GOSY / 1 блок-все-шпора(печать)

20.Офисные пакеты: назначение, состав, возможности. Создание презентаций.

В последнее время среди пользователей, которые занимаются обработкой различного рода информацией, огромной популярностью польз-ся пакет офисных программ MicrosoftOffice и OpenOffice. Одной из наиболее знач-х особен-й этих офисных пакетов явл-ся то, что в них собраны воедино приложения, котор позвол-т выпол-ть практически работу, связанную с делопроизводством. Др.словами,здесь можно работать с какими-либо документами, обрабатывать определ-е данные, готовить презентации.

Эти офисные пакеты отличаются наличием унифицированного интерфейса всех приложений, т.е. во всех прил-ях одни и те же команды наход-ся в одинак.меню и, соотв-но, представлены на панелях инструментов одинаковыми кнопками. Данная особен-ть значит-но повышает удобство работы в разл-х прилож-х пакета.

В MicrosoftOffice своеобразное разграничение диапозонов применения программ. Каждое прилож-е охватывает достаточно широкую сферу професион. дея-ти польз-ля, но в то же время эти области практически не пересекаются. Однако возмож-ть внедрения объектов одних прилож-й Office в др.программы этого пакета.

Текст.радектор WORD позвол-т созд-ть и распечатывать текст.док-ты с исполз-м всех видов форматир-я (пар-ры шрифта, списки, колонки, надписи и т.д.), созд-ть таблицы, рисунки, формулы, диаграммы и т.д. Редактор электрон.таблиц Excel примен-ся для выполн-я различ-х вычис-й с использ-м мощного аппарата функций и формул, для проведения статистич. Анализа, а также позвол-т строить на основ-и получ-х данных диаграммы и графики.

Сис-а управл-я базами данных Access предостав-т широкий спектр возм-ей по обработке реляцион-х БД, в том числе постр-е сложн.запросов, а так же созд-е форм и отчетов. Сис-ма подготовки презентаций PowerPoint, позвол-я, в част-ти созд-ть наборы слайдов с информ-й типа, испол-ть в презент-ях док-ты других прилож-й Office, а также представ-ть презент-ии в электрон.виде и распостранять их в сети Internet.

Здесь использ-я мастера, помогающие созд-ть объекты в различн. приложен-х Office: диаграммы, таблицы, формы, отчеты, презентации и т.д., а также использ-ся подсказки различного рода. В пакете Office имеются как основн.прилож-я, так и вспомогат., возможности котор использ-я в основных программах (Н-р:для постр-я диаграмм использ-ся Microsoft Graph, а для создания формул - Microsoft Equation. В сост-в пакета MicrosoftOffice2000

входит: Access – сис-ма управл-я БД; Binder – сис-ма объединен. док-в с помощ. подшивок; Excel – сис-ма обработки электрон. таблиц; Outlook – сисма планир-я дел и ведения переписки; Power Point – сис-ма графич. оформления прзентаций; Publisher - настольная издательская система; WORD

– текстов.процессор.

131

Доп. программы пакета Microsoft Office: MicrosoftQuery- обработчик запросов к внешн.БД; Microsoft Organization Chart – редактор блок-схем; Microsoft WordArt- программа создания фигурного текста; MicrosoftEquation-редактор формул; Microsoft Map-редактор географ.карт; Microsoft Graph- построитель диаграмм; Microsoft PhotoEditor- графическ.редактор; Microsoft Draw –

программа обработки графич.объектов; Панель Microsoft Office- средство созд- я док-в MicrosoftOffice и запуск различ.прилож-й; Microsoft ClipArt- Коллекция картинок, фотографий, звуков, видео и анимации.

Назначение офисных пакетов–это автоматизация делопроизводства, т.е. облегчение работы пользователей, котор. необход-мо обрабатывать информ-ю, относящ-ся к различн. сферам прфесион. деятел-ти. Т. О. проф.польз-ль имеет дело с несколькими основными разновидностями информации: текст. информац-я; таблица чисел;БД и графика. Информ-я также м. оформлеться в виде бланков определен. конфигурации, котор. назыв. формами. Пользователи различ-х сфер професион. деят-ти, обрабатывают информ-ю,котор.имеет вид, свойствен. той или иной отрасли.

