Устав проекта – это документ, выпускаемый инициатором или спонсором проекта, который формально узаконивает существование проекта и предоставляет менеджеру проекта полномочия использовать организационные ресурсы в операциях проекта.
Устав проекта – документ, с которого начинается планирование проекта.
Устав проекта является официальной авторизацией проекта и разрабатывается инициатором проекта или спонсором, имеющим достаточные полномочия для финансирования проекта. Устав проекта согласовывается с командой управления проектом со стороны Заказчика и утверждается Спонсорами проекта, как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. Исходными документами для разработки устава проекта внедрения ИС являются технико-коммерческое предложение и/или технико-экономическое обоснование проекта, факторы внешней среды и организационные активы предприятия. Если проект выполняется для стороннего заказчика, то исходной информацией для разработки устава может быть контракт / договор между организацией-исполнителем и заказчиком.
Устав проекта должен содержать следующую информацию:
Название проекта;
Причины возникновения проекта Формулировка причины фактически дает ответ на вопрос «Зачем» выполняется данный проект и отражает производственную необходимость во взаимосвязи со стратегией развития предприятия. Причины возникновения проекта могут основываться на требованиях рынка, техническом прогрессе, юридических требованиях или государственном стандарте.
Цели Заказчика проекта Цели Заказчика определяют, что получит компания в результате выполненного проекта. Бизнес – цели компании обязательно учитывают стратегию развития компании, включая стратегию развития информационных технологий, на которую ориентирован проект. Например, увеличение капитализации Холдинга и привлечение инвесторов.
Окружение проекта Необходимо отразить все организационные факторы, характеризующие обстановку вокруг проекта и на рынке. Нужно определить благоприятные и неблагоприятные особенности среды, в которой проект будет выполняться, и способность компании к его осуществлению. Следует оценить и учесть склонность к риску заинтересованных сторон и отрасли.
Функциональные организации и их участие(«участники» (stakeholders, англ)) Проекты обычно являются частью организации. Даже в том случае, когда проект является внешним для организации, проект все равно будет испытывать влияние со стороны организации, которая его инициировала.
Рис. 2. Принципиальная схема участников проекта.
Требования, удовлетворяющие пожеланиям участников проекта. Проект считается успешным, если ожиданиями заказчика и участников проекта оказались выполненными. Для этого необходимо уже на стадии инициации проекта определить его участников и требования, удовлетворяющие их потребности. К требованиям, могут относиться надежность, безопасность, эксплуатационные качества, охрана окружающей среды, авторские права. Все требования, документированные в уставе, учитываются при определении стоимостной оценки проекта. Для определения требований участников проекта сначала необходимо выделить самих участников.
Участниками проекта считаются все лица и организации, включая команду проекта, чьи интересы могут быть затронуты исполнением или результатом проекта Участники могут влиять на цели и результаты проекта как положительно, так и оказывать отрицательное воздействие. Поэтому рекомендуется с особым вниманием подходить к задаче определения участников проекта и степени их влияния. Неполный список участников проекта не позволит правильно сформировать требования к результату проекта, к его содержанию, что повлечет ошибки в планировании проекта. Для составления списка участников проекта можно воспользоваться инструментом, известным как карточки Кроуфорда (Собирается команда из 7-10 человек, каждый получает 10 листочков. Ведущий задает вопрос «Кто является участником проекта?». Каждый из присутствующих пишет свой ответ на одном из листочков. Эта процедура повторяется 10 раз. Один и тот же ответ может использоваться одним человеком только один раз. В результате получается список участников, который затем корректируется.
Между участниками проекта возможно возникновение конфликтов. Менеджер проекта обязан обладать навыками разрешения конфликтов, учитывать этнические и культурные особенности участников проекта.
Ключевые участники любого проекта: руководитель проекта, заказчик/пользователь, исполняющая организация, члены команды проекта, спонсор, источники влияния. В таблице 1 представлен пример возможных участников проекта внедрения ИС:
Таблица 1
Внешние участники проекта внедрения
|
Внешние участники проекта внедрения |
|
|
Предприятия |
Директора предприятий Отдел по работе с персоналом Ключевые функциональные специалисты Пользователи |
|
Информационные ресурсы |
Информационное агентства Тематические порталы Управленческие журналы |
|
Сообщества |
Форумы Профессиональные сообщества Профессиональные организации |
|
Мероприятия |
Выставки Семинары Конференции |
|
Консалтинг |
Бизнес-консультанты Поставщики решений Специалисты по внедрению Интеграторы |
Отношения между участниками проекта Участники проекта имеют различные уровни ответственности и полномочий в проекте. В таблице 2 представлены функциональные обязанности участников проекта. Менеджер проекта должен обеспечивать постоянный контакт команды проекта с ее участниками.
