GOSY / 1 блок-все-шпора(печать)

непосредственно в таблицы базы данных; с помощью специально разработанных экранных форм.

Первый способ используют в том случае, если данные изменяются достаточно редко, а база данных имеет простую структуру, т.е. в ней нет сложных связей между таблицами.

Второй способ предпочтителен в том случае, если приходится часто изменять данные, а база данных состоит из большого количества таблиц, связанных друг с другом.

Назначение экранной формы

Экранные формы предназначаются для наглядного представления

информации из БД и существенно облегчают ввод взаимосвязанных данных. Такие формы, как правило, соответствуют формам первичных документов. Это позволяет обеспечить однократный ввод данных, облегчить восприятие хранящейся в базе данных информации и предотвратить возникновение множества ошибок при вводе информации.

Средства создания формы

В OpenOffice.org Base формы могут быть созданы двумя способами:

1.В режиме дизайна (конструктора), посредством которого можно самостоятельно разработать собственные формы с заданными свойствами.

2.При помощи мастера форм, который позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных полей.

Использование мастера для создания формы

Мастер автоматизирует процесс создания формы, уточняя у пользователя

параметры формы:

1.Откройте файл базы данных, в котором нужно создать новую форму.

2.В левой области окна базы данных щелкните значок Формы.

3.Выберите команду Использовать мастер для создания формы.

Мастер форм помогает выбрать из таблиц и запросов необходимые поля, для которых будут созданы элементы управления, настроить их расположение, цветовое оформление, а также выбрать режим источника данных:

использование формы только для ввода новых данных

или для отображения всех данных.

Форма, созданная мастером, может быть доработана в окне конструктора форм в соответствии с требованиями пользователя.

Создание форм в режиме дизайна.Режим дизайна позволяет создавать формы любой степени сложности. В этом случае конструирование начинается с пустой формы и полностью возлагается на пользователя.

Для создания формы в режиме дизайна:

1.Откройте файл базы данных, в котором нужно создать новую форму.

2.В левой области окна базы данных щелкните значок Формы.

3.Выберите команду Создать форму в режиме дизайна.

На экране откроется окно конструктора форм.

151

Элементы управления формы

Форма в OpenOffice.org Base состоит из отдельных объектов, которые называются элементами управления:

метки; поля форматированного ввода;

текстовые поля и списки; кнопки; переключатели и флажки;

дополнительные элементы управления; Элементы управления (поля, списки, переключатели, выключатели и флажки)

связаны непосредственно с полями таблиц. В целях облегчения восприятия данных в форму могут быть добавлены графические объекты (при помощи панели рисования), рисунки и другие объекты, не связанные с полями таблиц.

OpenOffice.org Base позволяет вводить в форму текст и редактировать его как в текстовом документе. Чтобы перейти в режим ввода текста, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на свободном месте документа.

Для размещения элементов управления в форме используется панель Элементы управления, на которой располагаются инструменты конструктора (табл. 3). Панель элементов выводится на экран посредством команды Вид — Панели инструментов — Элементы управления.

Управление объектами.В процессе создания формы можно перемещать,

добавлять, удалять или изменять размеры объектов, а также устанавливать их свойства.

Для управления объектами необходимо их выделить. Чтобы выделить один объект, достаточно установить на него указатель мыши и нажать левую кнопку мыши. Для выделения одновременно нескольких объектов следует выбрать инструмент «Выделить» на панели элементов, установить указатель мыши на объект и, не отпуская кнопку мыши, переместить рамку выделения так, чтобы внутри нее оказались все необходимые объекты. После этого можно управлять выделенными объектами как единым целым. Для снятия выделения следует щелкнуть левой кнопкой мыши вне выделенных объектов.

Выделенный объект имеет маркеры выделения в виде зеленых квадратиков, расположенных по углам и серединам сторон. Для изменения размера объекта переместите один из маркеров до достижения объектом нужного размера. Чтобы удалить объект, нужно его выделить и нажать клавишу [Del].

