Access 2007

■ Объемная гистограмма в основном похожа на обычную

Рис. 9.24. На объемной гистограмме страны упорядочены слева направо, а все категории товаров помещаются от переднего края диаграммы к заднему. К сожалению, нельзя выбрать, какую категорию поместить на переднем плане, а какой закончить на заднем плане — порядок расположения алфавитный

Подсказка

Для поворота объемной диаграммы щелкните кнопкой мыши в свободном месте диаграммы. Затем выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Сервис → Страница свойств для отображения окна Свойства (Properties). Перейдите на вкладку Объем (3D View), содержащую множество ползунков, которые можно передвигать для получения разных ракурсов представления данных.

Печать сводной диаграммы

Если вы хотите напечатать сводную диаграмму, используйте последовательность команд

Office → Печать (или кнопка Office → Предварительный просмотр для того, чтобы сначала внимательно посмотреть на то, как будут выглядеть ваши результаты).

Если у вас нет цветного принтера, визуальное разделение групп может оказаться трудной задачей. Можно выбрать определенные цвета для всех групп, но это потребует дополнительных усилий. Вот как это делается.

1.Щелкните кнопкой мыши конкретную группу где-нибудь на диаграмме (например, группу Bikes в столбце Australia).

2.Сделайте паузу и снова щелкните мышью эту группу для того, чтобы выделить ее во всех столбцах гистограммы. Например, если дважды щелкнуть кнопкой мыши группу Bikes в

321

столбце Australia (Австралия), группа Bikes будет выделена во всех странах, а именно ее вы и хотите изменить.

3.Выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Сервис → Страница свойств (PivotChart Tools | Design → Tools → Property Sheet) для вывода на экран окна

Свойства.

4.Выберите вкладку Границы и заливка (Border/Fill). На ней вы найдете параметры, позволяющие задать толщину и цвет границ вокруг столбца и цвет (или узор) для заполнения внутренней области столбца.

5.Повторите этот процесс для каждой группы, которую хотите изменить, пока не получите приемлемый набор подходящих для вывода на печать цветов.

322

Часть III

Отчеты

Глава 10. Создание отчетов Глава 11. Проектирование сложных отчетов

323

Глава 10

Создание отчетов

Для создания твердой копии ваших тщательно сохраняемых в Access данных есть множество причин. Имея хорошую распечатку, вы можете:

■брать с собой информацию без транспортировки своего компьютера. Например, можно захватить с собой инвентарный список, когда идете за покупками;

■показать свою информацию тем, кто не работает с программой Access. Например, можно раздать каталоги товаров, формы заказов и списки классов другим людям;

■просмотреть подробности вне офиса. Например, можно искать ошибки в пригородной электричке по дороге домой;

■произвести впечатление на начальство. Помимо всего прочего трудно аргументировать, имея 286 страниц необработанных данных.

Вглаве 3 вы научились печатать исходные данные таблицы непосредственно с листа данных. Этот метод удобен, но у него всего лишь несколько параметров настройки. Вы лишены гибкости при обработке больших блоков информации, возможности тонкой настройки параметров форматирования разных полей и средств группировки и подведения итогов, облегчающих анализ информации. Как вы уже, вероятно, догадались, программа Access предлагает другое средство вывода на печать, восполняющее перечисленные пробелы. Оно называется отчетом и позволяет создавать полностью настроенную твердую копию, сообщающую программе Access точные параметры подготовки данных для вывода на печатающее устройство.

Отчеты — это специализированные объекты БД, похожие во многом на таблицы и запросы. В результате вы можете подготовить нужное вам количество отчетов и хранить их под рукой неограниченно долго. Жизнь не покажется медом, если ограничиваться только листом данных. Например, если вы пользуетесь БД о куклах-болванчиках, у вас может возникнуть желание напечатать инвентарный список кукол с указанием имени куклы и сведений об изготовителе и отдельный список с ценами для составления сметы расходов. Переключаясь многократно между этими двумя выводами на печать и листом данных, вы должны будете каждый раз вручную изменять порядок столбцов и скрывать их. У отчетов нет этих проблем, поскольку каждый из них сохраняется как отдельный объект БД. Итак, если вы хотите напечатать вашу инвентарную опись, то просто запустите отчет DollInventory. Если нужны подробности сметы, выполните отчет DollPrices.

