Access 2007

со слова SELECT, затем перечислить поля, которые вы хотите получить, за ними вставить слово FROM и завершить все именем таблицы или запроса, которые используются. Далее приведена команда на SQL для запроса на выборку, извлекающего все ID (коды) заказов из запроса OrdersWithOutOfStockltems:

SELECT OrderID FROM OrdersWithOutOfStockltems

Теперь, когда у вас есть оба нужных вам компонента, следует соединить их вместе в одном суперэлегантном условии отбора. Далее приведено окончательное выражение:

In (SELECT OrderID FROM OrdersWithOutOfStockltems)

Поместите это условие отбора в поле ID. Оно получит все коды (ID) проблемных заказов с помощью запроса OrdersWithOutOfStockltems и затем сравнит их с полным набором записей в таблице Orders. Окончательный запрос на изменение показан на рис. 8.10.

Рис. 8.10. Этот запрос на обновление (PutOutOfStockOrdersOnHold (перевод заказов отсутствующими продуктами а режим ожидания)) гарантирует, что клиенты компании Boutique Fudge будут довольны в будущем. Он выбирает заказы с отсутствующими на складе продуктами и изменяет поле OnHold. Теперь вам достаточно убедиться в том, что представители отдела обслуживания клиентов вежливы

Если вы создали похожий запрос, возможно, вам захочется включить в БД и запрос, выполняющий обратное действие и возвращающий заказы из режима ожидания в действующие при пополнении запаса нужных продуктов. Применяя знания, полученные в данном разделе, вы без проблем разработаете необходимый запрос.

291

Глава 9

Анализ данных с помощью перекрестных запросов и сводных таблиц

Программа Access приспособлена и нацелена на сохранение всех подробностей в вашей БД. Но иногда вам не нужно знать все детали — взамен вы хотите получить общее представление. Необходим способ получения необработанных данных, которые могут включать сотни и тысячи записей и подведения итогов каким-либо осмысленным образом.

Вы уже познакомились с одним методом анализа больших объемов информации с помощью итогового запроса (см. разд. "Итоговые данные" главы 7). Применяя итоговый запрос, можно взять огромную подборку строк и сократить ее для нескольких искусно сгруппированных промежуточных итогов. В этой главе вы познакомитесь с двумя более специализированными вариантами обработки чисел: перекрестными запросами и сводными таблицами.

Перекрестные запросы и сводные таблицы играют ту же роль, что и уже знакомые вам итоговые запросы. Но они представляют данные несколько иначе. В перекрестных запросах применяются дополнительные столбцы для размещения информации в крайне сжатой таблице. Сводные таблицы используют интерфейс перемещений, позволяющий реорганизовать ваши итоги на лету для выявления различных тенденций и связей. Оба эти средства интенсивно используются в наборе средств любого специалиста Access.

Примечание

Для опробования перекрестных запросов и сводных таблиц вам нужны данные — большой объем данных. В БД, используемых в качестве примеров в предыдущих главах, нет достаточного количества исходных данных. В примерах этой главы используются некоторые таблицы огромной БД AdventureWorks — примера, предлагаемого корпорацией Microsoft и содержащего каталог товаров и сведения о продажах вымышленного производителя велосипедов. Найдите Web-страницу "Missing CD" для данной книги (на сайте www.missingmanuals.com) для загрузки нужной вам информации.

О перекрестных запросах

Перекрестный запрос — это мощное средство подведения итогов, исследующее большие объемы данных и применяющее их для вычисления промежуточных итогов и средних значений. Это определение может показаться знакомым, поскольку вы уже именно для этой цели использовали итоговые запросы в главе 7.

Как и итоговые запросы, перекрестные применяют два основных компонента: группировку и функции подведения итога. Группировка применяется для объединения строк в

292

небольшие подмножества. Функция подведения итога используется для вычисления единого значения для каждой группы.

За кадром перекрестные и итоговые запросы функционируют почти одинаково. Принимают большие количества записей и сокращают их до итогов, средних, минимальных или максимальных значений и т. д. Но есть два важных отличия.

