Описание концепции проектируемой ис.

Как видно существующая система имеет множество ограничений и недостатков, поэтому необходимо создание системы, которая решает все эти проблемы или хотя бы позволяет частично уменьшить затраты, связанные с этими трудностями. Планируется создание системы, автоматизирующей деятельность издательства в области учета, контроля, анализа и прогноза информации о производстве и сбыте продукции. Информационная система будет содержаться на одном сервере, к которому будут обращаться пользователи с периферийных источников, таким образом, достигается целостность хранимой в системе информации и удобство ее поиска, хранения и обработки. В первую очередь автоматизируется документооборот издательства, что существенно упрощает процесс составления документов и значительно сокращает это время. С учетом того, что вся информация находится на одном источнике, просто контролируется деятельность по производству и сбыту журнальной продукции. А также упрощается процесс составления отчетов и проведения анализа деятельности издательства. Планируется создание блока, который отвечает за прогнозирование объемов продаж и корректировку процентных ставок (наценок) с учетом текущего положения на рынке (инфляция, курс валюты). Более подробно эти модули будут рассмотрены чуть позже.

Таким образом, можно выделить следующие основные цели нашей информационно системы:

1. Объединение всех информационных потоков фирмы в единую информационную сеть, путем создания единой базы данных.

2. Уменьшение затрачиваемого персоналом времени, путем исключения ручного учета и дублирования одной и той же информации и различных документах.

3. Автоматизация процессов учета документов, производимых вручную.

4. Повышение эффективности деятельности фирмы и снижение рисков путем значительного сокращения времени на принятие управленческих решений, автоматизации процессов прогнозирования объема печатной продукции, и подведение под процесс прогнозирования научного обоснования.

Теперь подробно опишем вопросы, которые будет решать информационная система для каждого канала распределения.

Оптовые клиенты:

1. Автоматизация документооборота.

2. Ведение единой базы данных по оптовым клиентам. Структура данных следующая: код клиента, название фирмы клиента, адрес, телефон, факс.

3. Ведение базы данных по заказам оптовиками продукции. Структура данных следующая: код заказа, дата, код клиента, название журнала, номер, год, количество экземпляров.

4. Ведение базы данных по оплаченным оптовыми клиентами счетам. Структура данных следующая: код счета, код клиента, дата продажи (к которой отнесен выставленный счет), общее число экземпляров, стоимость отгруженной продукции.

5. Ведение базы данных о продажах оптовикам. Структура данных следующая: код продажи, код оптовика, дата продажи, название журнала, номер, год, количество экземпляров, суммарная стоимость по каждому журналу.

6. Ведение базы данных рейтинга оптовых клиентов. Рейтинг составляется на основе данных об объемах продаж, своевременности сроков оплаты счетов по составленному для клиента заказу.

С помощью фактического объема продаж анализируется какую долю оптовый клиент составляет среди всех других оптовиков. Эта доля может вычисляться согласно объему закупаемой продукции, суммарной стоимости закупаемой продукции. Реализуется модуль прогнозирования объемов закупок оптовиками журналов определенного вида в следующем периоде, в том числе в зависимости от периодичности выхода журналов. Для каждого оптовика вычисляется средняя стоимость журнала в заказе (общая сумма закупки делится на количество закупленных журналов).

Также на рейтинг оказывает своевременность оплаты счетов. Несвоевременное погашение счетов ухудшает рейтинг клиента среди всех остальных оптовиков.

Возможен просмотр суммарного рейтинга, представляющего комбинацию обоих видов рейтинга.

7. Составляется модуль, который позволяет анализировать и оценивать деятельность отдельного оптовика с течением времени.

8. Реализуется модуль построения отчетов (за определенную дату или на определенный период) о работе издательства (включает прибыли и убытки, статьи доходов и расходов) с оптовыми клиентами.

9. Реализуется модуль прогнозирования объемов закупок оптовиками журналов определенного вида в следующем периоде, в том числе в зависимости от периодичности их выхода (журналов).

Магазины:

1. Автоматизация документооборота.

2. Ведение единой базы данных по магазинам. Структура данных следующая: код магазина, название, адрес, телефон, факс.

3. Ведение базы данных по заказам магазинами продукции. Структура данных следующая: код заказа, дата, код магазина, название журнала, номер, год, количество экземпляров.

4. Ведение базы данных по оплаченным магазинами счетам. Структура данных следующая: код счета, код магазина, дата продажи(к которой отнесен выставленный счет), общее число экземпляров, стоимость отгруженной продукции.