Примечание

Идеология та же, что и в случае запросов, с которыми вы познакомились в главе 6. Вместо одного набора параметров сортировки и фильтрации запросы позволяют приготовить все комбинации,

324

которые вам когда-либо понадобятся, и затем сохранить каждую из них как отдельный объект БД.

Рис. 10.1. Обычные распечатки, как всем известно, плохи при обработке больших объемов данных в одном столбце. Посмотрите на поле Description в таблице Dolls. У всех записей под описание отводится область одного размера. Если объем данных больше доступного пространства (как в случае куклы Эдгара Алана По), информация в конце обрезается. Если данных меньше (как в случае куклы Джеймса Джойса), вы будете любоваться зияющими пустотами

Рис. 10.2. В типичном отчете вы задаете ширину столбцов, а высота каждой строки зависит от количества информации в записи. Это означает, что каждая строка достаточно велика для того, чтобы вместить весь текст из поля Description. Самое замечательное в том, что не нужно задавать специальные параметры для обеспечения подобного поведения. Отчеты делают это автоматически

325

Для того чтобы увидеть невероятные преимущества отчетов по сравнению с обычными распечатками листа данных, сравните рис. 10.1 (на котором показана распечатка листа данных) и рис. 10.2 (на котором те же данные помещены в простой отчет). Обратите внимание на то, что на распечатке листа данных есть и потерянное пространство, и пропущенная информация.

Базовые сведения об отчетах

Есть несколько способов создания отчетов. Опытные разработчики отчетов (какими вы станете, прочитав эту главу) часто самостоятельно создают отчет, не прибегая к помощи мастера. Новички (к которым пока относитесь и вы) обычно быстро формируют отчет с помощью одного щелчка мыши. В данном разделе рассказывается о простейшем методе построения отчетов.

Примечание

Как вы увидите, простой способ создания отчета всегда помещает данные в табличную структуру (со строками и столбцами). Вы научитесь избавляться от этого дизайна в главе 11.

Создание простого отчета

Создание простого отчета требует двух шагов и еще несколько понадобится для его тонкой настройки. Если хотите опробовать этот метод самостоятельно, откройте БД Boutique Fudge (включенную в загружаемое содержимое для данной главы, описанное в разд. "Примеры" во введении) или собственную БД и выполните следующие действия.

1.В области переходов выберите таблицу, которую хотите использовать для своего отчета.

В данном примере применяется таблица Products из БД Boutique Fudge. Можно также создать отчет на базе запроса. Об этом приеме см. дополнительную информацию в примечании. "На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса " далее в этом разделе).

2.Выберите на ленте Создание → Отчеты → Отчет (Create → Reports → Report).

На экране появится новая вкладка с простым автоматически сгенерированным отчетом. Этот отчет организует информацию в виде таблицы, в которой каждое поле исходной таблицы (или запроса) занимает отдельный столбец. Отображение отчета похоже на лист данных за исключением улучшенного форматирования и более эффективного использования пространства, как показано на рис. 10.2.

Когда отчет создается впервые, поля располагаются в нем слева направо в том же порядке, что и в исходной таблице. На него не повлияет реорганизация столбцов на листе данных. Но любые столбцы, скрытые на листе данных, исчезнут из отчета.

Примечание

Вы можете точно определить данные в вашем отчете, удаляя ненужные столбцы и вставляя новые. В

разд. "Добавление и удаление полей" далее в этой главе приведены дополнительные сведения об этом приеме.

3.Измените ширину столбцов, увеличивая ее или уменьшая до тех пор, пока не добьетесь нужного баланса.