Первое отличие заключается в том, в перекрестных запросах всегда применяется двухуровневая группировка. Например, в типичных итоговых запросах можно сгруппировать записи по товарам и увидеть самые ходовые из них или размер приносимого ими дохода. В перекрестном запросе можно проанализировать данные о продажах в зависимости от страны и категории товара. С помощью такого анализа вы сможете быстро определить, какие категории товаров особенно популярны в конкретных странах.

Рис. 9.1. Вверху: в итоговом запросе каждая группа занимает отдельную строку, отображая объемы продаж отдельной категории товаров в одной стране. В общем получается 24 группы, и в результате формируется длинный узкий список. Внизу: в перекрестном запросе программа Access применяет первый уровень группировки (в данном случае страну) для разделения данных на строки и следующий уровень (категорию товара) для распределения каждой строки по столбцам. Числа, которые вы видите, те же самые, что и на верхнем рисунке, но теперь у вас всего 6 строк с четырьмя категориями товаров в каждой

293

Другое отличие перекрестных запросов от итоговых заключается в способе представления программой Access результатов. Итоговый запрос создает отдельную строку для каждой группы. Например, если вы анализируете продажи в разных странах различных категорий товаров, итоговый запрос выведет строку для каждой комбинации страны и категории товаров, как показано в верхней части рис. 9.1. Перекрестный запрос действует несколько иначе; он использует ту же информацию, но располагает ее в отдельных столбцах, создавая более сжатое представление (нижняя часть рис. 9.1).

На рис. 9.1 внизу показано, как выглядят данные с двумя уровнями группировки: страны и товары. Но если хотите, в перекрестных запросах можно применять и больше уровней. (Большее число уровней группировки полезно для выполнения более детального анализа — например, для определения, какие товары особенно популярны в конкретных странах, штатах и городах.) В этом случае последний уровень группировки используется для разделения строки на столбцы. Все остальные уровни применяются для разбиения результатов на большее число строк. Если создать перекрестный запрос, группирующий объемы продаж по категориям товаров, названиям товаров и странам, вы увидите результат, показанный на рис. 9.2.

Рис. 9.2. В данном примере записи сгруппированы в строки по категориям товаров и затем разделены на отдельные товары. Затем данные по каждому товару дополнительно делятся на столбцы в зависимости от страны

Примечание

Помните о том, что при использовании нескольких уровней группировки последний уровень (используемый для формирования столбцов) не должен быть связан с другими уровнями. В то

294

время как другие уровни группировки могут быть связаны между собой. Пример на рис. 9.2 работает, потому что следует этому правилу (группировка по категории, товару и затем стране). Если эти же данные сгруппировать иначе (например, по категории, стране и товару), результат будет далеко не так хорош.

Часто задаваемый вопрос.

Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного

Что лучше: итоговый или перекрестный запрос?

Все зависит от типа информации, которую вы хотите анализировать, и от способа ее структурирования. Далее приведены несколько рекомендаций, которые помогут решить, какой вариант больше подходит для ваших данных.

•Если вы хотите сгруппировать в зависимости от одного поля (как показано, например, на верхнем рис. 9.1), используйте итоговый запрос. У перекрестных запросов всегда, по меньшей мере, два уровня группировки.

•Если вы хотите выполнять несколько типов вычислений (например, находить среднее и итоги или минимальные и максимальные значения), применяйте итоговый запрос. Из-за своего компактного формата перекрестные запросы могут отображать только одно вычисляемое значение в каждой группе. Итоговые запросы выводят на экран столько вычисляемых значений, сколько вам нужно, поскольку каждое из них помещается в отдельный столбец.

•Если вы хотите сравнить одну группу с другой, применяйте перекрестный запрос. В этом у перекрестных запросов нет равных. Они размещают подгруппы в одной строке, поэтому тенденции видны с первого взгляда. Примером может служить рис. 9.1. В перекрестном запросе легко установить, какие приспособления принесли меньше всего денег независимо от страны, на которую вы смотрите. В итоговом запросе для проведения такого же сравнения вашим глазам пришлось бы перебегать со строчки на строчку вверх и вниз.

•Если ваши условия группировки в результате приводят к большому числу групп, подумайте о применении итогового запроса. Перекрестный запрос может читаться с трудом, если в него включено много столбцов. (Другая возможность — использование фильтрации для сокращения числа групп.)