Чтобы изменить местоположение объекта, необходимо его выделить,

установить указатель мыши внутри него, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить объект в требуемое место.

Для выравнивания выбранных объектов относительно друг друга используется кнопка Выравнивание на панели инструментов Дизайн формы.

Назначение элементам формы источника данных

152

Сам по себе элемент формы, созданный в режиме дизайна, не будет отображать необходимую пользователю информацию.

Для этого нужно назначить источник и поле данных для каждого элемента формы следующим образом:

1.Выделить элемент управления, которому необходимо назначить свойства.

2.Щелкнуть значок Свойства формы на панели «Элементы

управления»(или выбрать одноименный пункт контекстного меню элемента управления).

3.В открывшемся окне перейти на вкладку Данные и в выпадающем списке Тип содержимого источника выбрать нужный источник (таблица, запрос, команда SQL)

4.В выпадающем списке Содержимое выбрать ранее созданную таблицу

(запрос, или команду SQL), поле которой должно отображаться в элементе управления. Закрыть диалоговое окно Свойства формы.

5.Щелкнуть значок Элемент управления на панели «Элементы управления» (или выбрать одноименный пункт контекстного меню элемента управления).

6.В открывшемся окне перейти на вкладку Данные и в выпадающем списке Поле данных выбрать поле, содержимое которого будет отображено в элементе управления. Закрыть диалоговое окно.

При назначении полей следует учитывать совместимость типа поля элементу

управления. Например, для элемента управления Флажок приемлемо поле только логического (boolean) типа.

Режимы представления формы

Каждая форма OpenOffice.org Base может быть представлена в режиме разработки (конструктора) и в режиме формы.

Переключение между режимами представления формы осуществляется посредством кнопки Режим разработки на панели Элементы управления.

При работе с формой в режиме разработки можно создавать или редактировать макет формы. Данные БД в этом режиме не отображаются.

Режим формы (основной режим работы с формой) используется для добавления, изменения или просмотра данных в БД.

Кнопки перемещения по записям

В режиме формы для перемещения по записям используются специальные кнопки, расположенные в нижней части формы:

1)найти запись

2)переход к первой записи;

3)переход к предыдущей записи;

4)переход к следующей записи;

5)переход к последней записи;

6)ввод новой записи.

Кроме того, для перехода к записи с определенным номером можно воспользоваться полем ввода Запись.

153

Разработка многотабличной формы (субформы)

Многотабличная форма (субформа) обычно применяется для отображения информации из нескольких взаимосвязанных таблиц. Она состоит из основной части (главной формы) и одной или нескольких подчиненных форм.

Многотабличная форма может быть создана в режиме дизайна и с помощью мастера форм.

Использование мастера — это наиболее простой способ создания многотабличной формы.

Процесс создания многотабличной формы с помощью мастера включает несколько этапов (шагов).

1.Выбор поля – указывается таблица, которая является источником данных основной части формы, а также поля из этой таблицы, включаемые в форму.

2.Установка субформы – необходимо поставить флажок Добавить субформу, для того чтобы был доступен следующий шаг выбора субформы. При этом предлагается два способа создания субформы:

a)Субформа, основанная на существующей связи. Здесь необходимо выбрать связь, на основе которой будет создана субформа.

b)Субформа, основанная на выбранных полях. При выборе этого пункта пользователю предоставляется возможность самому выбрать объединѐнные поля (в шаге 4).

3.Добавить поля субформы – указывается таблица, которая является источником данных основной части формы, и выбираются поля из этой таблицы, которые будут включены в форму.

4.Получить объединѐнные поля. Здесь выбираются объединенные поля главной и субформы. Можно выбрать до четырѐх таких полей.

5.Расположить элементы управления. Этим шагом устанавливается внешний вид представления полей главной формы и субформы.

6.Установка источника данных. Осуществляется выбор режима источника данных, т.е. можно использовать подготовленную форму для отображения существующих данных (и их редактирования) или только для ввода новых данных.

7.Применить стили. Выбор из готовых вариантов цветового оформления формы.

8.Задать имя. Последним шагом задается имя формы.

