1. Разработка аванпроекта

1.1. Формирование требований к информационной системе

1.1.1. Организационная структура предприятия

Организационная структура ВУЗа представлена на рисунке 1.1.

Рис 1.1. Организационная структура ВУЗа

Сведения об организационной структуре были размещены в разделе «Субъекты». Сюда был занесён список всех должностей, имеющихся в учебном отделе.

Во главе вуза стоит ректора, которому подчиняется первый проректор. В свою очередь, первому проректору подчиняются проректор по УРиКОД, проректор по НОиСО, проректор по АХР, проректор по НИД, проректор по ЭИП и проректор по УВиСР.

Учебно-методическое управление подчиняется проектору по учебной работе и качеству образовательной деятельности, и подразделяется на следующие отделы: центр дистанционного обучения, отдел ресурсного и методического обеспечения и учебный отдел. Учебным отделом руководит начальник отдела, которому, в свою очередь, подчиняется заместитель. Заместитель начальника учебного отдела руководит деятельностью инженера, ведущего документоведа, старшего диспетчера и специалиста по учебно-методической работе. Старший диспетчер руководит деятельностью диспетчеров, которые прикреплены к соответствующим факультетам.

1.1.2. Диаграмма плавательных дорожек

Диаграммы плавательных дорожек бизнес-процессов контроля и организации учебного деятельности студентов представлены на следующих рисунках 1.2.-1.3.:

Рис.1.2.Диаграмма плавательных дорожек «Организация учебной деятельности студентов»

Организация учебного процесса начинается с получением учебным отделом ООП. Далее, (Рис.1.2.) на основании ООП заведующий кафедрой разрабатывает нормы времени и нагрузки. После завершения разработки норм времени и нагрузки заведующий кафедрой отправляет информацию профессорско-преподавательском составе кафедры в плановый отдел, а саму нагрузку в диспетчерскую службу, после чего та начинает процесс формирования расписания. После того как расписание будет сформировано, диспетчерская служба отправляет его на проверку в учебный отдел и, если, оно соответствует всем критериям положения о составлении расписаний учебных занятий, то учебный отдел утверждает его, а если же нет, то учебный отдел отправляет его обратно в диспетчерскую службу на переработку. После того как диспетчерская служба внесет необходимые исправление в расписания, она снова отправляет его на проверку в учебный отдел.

Рис.1.3. Диаграмма плавательных дорожек «Контроль посещаемости студентов»

После того, как готово расписание (Рис.1.3.), кафедра занимается процессом по контролю выполнения учебного плана через исполнение расписания занятий, чтобы реализовать этот бизнес-процесс, куратор группы и староста группы одновременно начинают контролировать студентов: куратор наблюдает и корректирует учебную деятельность студентов, а староста проверяет их посещаемость и фиксирует это в журнале посещаемости. Преподаватель заполняет раздел темы занятия в журнале посещаемости и подтверждает своей подписью количество присутствующих на занятии, которое он ведёт. Когда после занятий, староста сдаёт в деканат журнал посещаемости, то его проверяют,а по прошествии отчётного периода сдаётся отчёт о посещаемости, сформированный по записям в журнале посещаемости. Также учебным отделом и деканатом проводятся проверки посещаемости студентов во время семестра, для этого они формируют комиссию, составляют по расписанию занятий график проверок, и после проведения проверки формируется акт о проверке посещаемости и после этого этот документ передаётся на рассмотрение в учебно-методический совет.