Psikhologia_v_IT

Как известно, большинство решений о целесообразности внедрения той или иной ИТ принимаются в связи с жесткой необходимостью в оперативной и качественной управленческой информа ции или по причине усиления конкурентной борьбы на рынке. В настоящее время на территории СНГ разработано и функционирует практически во всех отраслях значительное число автоматизированных систем различного назначения, являющихся основными составными элементами информационных техноло гий (ИТ) [36-42], поэтому в необходимости информатизации и компьютеризации производственных процессов практически никого не нужно убеждать. В то же время на текущий мо мент нельзя говорить о большой эффективности этих технологий (исключение, возможно, составля ют ИТ в банковской сфере, космических исследова ниях и некоторых силовых ведомствах). Одной из основных причин этого является игнорирование в той или иной мере организационных и психологических аспектов при внедрении ИТ.

У автора имеется определенный опыт в разработке и внедрении систем автоматизированного проектирования (САПР) и подготовке/переподготовке специалистов в области ИТ, что позволяет сделать попытку определения основных социально-психологических проблем, препятствующих/замедляющих процесс комплексной информатизации машиностроительных предприятий.

При подготовке данного материала автором было проведено исследование состояния вопроса «Внедрение современных ИТ и ИС на предприятиях машиностроительной отрасли», которая показала, что практически вся имеющаяся информация в Internet посвящена финансово-экономическим и производственно-технологическим проблемам, и практически отсутствует анализ влияния субъективного фактора на успешность внедренческого процесса.

Для правильного понимания обсуждаемого вопроса, прежде всего, требуется обеспечить знания терминологии в данной предметной области:

Информационная среда - это совокупность программно-аппаратных средств, информационных сетей связи, организационно-методических элементов системы и прикладной информации о предметной области, понимаемой и применяемой различными пользователями, возможно с разными целями и в разных смыслах.

Информатизация – организационный социально-экономический и научно-технический процесс овладения информацией для удовлетворения информационных потребностей. В понятии "информатизация " акцент делается на сущности и цели социально-технического прогресса, в котором компьютеры являются базовой технической составляющей процесса информатизации. Это более широкое понятие, чем " компьютеризация , т.к. при информатизации основное внимание уделяется комплексу мер, направленных на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех видах деятельности.

Компьютеризация - развитие и внедрение технической базы компьютеров, обеспечивающих оперативное получение результатов переработки информации и ее накопление. Понятие компьютеризация не адекватно понятию информатизации, т.к. наличие компьютеров, даже объединенных в корпоративную сеть, не означает наличия процесса информатизации данного предприятия или организации.

Процесс информатизации - процесс сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, в материальном смысле представляющий собой взаимодействие информационных технологий и телекоммуникаций (дистанционная передача данных на базе компьютерных сетей и современных технических средств связи).

Информационная технология ( ИТ ) — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Теория ИТ позволяет определить модели базовых информационных процессов, связанных с получением, сбором, передачей, обработкой, хранением, накоплением и представлением информации, а также определение основных моделей формализации и представления знаний. Основу современных ИТ составляют три технических достижения: появление новой среды накопления информации - магнитные и оптические диски; развитие современных средств связи, в том числе и спутниковых; постоянное совершенствование компьютеров и программного обеспечения для автоматизированной обработки и передачи информации в реальном масштабе времени.

Информационная система (ИС) – организационно-упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в т.ч. с использованием средств вычислительной техники, реализующих информационные процессы. Предметом потребления и средством достижения поставленных целей в ИС является информация. Практически все работы по созданию и развитию ИС направлены на формирование документальных информационных ресурсов и обеспечение доступа пользователей к ним.

Информационные ресурсы – вся накопленная информация об окружающей среде (зафиксированная на материальных носителях или в любой другой форме), обеспечивающие ее передачу во времени и пространстве между различными потребителями для решения научных, производственных, управленческих и других задач. Информационные ресурсы могут быть представлены в виде отдельных документов или отдельных массивов документов, документов или массивов документов в ИС (библиотеки, архивы, БД, другие ИС).