Создание кнопок управления

Кнопки используются в формах для выполнения определенных действий. Например, можно создать в форме кнопку, открывающую документ или создать набор кнопок для перемещения по записям таблицы.

Создание кнопки

1.Открыть форму в режиме «Дизайна» (Навести указатель мыши на значок формы и вызвать контекстное меню, выбрать команду Правка).

2.Поместите на форму элемент управления Кнопка.

154

3. Откройте диалоговое окно его свойств (Свойства: Кнопка). Для этого:

1.Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите пункт меню Элемент управления.

2.Или дважды щелкнуть по кнопке

4.В поле Текст... введите имя кнопки:

название кнопки.

5.Тип кнопки – позволяет выбрать действия, которые можно осуществить при помощи кнопки. Из выпадающего списка Тип кнопки..... выберите нужное действие, которое будет выполняться по нажатию кнопки, например

Следующая запись.

6.Кнопка по умолчанию

7.Закрыть окно Свойства кнопки.

Теперь созданная кнопка в режиме формы будет переключать на следующую запись.

Создание панели навигации

1.Открыть форму в режиме «Дизайна».

2.На панели инструментов выбрать кнопку Дополнительные элементы управления.

3.В появившемся окне выбрать команду Панель навигации.

4.Разместить ее в поле формы.

Открытие любого документа

1. Открыть форму в режиме «Дизайна» (Навести указатель мыши на значок

Правка).

2.Поместите на форму элемент управления Кнопка.

3.Откройте диалоговое окно его свойств (Свойства: Кнопка). Для этого:

1.Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите пункт меню Элемент управления.

2.Или дважды щелкнуть по кнопке

нужный документ.

6. URL

Открыть 7. Кнопка по умолчанию Да.

8. Закрыть окно Свойства: Кнопка.

Понятие отчета

Под отчетом понимается форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл. В отчете можно наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений. Отчет может быть создан на основе данных одной или нескольких взаимосвязанных таблиц или запросов.

155

Средства создания отчета

В OpenOffice.org Base для создания отчетов используются Мастер отчетов, позволяющий достаточно быстро создать отчет на основе выбранных полей при минимуме знаний о механизме его получения.

Созданный при помощи мастера отчет может быть отредактирован в текстовом редакторе.

Использование мастера для создания отчета

Создание отчета с помощью мастера сводится к выбору возможных вариантов ответов на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета.

Для запуска мастера создания отчетов:

В левой области окна базы данных щелкните значок Отчеты.

Выберите команду Использовать мастер для создания отчета.

Создание отчета:

1.Необходимо определить источник данных и поля будущего отчета. Для этого следует в диалоговом окне мастера отчетов выбрать из списка Таблицы или запросы таблицу (запрос), на основе которой вы создаете отчет, затем с помощью кнопок >, >> перенести из списка Существующие поля: в список Поля в отчете: те поля, которые вы хотите поместить в создаваемый отчет.

2.Выбрать надписи для выбранных полей.

3.Определить, требуется ли группировка данных по какому-либо из полей.

4.Задается порядок сортировки выбранных полей.

5.Производится выбор стиля оформления отчета из предложенных OpenOffice.org Base и ориентацию страницы.

6.Выбирается название отчета, его тип (статический или динамический) и дальнейшие действия после создания отчета (модифицировать его в текстовом редакторе или создать сейчас). Для завершения работы мастера нажмите кнопку Готово.

Для редактирования отчета в OpenOffice.org Writer, щелкните на его имени в списке отчетов правой клавишей мыши и выберете пункт меню Правка.

156

24. Система обработки текста: назначение и основные возможности. Текстовый процессор. Работа и настройка среды текстового процессора. Создание, редактирование, печать и сохранение документов. Форматирование документов. Преобразование в НТМL и другие форматы. Вставка объектов и работа с таблицами.

Текстовые редакторы – программы предназначены для подготовки текстовых материалов на компьютере.