Таблица 2
Функциональные обязанности участников проекта
|
Функции участников проекта |
Участники проекта |
||||||||||||
|
З |
РП |
П |
ГП |
СП |
Б |
ОВ |
ПС |
Л |
В |
И |
ИП |
ПП |
|
|
Разработка концепции проекта |
* |
Х |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Анализ и оценка жизнеспособности проекта |
* |
|
|
|
|
Х |
|
|
|
|
|
|
|
|
Разработка проекта |
Х |
* |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разработка технологических процессов |
* |
|
Х |
|
|
|
|
Х |
|
Х |
Х |
Х |
|
|
Базовое проектирование (техпроект) |
* |
Х |
Х |
|
|
|
|
|
|
Х |
|
Х |
|
|
Проведение торгов, заключение контрактов |
* |
* |
Х |
Х |
Х |
Х |
|
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
|
|
Детальное проектирование |
|
Х |
* |
Х |
|
|
|
Х |
|
Х |
Х |
Х |
|
|
Закупка, поставки |
* |
Х |
|
Х |
Х |
Х |
|
* |
|
Х |
Х |
Х |
|
|
Освоение и выпуск продукции |
* |
Х |
Х |
|
|
Х |
|
|
|
Х |
* |
Х |
|
Условные обозначения: З- заказчик; РП-руководитель проекта;П- проектировщик; ГП – генеральный подрядчик;СП – субподрядчик; Б – банки; ОВ – органы власти; ПС – поставщик; В – владелец земли; Л – лицензоры; И - инженер; ИП – изготовители продукции; ПП – потребители продукции; * - должен осуществлять; Х - может осуществлять;
Как было сказано выше, участники проекта играют важную роль при определении требований проекта При разработке документа «Содержание проекта» к детализации требований заказчика привлекаются основные участники проекта. На общем собрании команды и участников проекта, проводимом один или несколько раз, формируется список требований заказчика. При формирования списка с согласия большинства участников собрания отбрасываются требования, не представляющие практического интереса. Поскольку не все участники проекта будут согласны на сокращение требований, важно на этом этапе провести анализ и обоснование требований и составить список исключенных требований, чтобы избежать возможности из появления снова в качестве новых требований. Согласованный список требований лежит в основе базового плана по содержанию проекта.
Если участники вкладывают в проект средства, важно чтобы они совместно с командой занимались разработкой именно тех частей проекта, на которые направлены эти сложения.
Сроки выполнения проекта включают даты начала и окончания проекта или продолжительность проекта
Контрольные события и ключевые даты. Контрольные события – это основные события проекта. Контрольное событие определяет значительное достижение в рамках проекта. Результаты проекта и контрольные события могут совпадать или иметь разные значения.
Ограничения и предположения. Согласно PMBoK, допущения – это факторы, которые для целей планирования считаются верными, реальными или определенными без привлечения доказательств. Допущения влияют на все аспекты планирования проекта и являются частью последовательной разработки проекта. Идентификация, документирование и проверка допущений часто являются частью процесса планирования проекта. Допущения обычно связаны с определенным риском. В уставе проекта документируют ограничения на возможности команды проекта по выбору вариантов для любых работ проекта. Могут быть наложены ограничения на расписание проекта, сроки завершения проекта, ограничения на квалификационный уровень членов команды проекта, а также ограничения на стоимостную составляющую проекта.
Примеры ограничений.
-
10% членов команды проекта должны иметь сертификат PMI.
-
Концептуальное проектирование завершено до 1 октября 2013 года.
-
Увеличение стоимости проекта не более чем на 10%
Примеры допущений.
Планируемую стоимость проекта. Первоначально, стоимость проекта определяется только на порядковом уровне. Ошибка в оценке стоимости колеблется (-20% )- (+100%) Стоимость проекта определяется контрактом между Заказчиком с Исполнителем. Исходя из стоимости проекта, в дальнейшем составляется бюджет расходов проекта с указанием статей расходов на внедрение ИС в разрезе месяца, квартала, полугодия, года.
Границы проекта. Определяются организационные, функциональные и географические границы проекта
Организационные границы. Указываются, какие подразделения (включая юр. лица) должны участвовать в проекте – кто будет использовать и поддерживать ИС, от кого зависит выработка основных решений по требованиям к ИС. Орг. границы определяют максимальные границы обследования, и область рождения требований к ИС.
Функциональные границы. Указываются бизнес - направления, бизнес-процессы, которые будут покрываться ИС. Данным пунктом определяется модули ERP-систем.
Географические границы. Указываются территориально удаленные объекты, подлежащие автоматизации.
Команда проекта. На этапе разработке Устава проекта определяются контакты и должностные обязанности Спонсора и руководителя Проекта
Устав официально закрепляет назначение руководителя проекта, сдержит имена спонсора и руководителя проекта и определяет их полномочия .