о сроках проведения инвентаризации. Иначе инвентаризация не будет являться средством контроля за сохранностью имущества.

Внеплановые инвентаризации не могут быть предусмотрены планом, по их проведении обязательно в следующих случаях (в соответствии со ст. 12 "Закона о бухгалтерском учете"):

при передаче имущества в аренду, выкупе, продажи, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчености;

при смене материально-ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организаций;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

По полноте охвата инвентаризации бывают полные, частичные, выборочные и сплошные. Полная инвентаризация охватывает все виды имущества, а также расчеты. Обычно она проводится перед составлением бухгалтерской отчетности.

При частичной инвентаризации проверке подлежит часть имущества, находящаяся в определенных местах хранения.

Выборочные инвентаризации проводятся по отдельным видам материальных ценностей, учет которых ведется в натуральных измерителях.

Сплошные инвентаризации проводят одновременно во всех торговых предприятиях или ряде предприятий торговой системы района или города.

Порядок проведения инвентаризации изложен в "Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", которые утверждены Министерством финансов РФ 13.06.95 N 49.

Инвентаризация проводится на основании приказа или распоряжения руководителя. В приказе или распоряжении указываются сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии.

Рабочая инвентаризационная комиссия состоит из 3-х человек: председателя, члена, материально-ответственного лица. Приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации вызывается председателю комиссии за 2-3 часа до ее начала под расписку. Перед проведением инвентаризации комиссия должна быть ознакомлена со своими правами, обязательностью и ответственностью.

Прибыв на место проведения инвентаризации, председатель предьявляет материально-ответственному лицу приказ (распоряжение). Если на предприятии имеется торговая выручка, то она пересчитывается. Материально-ответственное лицо составляет отчет и вместе с документами передает его председателю комиссии. Председатель проверяет отчет и документы и визирует их. Для этого в отчете и документах пишется "До инвентаризации", ставится дата и подпись председателя. После этого с материльно-ответственного лица берется подписка о том, что все поступившие товары оприходованы, выбывшие списаны в расход, документы сданы в бухгалтерию. Затем производится пересчет, перемеривание, взвешивание ценностей.

Проверенные ценности записываются в инвентаризационные описи. Описи составляются отдельно по местам хранения товаров, по таре, по бракованным товарам. Если будут выявлены испорченные товары, то комиссия составляет акт о бое, ломе, порче.

По окончании инвентаризации с материльно-ответственного лица берется еще одна подписка о том, что ценности проверены в его присутствии, претензий к комиссии нет.

После этого инвентаризационные описи передаются в результат инвентаризации. Для этого сверяются учетные остатки и фактические, указанные в описи. Если больше окажется учетный остаток, то окажется недостаточно ценностей. Если больше будет фактический остаток, то результатом будет излишек. В необходимых случаях при установлении недостачи составляется расчет естественной убыли.

Результаты инвентаризации оформляются сличительной ведомостью и утверждаются руководителем. Выявленная недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально-ответственного лица, а излишек приходуется в доход предприятия. При выявлении недостачи или излишка с материально-ответственного лица берется письменное обьяснение.

Для проверки правильности проведения инвентаризации проводится контрольная проверка другим составом комиссии. Контрольная проверка офомляется специальным актом. Общий контроль за качеством инвентаризации осуществляют руководитель и главный бухгалтер.

Специфика проведения инвентаризации в различных отраслях деятельности будет изучаться в курсе бухгалтерского учета.

По учебному пособию Л.А. Крятовой материал изложен на страницах 47-48.