Access_201014_06

ГБОУ ВПО «БАШКИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН»

Кафедра информационных технологий в управлении

СБОРНИК ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ ПО КУРСУ MS ACCESS

Методические указания

Уфа 2013

1

Составитель: канд. техн. наук, доцент Абрамова М.В.

Рекомендовано к изданию кафедрой информационных технологий в управлении БАГСУ

Сборник лабораторных работ по курсу MS ACCESS:

Методические указания / сост. Абрамова М.В. – Уфа: РИО БАГСУ, 2013. – 62с.

Сборник состоит из трех частей. В первой части даны основные определения и задания, решение которых подробно представлено и сопровождается иллюстрацией результатов описываемых действий. Во второй части слушателям предлагается выполнить ряд лабораторных работ, к которым описание значительно сокращено. И, наконец, в третьей части к лабораторным работам помимо самих заданий даются только указания-подсказки, а сам порядок действий и методы выполнения слушатели определяют сами.

Сборник предназначен для слушателей БАГСУ.

© Абрамова М.В., составитель, 2013

2

Введение

В самом общем смысле база данных – это один или несколько файлов, содержащие связанную (по смыслу) между собой информацию. Допустим, в одном файле хранятся даты рождения друзей, в другом - совместные фотографии. Или можно создать несколько файлов электронных таблиц, где учитываются доходы и расходы за определенные периоды. Используя специальную структуру каталогов и подкаталогов, можно справиться с сотней-другой файлов. Но рано или поздно появится задача, которая будет слишком велика. Что делать если какие-то данные должны использовать несколько приложений или людей, и при этом нельзя допустить чтобы одни и те же данные корректировали одновременно? В этом случае необходима система управления базами данных.

Совокупность программного обеспечения, необходимого для ведения и использования баз данных, называется системой управления базами данных или СУБД.

Системы управления базами данных являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках имеет такую природу. Сотрудников принимают на работу и увольняют, но форма личного листа по учету кадров остается неизменной для каждого сотрудника.

Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

добавить в базу данных одну или несколько записей;

удалить из базы данных одну или несколько записей;

найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;

обновить в базе данных значение некоторых полей.

Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящими в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь

3

может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись содержит информацию, относящуюся только к одному объекту. В таких базах данные не дублируются, а связываются по определенным полям. Например, при указании товаров и их категорий нецелесообразно упоминать все сведения о поставщике, которые хранятся в отдельной таблице. Достаточно связать эти товары, с вышеуказанной таблицей, по номеру (коду) поставщика.

MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичные для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.

Можно выделить три основные функции СУБД:

определение данных (Data definition) – пользователь может определить, какая именно информация будет храниться в базе данных, задать структуру данных и их тип (например, максимальное количество цифр или символов), а также указать, как эти данные связаны между собой. В некоторых случаях можно также задать форматы и критерии проверки данных;

обработка данных (Data manipulation) – данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно объединять данные

сдругой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения;

управление данными (Data control) – можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию. Можно также определить правила коллективного пользования данными.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

СУБД полностью русифицирована;

возможность использования OLE технологии;

интегрированность с пакетами Microsoft Office;

4

поддержка WWW-идеологии (только в Access 97 и более поздних версиях);

визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;

широко и наглядно представлена справочная система;

наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов. Запустить систему Access можно несколькими способами (рис. 1):

запуск с помощью главного меню в WINDOWS;

запуск с помощью ярлыка на рабочем столе или панели MS Office;

открытие какой-либо базы данных автоматически запускает Access.

Рисунок 1 - Открытие диалогового окна СУБД MS ACCESS

В этом сборнике предлагается набор заданий, которые позволят освоить основные приемы работы с СУБД Access. Помогать при работе с СУБД Access могут карточки подсказки. Они предназначены для обучения непосредственно в процессе работы с Microsoft Access и после открытия базы данных будут постоянно сопровождать любые действия пользователя.

Для начала работы с данным пособием необходимо знать и уметь:

основные приемы работы с операционной системой Windows;

5

текстовый редактор MS-Word (краткое знакомство);

табличный процессор MS-Excel (краткое знакомство);

основные приемы работы с графическими объектами Microsoft Office;

уверенно использовать манипулятор «мышь»;

работу с контекстным меню.

Часть 1 Создание базы данных. Ввод и форматирование данных

1.Загрузить систему WINDOWS. Загрузите СУБД ACCESS.

2.Сначала нужно создать новую базу данных.

3.Выполнить следующую последовательность действий: выбрать значок Новая база данных и нажать кнопку Создать. Сохранить ее под именем skaz.accdb. Выбрать в меню Файл строку Сохранить базу данных как… Обратить внимание, что при задании имени базы данных набирается только первая часть имени skaz (рис. 2), а вторая часть (расширение accdb) появляется автоматически. Нажать Сохранить.

Рисунок 2 - Создание новой базы данных

6

4. Сначала необходимо создать таблицу, выполнив следующую последовательность действий: Создание – Конструктор таблиц.

Создание таблицы, то есть определение входящих в таблицу полей, производится заполнением специальной таблицы (рис. 3):

Рисунок 3 - Таблица заполнения имен полей и типов данных.

5.Заполнить эту таблицу, внеся в нее следующие данные (рис. 4):

Рисунок 4 - Описание полей и типов данных

7

Каждому полю приписывается определенный тип данных. Обратите внимание, что при задании числового формата по умолчанию он задается как Длинное целое (это можно увидеть в нижней части окна конструктора таблиц).

Если тип данных поля имеет значение Числовой, то допустимыми являются следующие значения свойства Размер поля.

6. Поле № не обязательное, он вводится для того, чтобы определить ключевое поле (рис. 5), так как оно имеет тип данных Счетчик, значения которого не повторяются (поле типа Счетчик принимает значения 1, 2, 3 и т.д.). Можно не вводить поле №, а использовать как ключевое поле Персонаж, так как оно тоже не содержит повторений.

8

Рисунок 5 - Задание ключевого поля

7. Созданную таблицу нужно сохранить, дав ей имя с помощью команд: Файл – Сохранить объект как… Имя таблицы: Персонаж.

Рисунок 6 - Сохранение таблицы

9

8. Ввести информацию в таблицу Персонаж, нажав на кнопку Режим и обычным образом набрать данные, например такие (рис. 7):

9.

Рисунок 7 - Заполнение таблицы

10.Сохранить таблицу Персонаж.

11.Закрыть таблицу Персонаж.

Редактирование базы данных

1. Открыть таблицу «Персонаж» и добавить в конец таблицы следующие записи:

10