3.6. Документооборот отдела

Документооборот отдела менеджмента представляет собой следующее:

• Письма в отдел снабжения о том, что ЭПС имеет возможность поставки сырья и материалов в обмен на продукцию предприятия

• Письма от предприятия с указанием наименования конкретного сырья, необходимого для данного предприятия.

• Перечень продукции выпускаемой данным предприятием, с указанием цен на нее.

• Письма от ЭПС в отдел снабжения о возможности поставки сырья, с указанием цены, в обмен на выбранную продукцию, производимую данным предприятием.

• Письма от предприятия о согласии в проведении бартерной сделки.

• Проекты договора на проведение операции.

Проект договора рассматривается и утверждается директором. После этого, на основе данных о предполагаемой коммерческой операции, отдел бухгалтерии создает документацию для транспортного отдела.

Документирование информации осуществляется на различных носителях: бумажных и электронных.

Обмен информацией между контрагентами происходит с помощью факсимильной связи.

4. Предложения по совершенствованию информационного обеспечения проектного отдела

Необходимо создать базу данных по поставщикам продукции для обеспечения сырьем и материалами энергопроизводящих предприятий.

5. Сравнительный анализ сред создания субд

Обычно, при формировании базы данных, решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также, обоснованная увязка данных, их взаимная согласованность, возможность проведения сравнений и сопоставления оценок, хранимых в банке данных. Это имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Пользование банками данных, введенных в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации

Создание комплексной автоматизированной системы предполагает использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Microsoft Access 7.0 – это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными.

Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access 7.0.

Microsoft Access 7.0, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев указываются форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов – Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу приложения с помощью макросов Access легко связать данные с формами и отчетами. Можно создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если необходимо создать нечто совсем изощренное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования - Microsoft Access Basic.

И, наконец, все эти средства позволяют создавать приложения, работающие не только с базой данных Access, но и с другими наиболее распространенными форматами данных. Приложение может работать непосредственно с файлами dBASE, с базами данных Paradox, Btrieve, FoxPro и любой базой данных SQL, поддерживающей ODBC. Можно также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

Сотрудник, решающий некоторую задачу, уже не должен ломать голову, как собрать данные из нескольких источников, чтобы затем с помощью электронной таблицы построить диаграмму. Используя Access, этот сотрудник может получить прямой доступ к исходным данным, построить запрос на извлечение необходимой информации и создать отчет с включенной в него диаграммой или графиком – и все это с помощью одного программного средства.

15