1. Процессы в управлении проектами

Структура организации работы в каждой компании индивидуализирована, однако многих объединяет то, что управление проектами осуществляется посредством надлежащего применения и интеграции логически организованных 5 процессов.

А именно:

• инициация,

• планирование,

• исполнение,

• мониторинг и контроль,

• закрытие,

• гарантия.

Также данные совокупность данных процессов называют жизненным циклом проекта.

Вообще, процессы управления проектами (project management processes) реализуются на протяжении их жизненного цикла посредством прямых и обратных связей между субъектами и объектами управления с помощью функций управления.

Рассмотрим процессы проекта более подробно.

1. Инициация (initiation)

Под инициацией понимается зарождение и продвижение проекта и его частей, а также подготовительная работа для последующего планирования и проектирования. Также это включает процесс придания инвестиционной привлекательности проекта.

2. Разработка и планирование (elaboration and planning)

Это выработка направлений и объема действий для успешной реализации проекта. Определение ключевых событий и учет возможных внешних и внутренних сил воздействия на проект. Наиболее успешно планирование происходит при непосредственном участии всех сторон, вовлеченных в реализацию проекта. Для эффективного руководства проектом на всех этапах жизненного цикла разрабатывают планы его реализации.

3. Выполнение работ проекта (project execution)

Понимается, как планомерное выполнение работ в соответствии с планом реализации проекта/ Работы по проекту должны быть разделены между исполнителями или группами исполнителей. Структура распределения работ является многоуровневой системой, состоящей из заданий, подзаданий и комплексов работ.

4. Контроль (control)

Создание и реализация системы измерения, учета, прогнозирования и выявления отклонений в границах проекта, сметы расходов и графика производства работ для своевременного принятия корректирующих мер. Одно из основных требований к системе контроля – регулярный учет информации для того, чтобы управляющий проектом смог принять меры в процессе реализации проекта, а не после его завершения. Контроль является наиболее сложной функцией управления проектами.

5. Завершение проекта (project close-out)

Это создание условий для успешной передачи результата проекта или потребителю. В процессе завершения проекта готовится необходимая документация, производится согласования с заказчиком, органами госнадзора и другими заинтересованными лицами, устраняются замеченные недостатки и выполняются небольшие усовершенствования. Осуществляется окончательный расчет между участниками проекта и закрытие контрактов.

6. Гарантийные обязательства (warranty)

Ответственность генконтрактного предприятия за результат проекта не ограничивается его передачей заказчику. В настоящее время компании предоставляют гарантию на качество выполненных работ, а также безвозмездно устраняют дефекты, возникающие в процессе эксплуатации результата проекта, если они обусловлены некачественно выполненными работами

Рис. 2 Функции и процессы управления проектом

2. Функции управления проектами

Процессы управления проектом воздействует на достижение конкретного результата через целый набор функций, оказывающих на проект как непосредственное, так и косвенное влияние.

Связь функций управления проектом с функциями управления общего характера, под которыми обычно понимают планирование, организацию, регулирование, реализацию, контроль и мотивацию. Функции были разработаны для традиционных организационных структур управления проектами. Фундаментальное значений функций управления остается неизменным, в управлении проектами они приобретают специфические формы.

Основные характеристики функций управления проектами:

1. Управление замыслом проекта

Идея проекта не достаточна для ее реализации. Чтобы замысел стал проектом, он должен быть управляемым. Необходимо придать ему техническую и экономическую привлекательность, оценить альтернативные варианты в схожей области, реализовать действия по его продвижению и сделать это наиболее эффективным способом в кратчайшие сроки. Данная функция составляет основу процесса инициации проекта.

2. Управление предметной областью.

Данная функция позволяет учесть особенности реализации результата проекта, накладываемые отраслевой спецификой.

3. Управление проектом по временным параметрам.

