Системы документации

    Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, выделяют следующие типы [2-4]:

    - унифицированные;

    - функциональные;

    - отраслевые.

    Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). УСД необходимы:

    - для сокращения объёмов документов;

    - снижении затрат на составление и обработку документов.

    В РФ разработаны и используются следующие унифицированные системы:

    - организационно- распорядительной документации;

    - банковской документации;

    - финансовой, учётной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;

    - отчетно-статистической документации;

    - учётной и отчетной документации предприятий;

    - документации по труду;

    - документации Пенсионного фонда РФ.

Документы по видам деятельности

    Документы, относящиеся к группе организационно- распорядительной документации делятся на [1-4]:

    - организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.);

    - распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.);

    - справочно-информационные (письма, акты, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).

    Первые две группы документов(организационные и распорядительные) обязательны к исполнению. Третья группа документов (информационно - справочные) не обязательны к исполнению, являются факультативными.

1.2 Требования к оформлению документов. Реквизиты документов Требования к бланкам документов [1]

    Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

    - 20 мм - левое;

    - 10 мм - правое;

    - 20 мм - верхнее;

    - 20 мм - нижнее.

    Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

    Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный (рис.1,2,3,4). Установлены следующие виды бланков документов [1]:

    общий бланк (используется для составления всех видов документов кроме писем);

    бланк письма;

    бланк конкретного вида документа.

    Общий бланк в зависимости от вида документа включает следующие реквизиты:

    - Государственный герб Российской Федерации ( герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    - наименование организации;

    - место составления или издания документа, а также отметки для реквизитов:

    - дата документа;

    - регистрационный номер документа.

    Бланк письма в зависимости от вида документа включает следующие реквизиты:

    - Государственный герб Российской Федерации ( герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    - наименование организации;

    - код организации;

    - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    - идентификационный номер налогоплатильщика (ИНН/КПП);

    - наименование организации;

    - справочные данные об организации, а также при необходимости может содержать следующие ограничительные отметки для реквизитов:

    - дата документа;

    - регистрационный номер документа;

    - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    - адресат;

    - заголовок к тексту;

    - отметка о контроле;

    - текст документа.

    Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от вида документа включает следующие реквизиты:

    - Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    - наименование организации;

    - наименование вида документа;

    - место составления или издания документа;

    - ограничительные отметки для расположения реквизитов:

    - дата документа;

    - регистрационный номер документа;

    - заголовок к тексту;

    - отметка о контроле.