Работа начальника отделения связи
После запуска программы Access автоматически открывается титульный лист «Базы данных», который предусматривает использование АРМ двумя типами работников: «Начальник» и «Оператор».После этого на экран выводится форма, запрашивающая пароль доступа к программе:
После нажатия кнопки «Начальник»: появляется форма, запрашивающая пароль, который должен знать только начальник отделения связи:
При этом, если пароль или фамилия не будут совпадать с единственно правильными, форма будет запрашивать пароль до бесконечности или пока вошедший не нажмёт кнопку выхода из приложения.
Если фамилия и пароль оказались правильными, форма предлагает на выбор действия, доступные для начальника отделения связи:
Начальник при желании может поменять пароли доступа операторам, нажав соответствующую кнопку, получает доступ к форме соответствия фамилий операторов и их паролей (которая может выглядеть, например, так)
При желании он может просмотреть всю базу данных по принятым ценным письмам и бандеролям, если же необходимо найти какую-либо посылку в этой базе данных по какому-либо параметру (номеру квитанции, фамилии отправителя или получателя посылки, по дате и времени работы оператора), он должен нажать соответствующую кнопку
После этого на монитор выведется окно запроса параметра поиска:
При нажатии соответствующей кнопки будет выведен запрос по номеру, по получателю или по отправителю, по дате и времени работы оператора:
При нажатии одной из кнопок на экране появятся соответствующие запросы:
В зависимости от запроса будет создан отчёт с записью, содержащей введённое значение параметра, например, при поиске ценного письма с номером квитанции «12», отчёт будет выглядеть так:
Поиск По Номеру
Номер Ценнос Куда Кому От кого Адрес Масса Итого
12 300 Петрозаводск Вася Петя Москва 10 2310
11 Января 2004 г. Страница 1 из 1 Работа оператора
После нажатия кнопки оператор попадает в меню проверки, которое включает в себя написание фамилии и пароля
При соответствии фамилии оператора его паролю открывается вспомогательная форма, которая служит для занесения всех данных о человеке, пользующимся услугами почты в базу данных , номер вводится автоматически:
При работе с этой формой оператор должен сначала нажать кнопку «Последняя запись» для вывода в форму последней записи, потом нажать кнопку «Новая» для обновления формы и ввода новой записи. После ввода всех данных курсор автоматически наводится на кнопку «Принять», нажатие которой автоматически заносит данные в таблицу (базу данных).
Если бандероль посылается без описи вложения, то оператору необходимо нажать на кнопку вызова квитанции ф. 1, после чего на экране появится данная форма:
Для отображения необходимых данных в графах данной формы, необходимо всего лишь нажать кнопку «Ввести данные».
Для печати данной формы также необходимо всего лишь нажать кнопку «Печатать».
На этом оформление сопроводительной документации окончено, и для выхода из программы необходимо нажать кнопку « Выход».
В данном случае таблица с данными клиентов отделения связи будет выглядеть так:
В случае отправки бандероли с описью вложения, оператор во вспомогательной форме должен нажать кнопку вызова описи ф. 107:после чего появится вспомогательная форма для заполнения данных про вложение бандероли, количестве и сумме оценки данных предметов:
Для ввода данных необходимо, как и во вспомогательной форме сначала нажать кнопку «Последняя запись» для вывода этой записи в графы формы,
после чего обновить графы кнопкой «Новая». После чего вводить данные про наименование предметов, их количество и сумму, в которую их оценил владелец, в соответствующие графы. При этом каждый раз курсор будет наводиться на кнопку «Принять», при нажатии на которую данные будут заноситься в базу данных.
Если в этот момент выяснилось, что при заполнении предыдущей формы была допущена какая-либо ошибка, оператор может вернуться в неё, нажав кнопку «Назад».
База данных в данном случае будет выглядеть так:
Для распечатывания описи ф. 107, оператору необходимо нажать на кнопку «Печать описи», после чего для выборки из базы данных по ценным предметам нужные данные по последнему клиенту, на экране монитора возникнет окошко, с предложением ввести номер первой строки с данными по последнему клиенту:
После ввода номера данные по предметам последнего клиента автоматически передаются в MS Word и печатаются. Выглядеть окончательная опись будет так:
О П И С Ь
вложения в ценное письмо
Куда Москва
На имя Смирнов В. В.
Перечень предметов Количество Сумма
Книги 10 500
Фотографии 5 100
Билеты лотерейные 2 300
Отправитель Иванов Ю. Г.
М. П.
После этого оператор должен нажать кнопку вызова квитанции ф. 1 для дальнейшего заполнения сопроводительной документации (как было описано выше).
Руководство пользователя
Чтобы запустить АРМ для выполнения надо запустить ярлык обработка исходящих посылок.mdb. После этой операции, открывается окно АРМ. В открывающейся автоматически кнопочной форме расположены кнопки меню: «Начальник» и «Оператор».
При выборе одного из пункта, в зависимости от должности, появляется окно проверки, куда необходимо ввести фамилию и пароль. При совпадении пароля и соответствии фамилии должности пользователь получает права на использование АРМ.
После получения доступа к АРМ пользователем категории «Оператор», открывается карточка для заполнения, представляющая собой тетрадь ф. 1 в электронном виде. После заполнения формы оператор распечатывает квитанцию формы. Чтобы предоставить клиенту опись содержимого посылки, оператор заполняет опись ф. 107 и квитанцию ф. 1.
Если доступ к АРМ получен Начальником, то появляется следующее меню: изменять пароли и заводить новых пользователей (операторов), показ отчетов по разным параметрам и кнопка «Выход». Начальник смены может вывести на печать содержание и просмотреть каждый отчет в отдельности за предыдущие периоды времени. При просмотре отчетов пользователь может вернуться в меню с помощью кнопки выход. Отчёт также при необходимости можно распечатать