OpenOffice.org - один из немногих качественных офисных пакетов для работы с текстовыми документами, электронными таблицами, изображениями, базами данных и презентациями. Основным принципиальным и главным отличием от аналогичных программных продуктов является его межплатформенность (существуют версии как для ОС Windows всех поколений, так и для дистрибутивов Linux), доступный исходный код, и freeware-лицензия, не требующая оплаты за использование.

Пакет OpenOffice.org включает в себя следующие программы: OpenOffice.org Base - программа для создания небольших баз данных;

OpenOffice.org Calc - программа для работы с электронными таблицами,

аналог Microsoft Excel;

OpenOffice.org Draw - программа для создания и редактирования изображений;

OpenOffice.org Impress - программа для создания простеньких презентаций,

аналог Microsoft PowerPoint;

OpenOffice.org Writer - программа для работы с текстовыми документами,

аналог Microsoft Word;

Каждая программа совместима со всеми широко распространенными форматами документов, электронных таблиц, презентаций и изображений. Документы и базы данных отображаются качественно, практически без потерь в структуре. А вот программа для баз данных, к сожалению, не совместима с Microsoft Access. Среди недостатков касательно форматов файлов также стоит отметить то, что все программы офисного пакета постоянно «навязывают» свой «родной» формат документов. OpenOffice еще не настолько распространен, и далеко не во всех программах реализована обратная совместимость с его форматами документов.

132

Свободный офис включает:

Офисный пакет OpenOffice.org 2.3. охватывает работу с любыми документами различной степени сложности:

―Текстовый процессор Writer.

―Табличный процессор Calc.

―Презентационный пакет Impress.

―Пакет векторной графики Draw.

―Редактор формул Math.

―СУБД Base.

―Gimp 2.4 – свободный редактор растровой графики, считается альтернативным пакетом Photoshop.

―Inkscape – свободный редактор векторной графики, позволяет создавать как художественные, так и технические иллюстрации, в том числе и анимированные.

―Mozila Firefox 2.0 – браузер нового поколения. Характеризуется высокой скоростью работы, гибкостью, расширяемостью.

―Mozila Thunderbird – клиент для почтовых и новостных сообщений. Имеет адаптивный фильтр спама, позволяет создавать компактные HTMLписьма, группировать сообщения, сохранять папки поиска, сменять модули расширения.

Дополнительная комплектация:

― SeaMonkey – альтернативный браузер;Sunbird – календарь-планировщик; Bugzilla – система отслеживания ошибок; ChatZilla – IRC-клиент; MySQL – мощная СУБД; Scribus – программа визуальной верстки документов; KompoZer – визуальный (WYSIWYG) HTML-редактор; 7-Zip – архиватор;

Audacity – аудиоредактор; AIM-клиенты Sim, Psi, Pidgin; Adobe Reader; Adobe

Flash Player; Среда выполнения Java-приложений; Руководство пользователя в электронном виде.

Преимущества OpenOffice.org

Отсутствие лицензионной платы. OOo свободен для любого использования и распространяется бесплатно. Многие возможности, которые являются доступными как дополнения за дополнительную плату в других офисных наборах (подобно экспорту в PDF), свободны в OOo.

Открытые исходные тексты. Вы можете распространять, копировать и изменять программное обеспечение столько, сколько Вы желаете, в соответствии с OOo Open Source лицензией.

Межплатформенность. OOo 2.0 работает на нескольких аппаратных архитектурах и под различными операционными системами, такими как

Microsoft Windows, Mac OS X, Linux и Sun Solaris.

Обширная языковая поддержка. Интерфейс пользователя OOo доступен на более чем 40 языках и проект OOo предоставляет орфографические словари,

133

словари переносов и тезауруса для более чем 70 языков и диалектов. OOo также обеспечивает поддержку сложного форматирования текста (CTL) и языков с направлением письма справа налево (RTL) (типа хинди, иврита и арабского).

Совместимый интерфейс пользователя. Все компоненты имеют интуитивно понятный интерфейс, созданный для использования как новичком, так и мастером.

Интеграция. Компоненты OpenOffice.org хорошо интегрированы друг с другом.

Все компоненты совместно используют общий модуль проверки орфографии и другие инструменты, которые используются одинаково во всем наборе. Например, инструменты рисования, доступные в Writer, также можно обнаружить в Calc, подобные, но более развитые версии в Impress и Draw.

Модульность. Обычно, если Вы изменяете параметр, это может затронуть все компоненты. Однако параметры OOo могут быть установлены на уровне одного приложения или даже на уровне документа.