326

Для изменения ширины столбца сначала щелкните кнопкой мыши его заголовок, чтобы выбрать столбец. (Вокруг столбца появится точечная линия.) Далее переместите мышь к правому краю ячейки с заголовком столбца так, чтобы указатель превратился в двунаправленную стрелку. И, наконец, с нажатой кнопкой мыши перетащите границу столбца влево (для сужения) или вправо (для расширения). На рис. 10.3 показан этот процесс.

Рис. 10.3. Перетащите край столбца для получения нужной ширины. Черный прямоугольник показывает новую ширину. Когда вы отпустите кнопку мыши, программа Access изменит ширину столбца и, соответственно, передвинет все последующие столбцы. Для того чтобы последний столбец не ушел за пределы окна, возможно, после расширения некоторых столбцов другие придется немного сузить

Примечание

На правой стороне отчета может появиться точечная линия, обозначающая край страницы. Вы можете изменить ширину столбца так, что он выйдет за край страницы. Это сделать имеет смысл, если у вас десятки столбцов и единственный способ справиться с ними — распечатать таблицу, занимающую две страницы по ширине. Тем не менее обычно лучше разместить все поля на одной странице, повернув ее набок с помощью альбомной ориентации (см. разд. "Изменение макета страницы" главы 3), если нужно расположить дополнительные столбцы.

4. Задайте нужный порядок следования столбцов, перемещая их с помощью мыши на новое место.

Для перемещения столбца щелкните кнопкой мыши его заголовок и затем перетащите столбец с нажатой кнопкой мыши в новое место.

Подсказка

Столбцы можно передвигать и с помощью клавиатуры. Просто щелкните кнопкой мыши для выбора нужного столбца, а затем используйте клавиши <?> или <→> для перепрыгивания с одного места на другое.

327

5.При желании можно откорректировать форматирование, сменив шрифты, цвета и границы.

Самый быстрый способ изменения форматирования вашего отчета — выбор подходящей части (с помощью щелчка мышью) и использование кнопок на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт (Report Layout Tools | Formatting → Font). С помощью этого метода можно изменить способ отображения заголовков, имен столбцов и данных. Дополнительную информацию о нем можно найти в разд. "Форматирование столбцов и заголовков столбцов" далее в этой главе.

6.Добавьте завершающий штрих.

Сейчас самое время изменить заголовки, вставить эмблему и номера страниц. Вы узнаете как добавлять эти элементы в разд. "Создание пустого отчета" далее в этой главе.

7.Для печати отчета можно выбрать последовательность: кнопка Office → Печать (Office → Print).

Отрегулировать параметры печати можно и в режиме Предварительный просмотр (выберите

Office → Печать → Предварительный просмотр, как описано в разд. "Печать, предварительный просмотр и экспорт отчета" далее в этой главе).

8.Сохраните ваш отчет для дальнейшего использования.

Сохранить отчет можно в любое время, нажав комбинацию клавиш <Ctrl>+<S>. Если закрыть вкладку отчета без сохранения, программа Access сообщит о необходимости сохранения отчета. В любом случае вам придется задать имя отчета.

Возможно создание отчетов с тем же именем, что и таблицы или другие объекты БД. Например, можно создать отчет Products, отображающий информацию из таблицы Products. Но на практике лучше выбирать для отчета более точное имя (например, Products By Category (товары по категориям), ProductListForDealers (список товаров для дилеров) и Top50Products (50 самых популярных товаров)). Отчет, приведенный на рис. 10.2, назван ProductCatalog (каталог товаров),

На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса

Самый очевидный способ построения отчета — создание его на базе существующей таблицы. Но можно также создать отчет на базе запроса. Этот метод позволяет использовать мощные средства фильтрации и сортировки записей перед включением их в отчет. Применять его также имеет смысл при создании отчета, использующего информацию из нескольких таблиц.

Предположим, что вы решили создать список изделий, включающий дополнительные сведения из другой таблицы (такие как описание категории изделия из таблицы РгоductCategories). Несмотря на то, что можно создать такой отчет с нуля, часто гораздо разумнее сначала структурировать данные с помощью запроса. В этом случае вы сможете повторно использовать запрос для различных целей (например, редактирования) и изменить его в любое время.