•Если применяются два независимых уровня группировки, используйте перекрестный запрос.

Например, категория товаров и страна клиента — полностью независимые критерии отбора. Вы не можете узнать, любят ли в конкретных странах определенные категории, пока не пороетесь в числах. Для подобной организации информации очень подходит перекрестный запрос. С другой стороны, категория товаров и название изделия связаны друг с другом. Каждый товар попадает в заданную категорию и ни один не может оказаться в нескольких категориях. Если такой способ группировки применить в перекрестном запросе, пропадет много свободного пространства, как показано на рис. 9.3.

Во многих ситуациях можно попробовать оба подхода — создать и итоговый запрос, и перекрестный — а затем сравнить их, чтобы понять, какое представление информации вам больше нравится.

295

Рис. 9.3. Считайте это предостережением: не применяйте для группировки в перекрестном запросе связанные поля. В данном примере строки сгруппированы по названию товара, а столбцы по категории товаров. Проблема состоит в том, что каждый товар включен только в одну категорию, поэтому в каждой строке данные есть лишь в одном столбце — столбце с категорией данного товара. Для решения проблемы и формирования более наглядной сводки можно использовать три уровня группировки, как показано на рис. 9.2

Создание перекрестных запросов

Программа Access предоставляет два способа создания перекрестного запроса: можно воспользоваться мастером создания перекрестного запроса или построить его вручную. Большинство приверженцев Access предпочитают для начала использовать мастер, а затем совершенствовать свой запрос в Конструкторе, добавляя разные детали, такие как условие отбора.

В следующих разделах вы попробуете силы в приготовлении перекрестного запроса обоими способами.

Для тех, кто понимает.

Создание запроса с объединением для лучшей группировки

Когда применяется любом тип запроса, использующий группировку, часто требуется извлечь информацию из нескольких разных таблиц. Например, если рассматривается таблица с объемами продаж, возможно, понадобится дополнительная информация о проданных товарах, клиентах, купивших их, месте покупки и т. д. Чаще всего приходится сводить воедино информацию из нескольких связанных таблиц.

Самый легкий способ создания сводного запроса (такого как перекрестный) — формирование еще одного запроса, в котором есть вся нужная вам информация.

296

Вэтом новом запросе используются операции объединения (см. разд. "Запросы и связанные таблицы" главы 6) для соединения всех таблиц с необходимыми данными. Затем можно использовать этот запрос для построения сводного. Такой подход особенно полезен в случае перекрестных запросов, поскольку мастер создания перекрестного запроса способен использовать только одну таблицу или запрос. Он самостоятельно не может объединить таблицы.

ВБД AdventureWorks есть запрос OrderedItems, который формирует основу для всех перекрестных запросов, которые вы видели до сих пор. Запрос OrderedItems получает все товары, приобретенные во всех когда-либо сделанных заказах (из таблицы SalesOrderDetails), и затем использует объединения для извлечения дополнительной информации из таблиц SalesOrderHeader (представляющей заказ целиком), Customers, Products, Store и ShipMethod. Вам придется выполнить несколько переходов для получения данных об адресе клиента, которые позволят проследить, как объемы продаж распределены в разных городах, штатах и странах. (Этот запрос можно изучить, загрузив БД AdventureWorks со страницы "Missing CD" Web-сайта www.missingmanuals.com.)

Создание перекрестного запроса с помощью мастера

Легче всего построить перекрестный запрос с помощью мастера создания перекрестного запроса. Если вы хотите сделать это самостоятельно, выполните следующие действия, пользуясь БД AdventureWorks.

1.Если нужно собрать информацию из связанных таблиц, начните с создания запроса с объединением (join query).

В данном примере используется уже созданный запрос Orderedltem с объединением таблиц, заимствующий массу данных о компонентах заказов, соответствующих товарах, клиентах, месте их проживания и т. д. Дополнительные сведения, необходимые для самостоятельного создания запроса с объединением, см. в разд. "Запросы и связанные таблицы" главы 6.

Если вы считаете, что можете получить все необходимое из одной таблицы, пропустите этот пункт.

2.Выберите на ленте Создание → Другие → Мастер запросов (Create → Other → Query Wizard).

Теперь начинает действовать чудесный мастер. На экране появляется окно Создание запроса (New Query) со списком запросов разных типов, которые может создать мастер.