Персонал – класс информационных ресурсов, включающий лиц (специалистов), которые владеют комплексом специальных теоретических знаний и практических навыков, приобретенных в результате профессиональной подготовки и опыта работы. Как носитель информационных ресурсов человек обладает особыми свойствами – он выступает одновременно как носитель, создатель, потребитель и интерпретатор информационных ресурсов. Информация, зафиксированная в памяти специалиста, является уникальным информационным ресурсом конкретного человека, реализуется только им и безвозвратно утрачивается одновременно с прекращением его деятельности в той или иной сфере.

Информационная культура — умение персонала целенаправленно работать с современными ИТ и использовать их для получения, обработки и передачи информации. Это характеристика информационной сферы жизнедеятельности людей. Информационная культура является продуктом разнообразных способностей человека, проявляющаяся в :

• конкретных навыках по использованию технических устройств;

• способности использовать в своей деятельности новые ИТ, базовой составляющей которых являются многочисленные программные продукты;

• умении извлекать информацию из различных источников, представлять ее в понятном виде и уметь ее эффективно использовать;

• владении основами аналитической переработки информации;

• умении работать с различной информацией;

• знании особенностей информационных потоков в своей области деятельности .

Предприятие - социально-технологическая система, в котором выполняемые человеком действия являются набором действий, диктуемых его желаниями и его обязанностями. В такой системе выполняемые человеком действия - это суперпозиция действий, диктуемых его желаниями и его обязанностями. Это пространство, где разворачивается борьба (групповая или индивидуальная) за повышение экономического, профессионального или карьерного статуса на фоне некоторого производственного процесса.

Внедрение - процесс внесения определенных изменений в текущую деятельность предприятия, который затрагивает многие подразделения предприятия и их персонал. Среди персонала могут быть как люди, поддерживающие эти изменения, так и активные их противники. Кроме того, могут быть затронуты и интересы различных контрагентов предприятия.

Проект ( Project ) - уникальный комплекс взаимосвязанных и контролируемых работ, представляющих собой целенаправленную деятельность временного характера, предназначенную для создания уникального продукта или услуги, при определенных требованиях к срокам (даты начала и окончания), бюджету (затраты и ресурсы) и характеристикам ожидаемых результатов.

Управление проектом ( Project Management ) – методология, представляющая собой профессиональную творческую деятельность по руководству, организации, планированию, руководству, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении проектного цикла, направленную на эффективное достижение целей проекта. Реализация проекта происходит путем применения средств и искусства управления, а также системы современных методов, техники и технологий управления, направленных на достижение определенных в проекте результатов (по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству) в рамках организационной формы и осуществляемых в рыночных условиях в социальных системах. Управление проектом включает планирование, организацию, мониторинг и контроль всех аспектов проекта в ходе непрерывного процесса достижения его целей.

Участники проекта - физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта. Это основной элемент структуры проекта, которые обеспечивают реализацию его замысла. Участниками проекта могут быть от одной до нескольких десятков (иногда - сотен) организаций, каждая из которых имеет функции, степень участия в проекте и меру ответственности за его судьбу. Эти организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта.

Заказчик - главный участник и будущий владелец и пользователь результатов проекта.

Руководитель проекта ( Project manager , менеджер проекта) - юридическое лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Это менеджер среднего звена, отвечающий за управление проектом и его успешную реализацию, взаимодействие с заказчиком, субподрядчиками и подразделениями предприятия, организацию подготовки и предоставление отчетности по проекту.

Команда проекта - основная структурная единица участников проекта, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Это специфическая организационная структура, являющаяся самостоятельным участником проекта (или входит в состав одного из этих участников) и осуществляющая управление процессом внедрения в рамках проекта.

Ключевой специалист — сотрудник, обладающий глубокими знаниями и опытом в определенной профессиональной области, применяемой в значительной доле (или большинстве), проектов компании. Без такого специалиста проект не может быть успешным. Примеры: специалист по конфигурированию и настройке серверов, ведущий инженер, консультант по подбору, менеджер клиентских проектов (например, проектов создания рекламы).

