11. Использование параметров запроса

До сих пор мы вводили условия отбора непосредственно в бланк QBE, однако не всегда можно определить, такие именно значения должен отыскиватьAccess. Например, нам нужно сделать запрос для определенной группы, для этого нужно каждый раз изменять условие отбора для группы – это неудобно. Для этого можно включить в запрос параметр, и в этом случае перед выполнением запросаAccessбудет каждый раз запрашивать у вас конкретные значения группы, информация о какой группе вас интересует.

Чтобы установить параметр, нужно в строку Условие отбора ввести не конкретное значение, а имя или фразу, заключенную в квадратные скобки [].

То, что заключено в [ ] Accessрассматривает как параметр. Это имя или фраза выводится в диалоговом окне при выполнении запроса, поэтому лучше в качестве параметра использовать содержательную фразу.

В одном запросе можно использовать несколько параметров, имена их должны быть уникальны.

Если запрос является итоговым или перекрестным, то кроме того, что вы ввели параметр в бланк QBE, необходимо его ввести в Список параметров запроса. Для этого нужно в меню Запрос выбрать пункт Параметры и проверить, что параметр введен в этот бланк, иначе необходимо ввести его вручную и задать тип.

VIII. Использование форм

Ключевым компонентом многих информационных систем (как компьютерных, так и бумажных) является форма, используемая для сбора и хранения информации. Некоторые формы, например, листок по учету кадров, просто собирают информацию, а другие, такие как компьютеризированные налоговые декларации, выполняют расчеты. Некоторые формы выполняют функцию отчетов (например, счета или чеки).

1. Применение форм

Форма является основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях MSAccess. Вы можете создаватьформыс различными целями.

Ввод и редактирование данныхформы обеспечивают вывод на экран данных в выбранном вами представлении. С их помощью значительно облегчается ввод изменений, добавление и удаление данных из базы. В форме можно сделать доступными все данные или часть, выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять значения и т.п.

Управление ходом выполнения приложения. Чтобы автоматизировать вывод определенных данных при выполнении некоторой последовательности действий можно создать формы для работы с макросами или функциямиAccess. Для запуска макросов и модулей создаются специальные элементы управления – командные кнопки. С помощью макросов можно открывать другие формы, распечатывать отчеты и т.п.

Ввод данных– можно создавать формы только для ввода данных в базу.

Вывод сообщений– формы могут представлять вспомогательную информацию, предупреждение или сообщение об ошибке.

2. Планирование формы

Формы – это ничто иное, как другой способ просмотра табличных данных, поэтому первый шаг в создании формы – создание таблицы или уточнение структуры уже существующей таблицы. Проблемы форм часто бывают связаны с неправильно разработанной таблицей. Формы обладают многочисленными преимуществами перед режимом таблицы при просмотре данных:

• Формы могут выводить на экран одну запись полностью, обычно в вертикальном формате;

• Формы позволяют активнее влиять на внешний вид данных, нежели таблицы, предоставляя больше возможностей по использованию различных шрифтов, цвета и графики;

• Формы могут защищать некоторые поля от редактирования;

• Можно создавать формы, которые повторяют бумажные формы;

• В форме можно менять местами поля, располагая их так, как удобно пользователю;

• Формы могут содержать поля из нескольких таблиц;

• Формы располагают специальными функциями, такими как раскрывающиеся списки, «обрезание» текста, расчетные поля;

• Формы могут содержать графику;

• Формы позволяют автоматизировать некоторые действия и выводить специально созданные меню.

Общие положения, которые следует учитывать при разработке форм:

• Делайте формы простыми.Используйте шрифты и цвета, которые легко читать. Используйте графику и другие объекты для того, чтобы улучшить внешний вид форм, но не загромождайте форму большим количеством объектов: используйте многостраничные формы или ЭУ Вкладка.

• Если форма будет распечатываться на черно-белом принтере, откорректируйте расположение элементов и цвета таким образом, чтобы получить ясный и четкий отпечаток.

• Сохраняйте внутреннюю логику.

• Ясно укажите какие данные и куда должны быть введены.