В данном примере сначала надо создать запрос, объединяющий Categories (категории) и таблицу Products (см. разд. "Запросы и связанные таблицы" главы 6).

328

Затем следует сохранить запрос, выделить его в области переходов и выбрать на ленте Создание → Отчеты → Отчет (Create → Reports → Report) для создания отчета на базе запроса. В дальнейшем усовершенствовать ваш отчет можно обычным способом.

Компоновка отчета

Вы уже знаете, как перемещать столбцы в отчете. Но передвигать можно не только столбцы. Можно раздвинуть строки (рис. 10.4) и отрегулировать настройку следующих элементов.

■ Эмблема (в левом верхнем углу). В новом отчете она выглядит как тетрадь с охватывающим кругом.

Рис. 10.4. Вверху: для того чтобы раздвинуть строки, щелкните кнопкой мыши значение в строке и перетащите его вниз. Внизу: все строки выровнены и у всех одинаковая разбивка

329

Заголовок отчета (непосредственно рядом с эмблемой). Для начала им может стать имя таблицы или запроса, на базе которых создается отчет (например, Products).

Дата и время (которые обновляются при каждом открытии отчета). Первоначально они выводятся в правом верхнем углу.

Номер страницы. Он выводится внизу каждой страницы, в центре. В Режиме макета (Layout) программа Access считает, что все данные, включенные в отчет, занимают одну страницу, поэтому придется воспользоваться прокруткой, чтобы увидеть этот элемент в конце страницы.

Данные отчета (после заголовка). Для изменения первоначального расположения таблицы на странице отчета щелкните кнопкой мыши один из заголовков столбцов и перетащите его вниз (для того чтобы отодвинуть заголовок отчета от данных) или вверх (для того чтобы удалить свободное пространство между ними).

Итоги (внизу, в некоторых столбцах). Программа Access автоматически добавляет итоги для числовых полей. Например, когда впервые создается отчет ProductCatalog. Access вставляет итог в конец столбца Price, указывающий для всех видов изделий стоимость покупки одного изделия. (Это сомнительный итог — для его замены выберите столбец и затем укажите другой вариант групповой операции из меню Работа с макетами отчетов | Формат → Группировка и итоги → Итоги (Report Layout Tools | Formatting → Grouping & Totals → Totals).)

Подсказка

Большинство элементов отчета можно удалить, если выделить их и затем нажать клавишу <Delete>. Этим приемом удобно пользоваться, если не нужно выводить на экран номера страниц, даты и итоги.

Добавление и удаление полей

Если вы устали от простого перемещения столбцов, возможно, вам захочется добавить столбцы, еще не включенные в отчет, или удалить ненужные вам. Удалить поле легко: просто щелкните его кнопкой мыши для выделения и нажмите клавишу <Delete>. (Можно опробовать этот прием на поле Discontinued (снятые с производства) в отчете ProductCatalog.)

Когда создается простой отчет с помощью метода быстрого создания, описанного ранее в этой главе, в конечном итоге в отчет, как правило, включаются все необходимые поля. Но есть две причины, по которым может возникнуть необходимость вставки дополнительного поля, до сих пор не включенного в отчет:

■вы хотите добавить поле, скрытое в Режиме таблицы (см. разд. "Скрытие столбцов" главы 3). Когда создается новый отчет, скрытые поля пропускаются;

■вы хотите добавить поле со связанной информацией из подчиненной таблицы. Например, можно добавить поля из таблицы ProductCategories для отображения информации о категории, к которой принадлежит каждое изделие.

Для того чтобы вставить новое поле, понадобится помощь панели Список полей (Field List) (рис. 10.5). Для ее вывода выберите Работа с макетами отчетов | Формат → Элементы управления → Добавить поля (Report Layout Tools | Formatting → Controls → Add Existing Fields).

330