Создание шаблонов Word

Что осваивается и изучается?

Создание шаблона Word Добавление защиты в шаблон Word

Теперь Светлана, заполнив созданный документ Word данными по продажам товаров, получит полностью оформленный товарный счет, готовый к печати. Однако ежедневное заполнение подобного документа требует предварительного копирования файла и удаления из копии товарного счета информации о предыдущих продажах. А ведь удаляя эту информацию можно ошибочно изменить постоянные реквизиты документа — а это катастрофа! Вот если бы можно было брать уже готовый, но не заполненный предыдущими продажами товарный счет, и иметь возможность дополнять только то, что необходимо. А ведь это возможно. Нужно просто на этот документ создать шаблон. Вот этим мы сейчас и займёмся.

Шаблон – это особый документ, используемый для создания других документов по своему образцу. Преимуществом шаблона является его удобное использование для создания новых документов — документы, созданные по шаблону, содержат такие же элементы, что и сам шаблон (разбивку, текст, форматирование, формулы, имена). Отличиями шаблона от обычной рабочей книги являются:

• Расширение dotx в отличие от расширения обыкновенных книг docx.

• При создании файла по шаблону открывается не сам шаблон, а его точная копия с расширением docx.

Создайте собственную папку Шаблоны, чтобы в ней хранить шаблоны всех документов. Сохраните созданный бланк товарного счета как шаблон документа под именем Бланк товарного счета. Создайте конкретный товарный счет на основании созданного шаблона.

Создайте собственную папку Шаблоны

Чтобы не искать готовый шаблон, когда он может понадобиться, создайте собственную папку (например, в папке с вашим именем) и назовите её Шаблоны. При сохранении шаблона документа, указывайте эту папку, и тогда не придется долго искать необходимый шаблон.

Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия.

1. Во вкладке Файл созданного в Word бланка товарного счета нажмите кнопку Сохранить как. Появилось окно Сохранение файла.

2. В раскрывающемся списке Тип файла выберите элемент Шаблон документа.

3. Выберите созданную папку Шаблоны.

4. Щелкните на кнопке Сохранить.

Теперь этот документ будет не простым документом, а шаблоном. И храниться он будет в вашей папке для шаблонов Шаблоны. Таким же образом следует создавать шаблоны для всех документов, которыми часто пользуются.

На основе созданного шаблона удобно создавать ежедневные товарные счета.

1. Если файл шаблона сохранен в вашей папке шаблонов Шаблоны, выберите эту папку.

2. Выделите файл шаблона — файл Бланк товарного счета.dotx, и из контекстного меню выберите Создать.

Создается точная копия шаблона с расширением docx — пустой бланк товарного счета с уже вставленной текущей датой.

3. Введите текущие данные по продажам товаров, например:

4. Выделите табличную часть бланка и нажмите функциональную клавишу <F9>.

Примечание. Все документы, полученные студентом на основании шаблона, сохранять не обязательно. Зачет по данной теме студент получает только после демонстрации преподавателю создания документа по сохраненному шаблону.

Добавьте защиту в шаблон Бланк товарного счета. Проверьте внесение изменений в документ, созданный по шаблону с ограничениями.

Добавление защиты в шаблон и пометка частей, в которых изменения разрешены

1. Если файл шаблона сохранен в вашей папке шаблонов Шаблоны, выберите эту папку.

2. Выделите файл шаблона — файл Бланк товарного счета.dotx, и из контекстного меню выберите Открыть.

3. На вкладке Рецензирование в группе Защита выберите команду Ограничить редактирование.

4. В области Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

5. В списке ограничений на редактирование выберите пункт Только чтение.

6. Выделите ячейки для ввода, т.е. пометьте те его части, в которых изменения разрешены.

Примечание. Чтобы выделить за один раз более одной части документа, выделите нужную часть, а затем при нажатой клавише CTRL выделите остальные.

7. Чтобы разрешить пользователю, который будет создавать документ на основании этого шаблона, изменять выделенные части, в области Исключения в списке Группы установите флажок Все.

8. В области Включить защиту выберите вариант Да, включить защиту.

9. Чтобы назначить пароль документу и чтобы знающие пароль пользователи могли снять защиту, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

Разблокирование защищенного шаблона

Чтобы при необходимости снять защиту документа, требуется знать пароль, которым защищен документ.

1. На вкладке Рецензирование в группе Защита выберите команду Ограничить редактирование.

2. В области задач Ограничить форматирование и редактирование нажмите кнопку Отключить защиту.

3. В ответ на запрос пароля введите пароль.

Внесение изменений в документ с ограничениями

При открытии защищенного документа возможность изменений ограничена наличием или отсутствием разрешения на внесение изменений в конкретную часть документа.

1. Выделите файл шаблона — файл Бланк товарного счета.dotx, и из контекстного меню выберите Создать. Создается точная копия шаблона с расширением docx.

4. На вкладке Рецензирование в группе Защита выберите команду Ограничить редактирование.

• В области Ограничить форматирование и редактирование отображаются кнопки для перемещения к областям документа, в которых пользователю разрешены изменения:

Найти следующую область, которую я могу редактировать

Показать все области, которые я могу редактировать.

• Чтобы убрать выделения с областей для ввода данных снимите флажок Выделить области, которые я могу редактировать.

5. При попытке сделать изменение в защищенных частях документа, в строке состояния отобразится сообщение «Такое изменение запрещено, поскольку выделенный фрагмент заблокирован».

В документ Word вставить заданную таблицу (свой вариант студент должен выбрать из папки «Задание 1С» в соответствии с последней цифрой номера зачетной книжки). В таблице произвести соответствующие вычисления. Создайте собственную папку Мои шаблоны, чтобы в ней хранить шаблоны всех собственных документов. Сохраните созданный документ как шаблон 1С.dotx в созданной папке Мои шаблоны. Добавить защиту в шаблон и пометить те его части, в которых изменения разрешены. Для тестирования созданной защиты создайте конкретный документ на основании шаблона и введите в документ отладочные данные.

9