Время - ключевой фактор, влияющий на эффективную реализацию проектом. Сроки проекта, его составных частей и отдельных процессов должны быть спланированы заранее. У минимизации сроков реализации проекта есть три естественных ограничения - технические возможности, технологические требования и качество работ. Эти параметры необходимо учитывать при выполнении данной функции.

4. Управление стоимостью и финансированием проекта.

Обеспечение оптимальной стоимости проекта, при которой достигаются его максимальная рентабельность. Особенности проекта определяют специфику их финансирования.

5. Управление качеством

Качество является неотъемлемым показателем работы не только производственной сферы, но и управленческого персонала. Реализация функции должна обеспечивать соответствие качества управления и реализации проекта в заданных границах.

6. Управление рисками в проекте

При любом планировании реализации проекта необходимо оценить риски предстоящей работы. На разных этапах жизненного цикла проекта риски могут меняться, поэтому эффективное управление рисками необходимо для успешного достижения целей проекта.

7. Управление человеческими ресурсами

Целенаправленная работа людей обеспечивает эффективную реализацию проектом. Здесь выжжен подбор сотрудников, планировка его времени во время проекта, включающая также долю времени, которую он будет тратит на определенный проект, контроль человека – месяцев, а также мотивация и стимулирование.

8. Управление материальными ресурсами

Функция включает в себя координацию подразделений. Отвечающих за поставку материалов, логистику и т.п.

9. Управление контрактами

Компания связана со всеми участниками проекта контрактами. Процедура выбора партнеров и особенности контрактных отношений должны быть тщательно продуманы.

10. Управление изменениями

В процессе реализации проектов внутренние и внешние факторы могут порождать ситуации, которые осложняют реализацию проекта или делают ее невозможной без комплексных изменений в различных функциональных сферах управления проектами. Но не компетентность и быстрота реакции руководителей определяют эффективное решение проблем, в этой ситуации важен комплексный подход к управлению изменениями на предприятии.

11. Управление безопасностью

Безопасное функционирование, конфиденциальность корпоративной информации, безопасность материальной и нематериальной собственности предприятия и других участников проекта.

12. Правовое обеспечение

13. Управление конфликтами

Конфликты могут как положительно, так и отрицательно воздействовать на реализацию проекта. Функция управляющего проектом состоит в том, чтобы вовремя выявить конфликт и принять необходимые меры для наиболее эффективной работы команды.

14. Управление системами

Компания и проект рассматривается как совокупность систем, связанных общими задачами и процедурами. Благодаря функции различные подразделения приобретают определенную направленность на достижения целей проекта.

15. Управление коммуникациями

Важным фактором в ведении проекта – обеспечении атмосферы между членвми команды. Необходимо проводить встречи, совещания, обсужданть различные нюансы реализуемого проекта.

16. Бухгалтерский учет

17. Управление гарантийными обязательствами

Данная функция обеспечивает ответственность предприятия за результаты своей работы. Выполняя гарантийные обязательства, предприятие формирует тесные связи с клиентами и улучшает свою репутацию, что дает дополнительные конкурентные преимущества.

3. Проектно - ориентированная компания. Особенности работы.

Организации, основанные на проектах (project-based organizations, PBOs), — разнообразные формы организаций, которые занимаются созданием временных систем для исполнения работ. проектно - ориентированная компания могут создаваться различными видами организаций (т. е. функциональными, матричными или проектными). Использование проектно - ориентированная компания может привести к ослаблению иерархии и бюрократии внутри организации, так как успех работы определяется конечным результатом, а не должностью или политикой.

Проектно - ориентированная компания выполняют большинство своих работ в виде проектов и/или ставят проектный подход выше функционального. Проектно - ориентированная компании могут относиться либо к целым компаниям, ассоциациям из нескольких компаний или сетям, также некоторые крупные основанные на проектах организации могут иметь функциональные области поддержки либо PBO может входить в состав филиала или подразделения более крупной корпорации.