5. Ведение базы данных о продажах магазинам. Структура данных следующая: код продажи, код магазина, дата продажи, название журнала, номер, год, количество экземпляров, суммарная стоимость по каждому журналу.

6. Ведение базы данных о возвратах продукции каждым магазином. Структура данных следующая: код возврата, код магазина, дата возврата, название журнала.

7. Ведение базы данных рейтинга магазинов. Рейтинг составляется на основе данных об объемах продаж, своевременности сроков оплаты счетов по составленному для клиента заказу, а также согласно данным о возвратах продукции каждым магазином.

С помощью фактического объема продаж анализируется доля продаж магазина. Эта доля может вычисляться согласно объему закупаемой продукции, суммарной стоимости закупаемой продукции (чистая прибыль, полученная от реализации журналов данному клиенту). Также для каждого магазина вычисляется средняя стоимость закупаемого журнала (общая сумма закупки делится на количество закупленных журналов).

На рейтинг оказывает влияние своевременность оплаты счетов. Несвоевременное погашение счетов ухудшает рейтинг магазина среди всех остальных магазинов.

Что касается объема возвращенной продукции, то здесь чем меньше возврат, тем выше рейтинг.

Возможен просмотр суммарного рейтинга, состоящего из всех видов рейтинга.

8. Составляется модуль, который позволяет анализировать и оценивать деятельность отдельного магазина с течением времени.

9. Реализуется модуль построения отчетов (за определенную дату или на определенный период) о деятельности издательства (включает прибыли и убытки, статьи доходов и расходов) в области магазинов.

10. Реализуется модуль прогнозирования объемов закупок оптовиками журналов определенного вида в следующем периоде, в том числе в зависимости от периодичности их выхода (журналов).

Собственный магазин при издательстве.

1. Ведение базы данных по продажам магазина при издательстве. Структура данных следующая: код продажи, название журнала, номер, год, количество экземпляров, суммарная стоимость.

2. Реализуется модуль, который позволяет анализировать и оценивать деятельность магазина при издательстве, а также позволяющий сравнивать деятельность текущую и прошлых периодов. Реализуется возможность построения сводных таблиц, графиков и диаграмм.

3. Реализуется модуль построения отчетов (за определенную дату или на определенный период) о деятельности издательского магазина (включает прибыли и убытки, статьи доходов и расходов).

4. Реализуется модуль прогнозирования объемов розничной продажи журналов определенного вида на следующий период, в том числе в зависимости от периодичности их выхода (журналов).

Подписка.

1. Автоматизация документооборота

2. Ведение базы данных о подписчиках. Структура следующая: код подписчика, ФИО, адрес.

3. Ведение базы данных по срокам подписки журналов. Структура следующая: номер записи, название журнала, дата подписки, срок подписки, количество подписчиков, стоимость подписки.

4. Реализация модуля, позволяющего анализировать и оценивать деятельность издательства, связанную с подпиской на свои журнальные издания.

5. Реализуется модуль построения отчетов (за определенную дату или на определенный период) о деятельности издательства в области подписки на свои журнальные издания.

Реализация модулей и баз данных относительно журнальной продукции.

1. Ведение базы данных о журналах. Структура БД следующая: название, рубрика, себестоимость, цена, цена подписки.

2. Ведение базы данных о произведенной продукции. Структура БД следующая: код записи, название журнала, номер, год выпуска, произведенное количество.

3. Ведение базы данных о складе. Структура БД следующая: код записи, название журнала, номер, год выпуска, число экземпляров на складе.

4. Ведение базы данных о продажах каждого вида журналов. Структура БД следующая: код продажи, название журнала, номер, год, дата продажи, количество журналов, суммарная стоимость.

5. Ведение базы данных о возвратах каждого вида журналов. Структура БД следующая: код возврата, название журнала, номер, год, дата возврата, количество экземпляров, сумма к возврату.

6. Реализация модуля, анализирующего и оценивающего в динамике деятельность, связанную с производством, реализацией и возвратом каждого вида журнала, а также с прибылями и убытками.

7. Реализуется модуль построения отчетов (за определенную дату или на определенный период) касательно распространения журнальной продукции, доходов и расходов от этой деятельности.

8. Реализация модуля, позволяющего оценивать рейтинг каждого вида журналов. В качестве показателя рейтинга используется агрегированный показатель: общее количество проданных журналов – количество вернувшихся журналов (также возможна форма стоимостных показателей).

9. Реализация модуля, который прогнозирует объем производства каждого вида журнала на следующий период.