По уровню возможностей можно условно разделить ПО на:

текстовые редакторы – программы, обеспечивающие основные возможности по подготовке несложных текстовых документов;

текстовые процессоры – программы, обеспечивающие широкий набор средств по подготовке документов любой сложности.

Всреде Windows к текстовым редакторам можно отнести программу Write, а к текстовым процессорам – Word.

Одностроковый редактор – обеспечивает набор с помощью клавиатуры текста, дает возможность редактирования текста.

Многостроковый редактор – это редактор обеспечивающий ввод и редактирование на нескольких строках, с формированием текста по абзацу, строками имеющими колонтитулы, поддерживает шрифты, с возможностью изменения их жирности, внедрение таблиц, рисунков и других объектов имеющий издательскую систему настройку принтера и возможность изменения качества печати.

Настольные компьютерные издательские системы приобрели широкую популярность в различных сферах производства, бизнеса, науки, культуры и образования. Настольные издательские системы (desktop publishing) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов.

Существуют различные программные системы, среди них наиболее распространены следующие: Word for Windows, Express Publisher, Illustrator for Windows Ventura Publisher, PageMarker, TeX. Перечисленные программные системы предназначены для компьютерной верстки. Среди программ подготовки иллюстраций можно выделить следующие: CorelDraw, CorelSystem, Designer DrawPerfect GalleryEffect, PC Paintbrush, PhotoStyler, Adobe Photoshop и др.

Среда пакета Word/OpOffWriter

Впоследнее время все большую популярность среди широкого круга пользователей завоевывает текстовый процессор Word для Windows.

Word – это многофункциональная программа обработки текстов, настольная издательская система. Ее предназначение:

1)набор, редактирование, верстка текста и таблиц; 2)управление всеми пунктами меню, опциями и командами с помощью мыши;

157

3)просмотр на дисплее готового к печати документа без затраты бумаги на дополнительную распечатку; 4)вставка рисунков и слайдов; 5)заготовка бланков, писем и др. док.;

6)обмен информацией с др. программами;

7)проверка орфографии и поиск синонимов.

Word не пишет, а помогает вам работать с текстом. Поэтому большая часть экрана Word предназначена для набора текста.

1)Строка заголовка. Пока вы не сохраните свой новый документ на диске, здесь будет значиться Документ 1 — Microsoft Word.

2)Строка меню. Содержит полный список всех команд Word.

3)Стандартная панель инструментов и панель инструментов форматирования.

4)Линейка. Помогает устанавливать поля и табуляцию, что вам пригодится при работе с таблицами.

5)Область задач. Какие бы операции ни выполнялись в Word, соответствующие им команды выводятся в эту область.

Под полем, предназначенным для ввода текста, вы находятся и другие элементы.

1. Кнопки режимов. Расположены слева от горизонтальной полосы прокрутки; управляют размещением документа на экране.

2. Строка состояния. Здесь вы можете узнать разные сведения о своем документе.

Вид и поведение программы можно изменить.

Writer это текстовый процессор в составе OpenOffice.org (OOo).

В дополнение к обычным особенностям текстового процессора (проверка орфографии, тезаурус, расстановка переносов, автозамена, поиск и замена, автоматическое составление оглавлений и индексов, составление стандартных писем и другое), Writer обеспечивает следующие важные возможности:

Шаблоны и стили; Мощные методы разметки страниц (включая врезки, столбцы и таблицы);

Встраивание или связывание графики, электронных таблиц и других объектов; Встроенные средства рисования; Главные документы, используемые для объединения набора документов в один документ;

Отслеживание изменений в версиях документов; Интеграция с базами данных, включая базу данных библиографии; Экспорт в формат PDF, включая закладки;

Иеще многое другое...

Среда текстового процессора Open Office.org Writer включает следующие элементы:

158

Строка меню содержит имена групп команд, объединенных по функциональному признаку. Команды меню выбираются с помощью мыши, клавиш управления курсором или комбинаций нажатия определенных клавиш ("горячих клавиш").

Рабочее поле – это пространство на экране дисплея для создания документа и работы с ним.

