35 Назначение отчетов в ms Access 2007.

Отчет является наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать он предоставляет широкие возможности для их группировки и вычисления промежуточных и общих итогов:

• определение для иерархического представления данных до десяти уровней группировки;

• формирование заголовков и примечаний для каждой из групп данных и для всего отчета;

• использование в вычислениях данных нескольких групп.

В любой раздел отчета можно вставлять рисунки и диаграммы, внедрять подчиненные отчеты и подчиненные формы. Это позволяет красиво оформить счета, заказы на покупку, почтовые наклейки, материалы для презентаций и других документов.

Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать. Открывается диалоговое окно Новый отчет. В нем предлагаются следующие варианты работы:

36 Способы создание отчетов в ms Access 2007.

Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать. Открывается диалоговое окно Новый отчет. В нем предлагаются следующие варианты работы:

Конструктор Самостоятельное создание отчета

Мастер отчетов Запуск основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбирать поля для отчета, задавать форматы, условия группировки и итоговые функции

Автотчет: в столбец Создание отчета, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представляется в виде простого списка, содержащего названия и значения полей. Использование этого мастера аналогично выбору пункта Автоотчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов

Автоотчет: ленточный Формирование отчета, в котором записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью команды Автоформат в конструкторе отчетов

Почтовые наклейки Создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек

37 Конструктор отчетов в ms Access 2007

Для внесения изменений в структуру отчета используется режим проектирования. Чтобы обратиться к нему, выбирается вкладка Отчеты, указывается объект и нажимается кнопка Конструктор. Этот режим, как уже говорилось ранее, применяется и для самостоятельного формирования отчета.

Создание отчета в режиме конструктора очень похоже на разработку формы. Многие приемы, которые используются при работе с формами, применяются и в этом случае. Однако имеют место и некоторые специфические особенности. Так, например, окно диалога режима конструктора отчетов содержит дополнительные области (см. рис. 10). Ниже дается краткое описание всех, входящих в него, разделов.

Заголовок отчета. Появляется только на первой странице отчета в начале перед верхним колонтитулом

Верхний колонтитул. Обычно в нем располагаются заголовки колонок, если отчет представлен в табличной форме.

Заголовок группы. Появляется в начале новой группы.

Область данных. Содержит основную часть данных отчета. Элементы этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи.

Примечание группы. Располагается в конце группы записей. Используется для указания числа записей или суммы полей группы.

Нижний колонтитул. Используется чаще всего для нумерации страниц. Располагается на каждой странице отчета.

Примечание отчета. Появляется только один раз в конце отчета и может содержать, например, резюмирующую информацию обо всем отчете.

При создании отчета с помощью конструктора в его форме по умолчанию располагаются три области: Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул. Чтобы установить или убрать все остальные области, используются соответствующие команды меню Вид: Колонтитулы, Заголовок/примечание отчета.