3.Выберите Перекрестный запрос (Crosstab Query Wizard) и щелкните мышью кнопку ОК.

Сначала мастер попросит выбрать таблицу или запрос (рис. 9.4). Выберите один из переключателей в области Показать (View).

4.Выберите нужную таблицу. Если хотите выбрать запрос, щелкните кнопкой мыши переключатель Запросы, а затем выберите ваш запрос. Щелкните мышью кнопку Далее.

В данном примере следует щелкнуть мышью переключатель Запросы и затем выбрать запрос OrderedItems.

На следующем этапе нужно задать критерии группировки, которые будут применяться для объединения данных в строки (рис. 9.5).

297

Рис. 9.4. Для просмотра таблиц вашей БД щелкните кнопкой мыши переключатель Таблицы, а для просмотра запросов — Запросы

Рис. 9.5. Для применения поля в качестве заголовка строки выберите его в списке Доступные поля и затем щелкните мышью забавную кнопку > для переноса поля в список Выбранные поля

298

Если создается простой двухуровневый перекрестный запрос, выберите один критерий для строк и один для столбцов (на следующем шаге). Но есть возможность задать до трех уровней группировки строк. Этот вариант больше всего подходит для разных уровней, связанных между собой. Например, вы можете выбрать группировку по стране проживания клиента, в каждой стране подгруппу для городов и в каждом городе подгруппу на основе идентификационного номера (ГО) клиента. Пример хорошо сгруппированного перекрестного запроса см. на рис. 9.2.

5.Включите поля, которые хотите использовать, в список Выбранные поля и затем щелкните мышью кнопку Далее.

В примере с запросом Orderedltems строки группируются по полю State Province. После того как вы опробуете свой запрос, группировку можно легко изменить в окне Конструктора. Например, если хотите, можно поменять поле StateProvince на поле Country. Как изменить перекрестный запрос, рассказывается в разд. "Создание перекрестного запроса с нуля " далее в этой главе.

Теперь следует задать критерий группировки, применяемый для разделения ваших строк на столбцы (рис. 9.6). В этот момент можно выбрать одно поле.

РИС. 9.6. По мере выполнения мастера программа Access выводит в нижней части его окна мини-окно предварительного просмотра структуры вашего находящегося в процессе создания перекрестного запроса. В данном примере строки группируются по полю StateProvince, а столбцы — по полю ProductCategory

6. Выберите поле для группировки столбцов и щелкните мышью кнопку Далее. В данном примере это поле ProductCategory.

На последнем шаге вы должны подобрать вычисление, которое хотите выполнять для получения итогов.

299

Выберите поле для вычисления и затем функцию для подсчета сводных данных (рис. 9.7). Например, можно найти самую дешевую продажу, заказ с наибольшим числом проданных товаров, среднюю цену товара и т. д. В данном примере для подсчета количества проданных товаров используется поле OrderQty.

Рис. 9.7. В этом примере функция Sum суммирует значения поля OrderQty из всех записей. Например, данный запрос сообщает о том, что вы продали в целом 53 товара из категории Bike (велосипеды) клиентам из Алабамы. Если нужно посчитать, сколько заказов сделали ваши клиенты (вместо количества доставленных товаров), необходим немного другой запрос — в этом случае следует использовать функцию Count для подсчета различных значений поля SalesOrderID

На профессиональном уровне. Правильный выбор групп

Пытаетесь решить, какое поле использовать для группировки в строках, а какое для группировки в столбцах? Если эти два поля независимы (а они должны быть таковыми), есть смысл применить поле, создающее меньше всего групп для группировки в столбцах. Таблицы с множеством строк и несколькими столбцами легче читать (и печатать), чем таблицы с множеством столбцов и несколькими строками.

Например, если группировать по названию товара и стране, можно биться об заклад, что вы в результате получите больше групп товаров, чем стран. (У вас могут быть клиенты в восьми разных странах, а каталог товаров с 480 видами товаров.) Итак, примените группировку по товарам для строк, а по странам — для столбцов.

8. Если нужно показать промежуточный итог для каждой строки, установите флажок

Вычислить итоговое значение для каждой строки? Да (Yes, include row sums).

300