Совместимость файлов. OOo включает возможность экспорта в форматы PDF и Flash, так же как поддержку открытия и сохранения файлов во многих распространенных форматах, включая Microsoft Office, HTML, XML, WordPerfect и Lotus 123.

OpenOffice Impress(разработка презентаций)

Аналог MS PowerPoint, предназначен для создания простеньких презентаций.

Интерфейс

Очень напоминает MS PowerPoint. Сходство проявляется практически во всем - от расположения кнопок и заголовков в главном меню до внешнего вида стандартных примеров.

Impress – программа для работы с презентациями, входящая в состав офисного пакета OpenOffice.org. Impress – простая в освоении программа, имеющая дружелюбный интерфейс, стандартные панели инструментов и меню и позволяет создавать эффектные презентации. Можно создать слайды, которые содержат различные элементы, включая текст, маркированные и нумерованные списки, таблицы, диаграммы, изображение и другие графические объекты. В Impress также входит средство для проверки орфографии, тезаурус, предустановленные стили текста, привлекательные стили для фона и удобное справочное меню.

Impress обеспечивает все общие средства представления мультимедиа, такие как специальные эффекты, анимация и средства рисования. Он объединен с расширенными графическими возможностями компонентов OOo Draw и Math. Демонстрация слайдов может быть сверх того расширена специальными текстовыми эффектами с Fontwork, а так же звуковыми и видеоклипами. Impress совместим с форматом файла PowerPoint, и может также сохранять

134

работу в многочисленных графических форматах, включая Macromedia Flash

(SWF).

Функции. Практически все возможности аналогичны MS PowerPoint - настройка анимации объектов, реакции на нажатие кнопок, связи между различными объектами... Кстати об объектах. Они добавляются и редактируются так же, как и в Draw. Более того, прямо из этой программы их можно экспортировать в один из множества распространенных графических форматов, что еще раз подтверждает бесполезность Draw.

Создавая презентацию важно продумать что она будет включать. Необходимо выбрать тип презентации(пустая презентация или шаблон), стиль слайда(Фоны презентаций и Презентации), определить способ отображения презентации, установить эффекты, смена слайдов и анимация.

Выберите требуемый параметр из выпадающего меню Эффект.

Основное окно Impress

Основное окно имеет три части: Панель Слайдов, Рабочее пространство и Панель задач. Панель Слайдов позволяет Вам делать определенные вещи с отдельными слайдами. Рабочее пространство – то, где делается большинство работы по созданию отдельных слайдов. Панель задач содержит группу из четырех задач, которые затрагивают стили, расположение, анимацию и переходы между слайдами в вашей презентации.

Некоторые дополнительные операции, которые могут быть выполнены на одном или более слайдов в Панели Слайдов:

Добавление нового слайда в любом месте в пределах презентации после первого слайда;Скрытие слайда так, чтобы он не отображался как часть слайдшоу;Удаление слайда из презентации, если он больше не нужен;Переименование слайда;Копирование или перемещение содержания одного слайда в другой;Сменить стиль слайда.

Рабочее пространство содержит пять вкладок: Режим рисования, Режим структуры, Режим примечаний, Режим тезисов и Режим слайдов. Эти пять вкладок называют Кнопки отображения ( рис. 9.5).

Панель задач имеет четыре раздела:

Фоны страниц: Здесь Вы определяете Стиль оформления страницы, которую Вы будете использовать для вашей презентации.

Макеты: отображаются 20 подготовленных макетов.

Эффекты: перечислены различные анимационные эффекты для выбранных элементов слайда. Анимация может быть добавлена к слайду, и она также может быть изменена или удалена позднее.

Смена слайда: доступны 56 различных вариантов перехода между слайдами, включая Без переходов. Можно выбрать скорость перехода (низкая, средняя, высокая), выбрать между автоматическим или ручным переходом, и как долго, чтобы выбранный слайд отображался (только автоматический переход).

135

Сохранение презентаций в виде веб-страниц. Вы можете экспортировать презентации в файлы Macromedia Flash: выполните Файл > Экспорт, а затем выберите в качестве типа файла тип Macromedia Flash.

Можно также преобразовать презентации в ряд веб-страниц.

Сначала выполните Файл > Экспорт и затем в качестве типа файла выберите тип Документ HTML.

Выберите папку для сохранения файла, определите имя результирующего HTML-файла и нажмите кнопку Экспорт. Откроется окно мастера экспорта в HTML-формат.

