Государственный Университет Управления

Институт Информационных Систем Управления

Кафедра компьютерных технологий

Курсовой проект

по дисциплине

«Планирование и проектирование информационных систем»

Выполнили: студенты 4-го курса

специальности Информационный Менеджмент

группы №1

Довгий И.В.

Руссов М.А.

Научный руководитель:

Венчковский Лев Борисович

Москва-2003г. Содержание.

1. Описание существующей ИС и проблемной ситуации …………………….3

2. Описание концепции проектируемой ИС …………………………………….7

3. Модуль прогнозирования объемов продаж журнальной продукции………15

4. Модуль рейтинга……………………………………………………………….17

5. Схемы потоков данных………………………………………………………..19

6. Текст программы на языке Visual Basic for Applications …………………….32

7. Структура таблиц базы данных……………………………………………….52

8. Расчет сроков разработки и распределения трудозатрат……………………54

9. Руководство пользователя…………………………………………………….56

10. Тестовые наборы данных………………………………………………………64

Описание существующей информационной системы и ситуации.

Имеется издательство, занимающееся выпуском журнальной продукции различной тематики, от научно-популярных до развлекательных. Всего выпускается 10 наименований журналов.

Журналы выпускаются с различной периодичностью: 4 вида журналов выпускаются 1 раз в неделю, другие 6 – раз в месяц.

Перед тем как закупить партию журналов, оптовики и магазины подают заказы на продажу им определенной партии продукции. Заказ представляет собой документ, в котором клиентом указывается дата подачи заказа, наименование заказываемого журнала, число экземпляров каждого из журналов. Заказ должен быть заверен клиентом при помощи печати и росписи главного руководителя.

Условия подачи заказов на журналы, выходящие раз в неделю следующие:

1. подаются за 5 дней до выхода очередного номера;

2. подаются за неделю до конца месяца, указав размеры партий в каждую неделю данного месяца.

Условия подачи заказов на журналы, выходящие раз в месяц следующие:

1. подаются за 2 недели до начала следующего месяца.

Заказ составляется 1 раз, и в последствии изменения в него не вносятся.

Издательство имеет 4 канала распределения своей продукции, это:

• оптовые покупатели;

• магазины города;

• магазин при издательстве;

• подписка на журналы.

В издательстве не существует как таковой информационной системы. Сотрудники пользуются офисными программными средствами Microsoft, с помощью которых хранят информацию о производстве и распределении журнальной продукции, и с помощью которых составляют недельные, месячные, квартальные или годовые отчеты о деятельности издательства. И на основе полученных результатов, руководство издательства составляет планы и прогнозы на будущее.

При существующей ситуации можно выделить следующие проблемы:

• большое число клиентов и подписчиков, усложняет ручной учет деятельности;

• хранение данных в различных источниках. Т.е. информация может храниться на компьютере, а может быть в бумажном виде; она может храниться на различных рабочих местах и компьютерах, что приводит к следующей проблеме;

• поиск необходимой информации;

• возможность потери части информации;

• большие затраты времени на ввод информации, в том числе и одинаковой в различные хранилища данных;

• большие затраты времени при создании отчетов и трудности с предоставлением достоверной информации для них;

• неточность прогнозов на будущие периоды;

Теперь более подробно распишем каждый из каналов распределения продукции и опишем детально все процессы, присущие данному разделу.

Оптовые покупатели.

К разделу оптовых покупателей относятся клиенты, находящиеся за пределом нашего города. Процесс обслуживания оптовиков можно представить следующей последовательностью:

• клиент подает заявку по установленной форме;

• на складе формируется заказ и составляется накладная клиенту, где, в отличие от формы таблицы заказа, справа добавляется колонка со стоимостью продукции и итоговая стоимость, а также ставится дата отгрузки. Затем накладная проверяется и заверяется печатью и подписью заведующего складом. Накладная составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается на руках у издательства, а второй выдается клиенту при отгрузке;

• согласно накладной осуществляется оплата и отгрузка продукции, а также передача накладной клиенту;

• информация из накладной заносится в базу данных издательства.

Оптовые клиенты не могут вносить изменения в заказ и не могут возвращать непроданную продукцию.

Об оптовиках в базе данных содержится в следующем виде:

1. название фирмы клиента;

2. адрес;

3. телефон;

4. факс;

5. e-mail.

Наценка на продукцию составляет 15%.

Статистика продаж по оптовикам состоит из подсчета проданной продукции. Затем на основе этой информации рассчитывается объем производимой продукции на следующий период с запасом в 5%. Прогноз составляется отвечающим за это человеком и передается руководителю издательства.

Нетрудно видеть, что прогноз объема продукции на следующий период груб и негибок.

Городские магазины.

Весь процесс осуществляется аналогичным способом, как и для оптовых покупателей. Отличие лишь в том, что магазины могут возвращать непроданную продукцию с возмещением некоторой суммы, приблизительно равной 40% от всей суммы возвращенной продукции. Процент возмещаемой суммы практически не изменяется и находится на уровне 40%. Корректироваться он может руководителем на основании отчетов о деятельности издательства и при помощи поправки на инфляцию или курс валюты, но так как отсутствуют специальные системы для определения этого процента, то данный этап является очень трудоемким и сложным и не всегда является оптимальным. Наценка на продукцию составляет 15%. Прогноз осуществляется образом аналогичным прогнозу продаваемой продукции оптовым клиентам.

Магазин при издательстве.

В этом магазине ведется розничная торговля, с наценкой 20%. Процесс продажи продукции осуществляется как и в обычных магазинах: клиент расплачивается и получает продукцию. Затем информация о проданных журналах заносится в базу данных компьютера, находящегося в магазине.

Объем продаваемой продукции формируется в зависимости от количества журналов, проданных за прошлую неделю или месяц в соответствии с видом журнала (Так как журналы могут выходить раз в неделю или раз в месяц). Этот объем формирует заведующий магазина, а затем передает руководителю.

Сбыт посредством подписки.

Подписка осуществляется на все виды журналов. По времени она может быть на 1 квартал, полгода и 1 год. На журналы, выходящие с периодичностью 1 раз в неделю, подписка оформляется максимум за неделю до выхода следующего номера. А на журналы, которые выходят раз в месяц – подписка оформляется за месяц до даты выхода журнала.

Наценка на подписные издания составляет 10% от стоимости журнала.

Процесс подписки на журнал через издательство состоит из следующих этапов:

1. Клиент заполняет по форме подписную квитанцию. А затем в кассу оплачивает счет, после чего на квитанции ставится отметка «оплачено». Подписная квитанция содержит следующие данные: ФИО подписчика, адрес, наименование журнала, срок подписки, дата подписки, количество месяцев подписки.

2. После он отдает ее работнику издательства, который занимается вопросами подписки. Информация о подписчике и о выписываемом им журнале согласно подписной квитанции заносится в базу данных подписки.

3. На подписную квитанцию ставится штамп, удостоверяющий о конечном оформлении подписки.

Объем изданий, направленных на подписку не прогнозируются в следующим периоде, так как подписные квитанции подаются клиентами заранее. Таким образом, этот объем имеет четко определенную цифру.