Полосы прокрутки служат для перемещения текста документа в рабочем поле окна.

Панели инструментов содержат набор кнопок для проведения различных действий над документом (сохранение, открытие, создание документа, копирование текста, удаление и т.п.). При подведении указателя мыши к кнопке панели инструментов появляется соответствующее название кнопки. Панели инструментов устанавливаются и удаляются при помощи меню Вид,

Панели инструментов.

Координатная линейка определяет границы документа и позиции табуляции. Различают горизонтальную и вертикальную линейки. С помощью линеек можно устанавливать поля документа, абзацные отступы. Устанавливать и удалять линейку можно с помощью меню Вид Линейка.

Строка состояния определяет текущее положение курсора в документе, а также содержит справочную информацию. Вывод строки состояния или отказ от нее осуществляется с помощью команды Вид − Строка состояния.

Writer имеет несколько режимов отображения документа: Разметка печати, Режим веб-страницы, На весь экран и Масштаб. Доступ к выбору этих режимов осуществляется с помощью меню Вид. Только режим Масштаб имеет свое подменю.

Создание нового документа.

Документы и шаблоны документов создаются с помощью команды Файл Создать. Или используется кнопка "Создать" на панели инструментов. Нажатием клавиш Control+N. При нажатии на клавиши Control+N вы создаете новый пустой документ. Если вы уже работаете с открытым документом, то новый документ появляется в новом окне.

Сохранение документа

Документы Writer сохраняются в виде файлов со стандартным расширением

.odt. Первоначальное сохранение нового, либо сохранение существующего документа под другим именем, на другом диске, в другом каталоге выполняется командой Файл, Сохранить как… Обязательно выбирается формат сохраняемого документа.

Сохранение именованного файла выполняется командой Файл, Сохранить или с помощью кнопки <Сохранить> Панели инструментов либо "горячих" клавиш

<Ctrl> + <S>.

Печать в Writer

159

Быстрая печать. Нажмите на значок Печать, чтобы послать весь документ на принтер, заданный по умолчанию для вашего компьютера.

Управление печатью с использованием окна Печать. Для получения возможности более полного управления процессом печати используйте Файл > Печать для отображения диалогового окна Печать.

В этом окне вы можете настроить все необходимые свойства принтера и параметров печати.

Форматирование документа

Использование стилей

Стили являются основой работы с Writer. Стили позволяют вам легко форматировать свой документ согласованно и изменять его формат с минимальными усилиями. Writer имеет несколько классов стилей для различных типов элементов: символов, абзацев, страниц, врезок и списков.

Вы можете применить много форматов к абзацам и символам с помощью кнопок, расположенных на Панели форматирования.

Автоформатирование. Вы можете настроить Writer для автоматического форматирования отдельных частей документа в соответствии с параметрами, установленными на странице Параметры диалогового окна Автозамена (Сервис > Автозамена > Параметры).

Форматирование страниц. Writer позволяет управлять разметкой страниц, используя несколько механизмов: Стили страницы, Колонки, Врезки, Таблицы, Разделы.

Поля страницы можно изменять двумя способами:

Используя линейки страниц – быстро и просто, но без точного управления. Используя диалог Стиль страницы – можно определять размеры полей с точностью до второго знака после запятой.

Для изменения полей с помощью линейки:

Серые области линейки отображают поля. Поместите курсор мыши на линию раздела серой и белой областей. Курсор изменит свое изображение на двойную стрелку.

Удерживайте нажатой левую кнопку мышки и перетаскивайте границу поля

Для изменения полей с помощью диалога Стили страницы:

Щелкните правой кнопкой где-нибудь по странице и выберите из контекстного меню Страница.

На вкладке Страница диалогового окна введите требуемые значения границ полей в секции Поля.

Создание верхних и нижних колонтитулов. Верхний колонтитул представляет собой область, которая появляется в верхней части страницы. Нижний колонтитул появляется в нижней части страницы. В колонтитулах размещается такая информация, как номер страницы, которая появляется на каждой странице документа, имеющей этот стиль страницы.

160