Выберите дизайн для всех страниц - существующий дизайн или создайте новый. Если до этого вы не сохраняли дизайн, переключатель Имеющийся дизайн не будет доступен.

Стандартный формат HTML: по одной странице для каждого слайда с использованием навигационных ссылок для перехода от одного слайда к другому.

Автоматически: одна страница для каждого слайда, на каждой странице используется мета-тэг Refresh для автоматического просмотра браузером каждой страницы в цикле.

Решите, в каком формате сохранять графику (GIF или JPG), а также используемое разрешение экрана.

Выберите стиль навигационных кнопок для перехода от одной страницы к другой. Если вы не выберите ни одной, OOo создаст текстовый навигатор.

Выберите цветовую схему для веб-страниц. Доступными схемами являются существующая схема документа, схема браузера и цветовая схема пользователя. Вы можете сохранить новую схему, чтобы она появлялась на первой странице мастера Экспорт HTML.

136

21. СУБД Open Office Base. Понятие базы данных. Структура базы данных.

Таблицы базы данных, понятия поля и записи. Понятие ключа, простой и составной ключ.

Система управления базами данных (СУБД - DBMS - Data Base Management System) является универсальным программным средством, предназначенным для создания и ведения баз данных, а также организации доступа к данным и их обработки.

Под базой данных (БД - DB - Data Base) понимают совокупность данных, относящихся к некоторой предметной области, организованных определенным образом на материальном носителе, как правило, средствами СУБД.

Реляционная модель данных (англ. relation - отношение) является одной из самых распространенных моделей, используемых в современных СУБД. Эта модель характеризуется простой структурой данных, удобным табличным представлением. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде прямоугольных двухмерных таблиц (рис. 1). Каждая реляционная таблица имеет наименование и обладает следующими свойствами:

структура таблицы определяется совокупностью столбцов;

в каждой строке таблицы содержится одно значение соответствующего столбца;

одинаковые строки в таблице отсутствуют;

общее число строк не ограничено;

столбцы таблицы имеют уникальные имена;

значения каждого столбца относятся к одному и тому же типу;

порядок следования строк и столбцов произвольный.

Столбцы таблицы называются полями (доменами). Строки таблицы соответствуют записям (кортежам). Структура таблицы реляционной модели данных Поле 1 Поле … Поле n

2

Запись 1

Запись 2

Запись m

Схема реляционной таблицы включает имена полей, образующих структуру ее записи: (Поле 1, Поле 2, ..., Поле п). Записи не должны повторяться внутри реляционной таблицы, и, соответственно, они должны иметь уникальный идентификатор — первичный ключ.

Первичным ключом (или просто ключом таблицы) называется одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих (определяющих) запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он является простым, если из нескольких полей — составным.

Кроме первичного ключа в таблице могут существовать и вторичные ключи.

137

Вторичный ключ — это такое поле, значения которого могут повторяться в разных записях, т.е. он не является уникальным. Вторичные ключи играют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти нескольких записей).

Связи между таблицами в реляционной модели устанавливаются по равенству значений совпадающих полей. Такие поля в разных таблицах играют роль

внешнего ключа или ключа связи.

Совокупность реляционных таблиц, логически взаимосвязанных и отражающих некоторую предметную область, образует реляционную базу данных (РБД).

Структура базы данных.

В наст. Время определены 4 осн. модели БД(сетевая, реляционная, иерарх-ая, объектно-ориентир-ая). Для каждой создава-сь различн. языки программ-ия БД и СУБД. Наиб. распростр-ие получили реляц-ые БД. исторически наиболее распростр-ми стандартами стали системы dBase. Максим. достиж. в dBase достигла FoxPro (система), в кот. снач. созд. и развив-сь программистами фирмы Fox, затем права на эту сист. были проданы фирме Microsoft, кот. создала уже несклько вариантов FoxPro для Windows. При этом они стали отходить от формата dBase. В то же время фирма Microsoft имела и собств. сист.:пакет MS OFFICE. Была включ. в СУБД Access. Конкурент фирмы Microsoft развивала свою сист. Paradox. В послед. время развив-ся арверные сист. СУБД, кот. ориентир. на использование сетевых. Многообразие форматов и видов СУБД очень затрудняют стандартизацию их совместн. работ всех систем. => чаще всего СУБД создаѐтся как автоном. сист., кот. использ. все ресурсы com. Принято делить СУБД на 2 осн. вида:

1.общ. назнач.-представ. собой интегрирован. среду, кот. может решать следующие задачи: управлять набором БД; создавать БД, модифицировать и менять их структуру; программир-ть систему управления БД с пом. собственного встроенного языка. обычно СУБД общ. назнач. могут работать с БД самост-но и могут создавать спец. исполняемые модули для конкретной задачи для работы с БД. СУБД общ. неазнач. отн-ся к dBase, Paradox, FoxPro.