Компетенция — совокупность знаний, навыков и личностных качеств, позволяющая решать определенную задачу (или совокупность задач). Компетенции описываются в виде набора требований к знаниям, навыкам и качествам сотрудника для функции, должностной позиции или роли в проекте. Если профессиональные навыки, знания и личностные качества специалиста совпадают с требованиями к компетенции для определенной должности, или задачи, то соответствующая работа, при прочих благоприятных обстоятельствах, может выполняться таким специалистом качественно и эффективно.

Квалификация — степень развитости у специалиста определенных компетенций (в первую очередь — в части знаний и навыков). Чем выше квалификация, т.е. чем более компетентен сотрудник, тем более быстро и качественно выполняет он работу в рамках своих компетенций.

Машиностроение 21-го века – это неразрывное и равнозначное сочетание производственных и информационных технологий. В современном мире развитие машиностроительных технологий определяется в первую очередь развитием ИТ.

Необходимость внедрения современных ИТ обусловлена особенностями нынешнего этапа развития производства, среди которых следует выделить:

• постоянное совершенствование качества продукции и услуг – основной цели деятельности промышленного предприятия;

• обеспечения совмещенного проектирования основного объекта и компьютерной подготовки его производства;

• повышение роли решений и инициативы каждого исполнителя;

• ликвидация деления на производственные подразделения для организации работы направленной на достижение конечных результатов в рамках конкретного проекта.

Сегодня положение дел по внедрению ИТ и ИС на промышленных предприятиях характеризуется крайней неопределенностью, которая связана:

• С непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрипроизводственные инвестиции на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высшее руководство предприятия мало осведомлено об общих расходах в сфере ИТ. Так, например, компетентные решения руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

• С изменением роли ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрипроизводственных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов, например "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту, требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Наиболее эффективным средством, обеспечивающим качественный рост предприятия, является новая интегрированная ИС управления предприятием по всем областям производственной деятельности.

Главная задача внедрения ИС - повышение эффективности работы предприятия . Наибольший эффект от внедрения КИС достигается при ее комплексном развертывании и максимальной заинтересованности руководства предприятия в успехе всего проекта. Успех от внедрения ИТ означает, что, начиная с некоторого момента времени, существенная часть информации, производимой новой ИТ, будет востребована и использована для удовлетворения информационных потребностей в управленческой деятельности конкретного предприятия.

1. Замена существующих систем, не удовлетворяющих требованиям современного производственного процесса и управления предприятием

• не масштабирующихся под задачи развивающегося предприятия,

• фрагментированных и не позволяющих сформировать консолидированную картину деятельности предприятия

• обеспечивающих неудовлетворительную скорость выполнения основных производственных и управленческих процессов

• недостаточную оперативность получения и обработки информации, необходимой для принятия решений, создающих серьезные трудности с логистикой и планированием деятельности предприятия и др.

Некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эф-фективность дальнейшего использования системы. Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

1. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Этот пункт является наи-более значимым и сложным, т.к. является глобальным и включает в себя не только методо-логии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых, он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

2. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта информатизации. На-пример, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным об-разом, как определенный последовательный процесс. Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения АСУ оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые планируете информатизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, т.к. затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта информатизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов… Но это уже отдельный сложный вопрос.

3. Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению ИС на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование пред-приятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения ИС. Несомненно, можно информатизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в орга-низационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных эта-пов основных производственных процессов. Учитывая особенности управления и деятель-ности отечественных предприятий реорганизация может не являться реинжинирингом в его классическом (западном) понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация в наших условиях может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

4. Внесение изменений в существующие технологии планирования, управления и контроля производственными процессами. Одними из самых важных для руководителей предприятия особенностей ИС, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предос-тавляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля ис-полнения отдельных планов и бюджетов.

5. Получение актуальной и достоверной информации обо всех срезах деятельности пред-приятия, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. При использовании ИС информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при пе-редаче. Однако некоторые руководители еще не привыкли принимать управленческие ре-шения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информацион-ной системы, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.

6. Внесение существенных изменений в управление производственными процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

7. Активное сопротивление персонала, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вы-звано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведе-ниями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной карто-текой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответст-венности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение о применении современных ИТ, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение ИС, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

• создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;

• наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;

• всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.