Техники моделирования процессов – основания выбора

На этапе моделирования бизнес-процессов, требуется не просто пересчитать и закрепить бизнесы и функции, а определить взаимодействие между элементами ранее описанной организационно-функциональной структуры. Если вспомнить, что даже первое упражнение на подавляющем большинстве компаний не доведено до конца, то, что говорить о следующем этапе, который на порядок труднее. При этом, еще надо это сделать на языке доступном для понимания ВСЕХ участникам взаимодействия.

Какие же варианты техник описания предлагает нам российская и мировая практика:

• Словесное описание в произвольной форме. Язык – это универсальная моделирующая система и, следовательно, справится и с этой задачей. Но, как правило, такое описание настолько громоздко, что ошибки и неточности в нем становятся неизбежными, а сам документ обречен на забвение.

• Формальное описание. Это некоторое ограничение языка, при котором вводятся специальные внутренние формы или процесс описывается через систему частных документов: таблиц документооборота, должностных инструкций и т.п.

• Большим шагом к достижению желаемой ясности и наглядности в описании процесса является переход к графическому языку – диаграммам процессов, деревьям структур данных и т.п. (В одном из руководств по ИТ- консалтингу приводится анализ известного рассказа Чехова «Толстый и тонкий», в котором сын последнего, Нафанаил, попеременно снимал то шапку, то фуражку. Иллюстрации таких неточностей не допускают.) Здесь уже необходим какой-то стандарт – универсального графического языка не существует.

• И опять возможны варианты – собственный стандарт предприятия или переход на международные. Что дает последнее решение? Во-первых, понимания таких описаний становится возможным за пределами предприятия, то есть намечается отход от, так называемых, «субъективных систем управления». Во–вторых, к стандартно описанным процессам можно применить стандартные же техники анализа и оптимизации. По аналогии: применяя международные стандарты финансовый отчетности, вы получаете в свое распоряжение накопленную мировой практикой библиотеку техник финансового анализа.

Рамки статьи не позволяют рассмотреть несколько формальных техник структурного анализа и проектирования процессов, поэтому остановимся на хорошо разработанном семействе методологий IDEF, которое в США является государственным стандартом

IDEF - ICAM DEFinition, где ICAM, в свою очередь, обозначает программу «Интеграция компьютерных и промышленных технологий» разработанную по заказу ВВС США и получившую международное признание.

После опубликования данного стандарта он был успешно применен в самых различных областях бизнеса, показав себя эффективным средством анализа процессов в промышленных и торговых системах, госструктурах и т.п. (Например, он активно начал применяться и в отечественной Государственной налоговой инспекции…). Более того, именно с широким применением IDEF связано возникновение основных идей популярного ныне BPR (бизнес – процесс реинжиниринга)

В основе нотации и методологии IDEF0 лежит графическая визуализация бизнес - процессов в виде блоков, с различной функциональной ролью сторон (Рис.1).

Объектами преобразования для бизнес – процессов могут являться различные виды ресурсов предприятия: материальные (сырье, материалы, продукция), финансовые, информационные. В IDEF0-диаграммах обозначения этих ресурсов располагаются на дугах графа. Как правило, одновременно описываются материальные (или финансовые) поток и связанные с ними информационные.

Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как информация или другой ресурс, которые подвергаются обработке, показаны с левой стороны блока, а результаты (выход) с правой стороны. Механизм (подразделение, человек или автоматизированная система), который реализует функцию ( операцию) представлен дугой снизу

Одним из важных моментов при описании процессов с помощью методологии IDEF0 является точная спецификация типов связей между функциями:

• Коммуникационная, при которой функции используют одни и те же данные и/или производят одни и те же выходные данные.

• Последовательная, при которой выход одной функции служит входными данными для другой.

• Функциональная, отражающая полную зависимость одной функции от другой (например, управление в ходе решения общей задачи)

Кроме правил изображения блоков и потоков, наиболее существенными в методологии IDEF0 являются принципы объединения блоков в модель:

• Принцип функциональной декомпозиции

• Принцип контекстной диаграммы

• Принцип ограничения сложности

Принцип «функциональной декомпозиции» является третьим китом методологии IDEF (наряду с правилами описания функций-блоков и потоков). Два других конкретизируют способ его применения.

Этот принцип представляет собой модельную интерпретацию той практической ситуации, что любая функция (а функция – это свернутый бизнес-процесс) может быть разбита на более простые действия (процессы или функции более низкого уровня, вплоть до элементарных операций). Графически, при использовании программных средств, принцип декомпозиции представляет собой возможность, «провалившись» в функциональный блок, рассмотреть его изнутри, т.е. как бы воспользоваться увеличительным стеклом.

Согласно второму принципу, IDEF - моделирование начинается с контекстной диаграммы, на которой объект представлен одним-единственным блоком. Все потоки на данной диаграмме подразумеваются приходящими извне (или уходящими во вне) к объектам вне компании. Например, при моделировании компании в целом, таким образом можно графически изобразить ее «миссию» – что она дает и берет из окружающего ее мира. Но такой же взгляд допустим и при автономном рассмотрении любого блока процесса. В ходе моделирования, для каждого блока надо определить, что нужно сделать для реализации возложенной на него задачи (миссии).

Последний принцип - это ограничение сложности. Диаграммы IDEF несут в себе очень концентрированную информацию, в связи с чем, необходимо применять меры по повышению их наглядности. Основными являются два приема:

• Количество блоков на одной диаграмме не более шести

• Количество интерфейсных дуг, подведенных к одной стороне блока – не более четырех

Применение методологий семейства IDEF (особенно в сочетании с соответствующими программными средствами) позволяет существенно повысить эффект от взаимодействия специалистов как внутри предприятия, так и с внешними консультантами например, на этапе концептуального проектирования информационной системы. Очень важной является возможность использования навыков моделирования при разработке новых расширений бизнеса, как стратегического характера, так и оперативных (например, начало продаж по предварительным заказам). Все это можно процедурно увязать с существующими процессами, т.е. вписать в контекст существующей деятельности и довести до конкретных исполнителей.

Таким образом, лишь точно построив процессы (и, конечно, устранив выявленные в результате этого мероприятия «нестыковки») мы, во многом, можем достичь одной из главных целей логистики – создания некоего конвейера упорядочивающего всю работу компании и добиться существенного улучшения по важнейшим логистическим показателям, характеризующим ее деятельность.

Дальнейшее движение вперед связано с реинжинирингом или перестройкой процессов с последующей их автоматизацией, так как реинжиниринг, по определению, имеет в виду кардинальное улучшение всех показателей связанных с деятельностью компании, что становится возможным благодаря использованию возможностей, предоставляемых компьютерными технологиями.