2.специализиров. СУБД исп-ся для реш. конкретных задач и исп-ся в очень узких професс-ых целях. Обычно дают возмож-ти кординальной пределки интерфейса. Прикладные системы созд-ся под конкр. проблему. К СУБД специализ-ым можно отнести, напр., СУБД версии 1С. Так же относ-ся все СУБД, кот. разраб-ют Delphi и т. д..

Создание структуры БД в СУБД Access.

Создать новую базу данных можно тремя способами:

1.путем создания новой пустой базы данных;

2.созданием копии существующей базы данных;

3.с помощью создания базы данных с использованием шаблона.

138

Если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе нет, но информация в ней все-таки есть — это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных — деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

Базы данных могут содержать различные объекты, основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Мы знаем, что структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

СУБД Microsoft Access 2000 предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Эти средства можно классифицировать как:

•ручные (разработка объектов в режиме Конструктора);

•автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);

•автоматические — средства ускоренной разработки простейших объектов. База данных в OpenOffice.org позволяет вставлять данные из внешних

ресурсов. Источником может быть Adabas, JDBC, ODBC, ADO, dBase,

текстовый файл, документ электронной таблицы или данные из адресной книги.

Основные характеристики OpenOffice.org Base:

графический многооконный интерфейс, позволяющий в диалоговом режиме создавать таблицы, формы, запросы, отчеты и макросы;

наличие развитых диалоговых средств конструирования (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов);

наличие специальных инструментальных средств, автоматизирующих работу, называемых "мастерами" (Wizards);

наличие средств соблюдения целостности данных на уровне базы данных;

наличие средств обеспечения безопасности данных (защита паролем, ограничение уровня доступа и т. д.);

возможность работы в многопользовательских системах (Windows NT, Novell NetWare).

Запуск программы и завершение работы с ней

Для запуска OpenOffice.org Base необходимо нажать кнопку Пуск,

активизировать меню Программы и щелкнуть левой кнопкой мыши по значку

139

OpenOffice.org Base Base. В качестве альтернативного способа запуска программы можно воспользоваться ярлыком OpenOffice.org Base Base на рабочем столе (если таковой присутствует).

1. При запуске программы появляется стартовое окно Мастера БД. (рис. 1). Здесь следует выбрать нужный вариант действий:

Создать новую БД.

Открыть существующую.

2. При выборе команды Создать новую БД появляется следующее диалоговое окно, в котором Мастер сразу предлагает сохранить БД.

Далее следует выбрать вариант:

3.Запускается окно сохранения БД.

4.После сохранения БД появляется окно создания таблиц.

5.Если выбрать команду Создание таблицы в режиме дизайна, открывается конструктор создания таблиц Следует задать имена полям.

Назначить их тип.

В режиме таблицы окно программы содержит кнопки перехода по записям. Переключение готовой таблицы в режим конструктора:

1.Закрыть таблицу.

2.Навести указатель мыши на значок таблицы.

3.Вызвать Контекстное меню.

4.Выбрать команду Правка таблица будет открыта в режиме конструктора. Кнопка Редактировать документ позволяет переключаться в режим

редактирования конструктор таблицы.

Созданную таблицу можно форматировать, использую контекстное меню.

Форматирование таблицы При выборе команды Формат столбца появляется диалоговое окно Формат

поля. Здесь можно назначить Категорию поля, Формат, язык.

При выборе вкладки Выравнивание можно задать выравнивание данных поля. Можно также задать ширину поля, выбрав команду контекстного меню

Ширина столбца.

Изменять цвет шрифта можно выделив запись, и вызвав контекстное меню.

Связывание таблиц

Связи между таблицами устанавливаются в схеме данных.

Схема данных является графическим образом базы данных. Она наглядно отображает таблицы и связи между ними, обеспечивает использование этих связей при обработке данных и поддержание целостности данных.

Для связывания таблиц необходимо выполнить следующие действия:

140