Глава 2. Система управления бд- access 2007

Любая информация, хранимая в компьютере, требует упорядоченности — будь это файловая система или список телефонов и адресов, особенно если по объему данные велики. Самым распространенным средством такого хранения являются базы данных. База данных — организованная особым образом информация, которая хранится в виде одного или нескольких файлов.Создание базы данных необходимо для удовлетворения потребностей в хранении и последующем периодическом или регулярном получении информации(например,в получении информации о подшипниках,винтов,мфт,шпонок). В инженерной практике идет постоянная работа с базами данных. Пример — размерный ряд подшипников. Создание автоматизированного ряда подшипников — давняя задача разработчиков программ. В настоящее время существует множество программ, которые сами по себе очень неплохи, но несовместимы между собой. Поэтому ни одна из них не получила повсеместного распространения.

К базам данных предъявляются следующие требования:

• устранение или минимизация дублирования содержимого баз данных;

• обеспечение группам пользователей быстрого доступа к отдельным информационным элементам базы данных в соответствии с их правами и потребностями;

• обеспечение возможности последующего расширения базы данных для удовлетворения постоянно возрастающих потребностей;

• поддержка целостности базы данных, позволяющая обеспечить использование только правильной, предварительно проверенной информации;

• разрешение доступа только к определенным информационным элементам базы данных, необходимым отдельным категориям пользователей в процессе их работы;

• доступ к базе, добавление или редактирование информации базы данных только авторизированными пользователями;

• обеспечение простоты создания элементов данных, средств редактирования, отображения и отчетности в соответствии с потребностями пользователей базы данных; Системы управления базами данных (СУБД) — это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их информацией и работать с ними. Существует около десятка различных систем управления базами данных, многие из которых на самом деле являются собственно не столько системой управления, сколько специализированными языками программирования, с помощью которых каждый, освоивший данный язык, может сам создавать базы данных любой, удобной для пользователя структуры, и вводить в них необходимые элементы управления. К подобным языкам относятся Oracle, Clipper, Paradox, FoxPro и др. К сожалению, для работы с такими базами данных необходимы серьезные, а то и профессиональные навыки программирования, что неприемлемо для широкого круга пользователей.

2.1.Microsoft Access в целом

Появление в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access изменило взгляд на проблему разработки баз данных. Первоначально MS Access не входила в пакет Office и имела отдельную нумерацию версий. Начиная с версии 7.0, эта СУБД стала входить в профессиональный пакет "офиса".С помощью Access 9x обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access 9x не исключает возможности программирования, т. к. система включает поддержку языка программирования Visual Basic for Applications, который позволяет создавать дополнительные модули и элементы управления. Одним из важных достоинств Access 9x является интеграция этой программы с Excel, Word и другими программами пакета MS Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое. Распространенность пакета Microsoft Office делает такие базы преемственными. Построение базы данных включает десять основных этапов.Определение объектов (источников данных), которые должны быть представлены в системе в отдельных информационных единицах.Описание связей между объектами (если используется несколько объектов).Определение наиболее важных свойств и методов объектов. Определение связей между свойствами различных объектов.Создание предварительного словаря данных, в котором описаны все таблицы будущей базы данных. Определение связей между таблицами базы данных, построенных на связях между объектами данных таблиц, и включение этой информации в словарь данных. Установка способов выполнения и типов транзакций, с помощью которых создаются и изменяются данные таблицы. В этот же этап включается описание требований к целостности данных.Определение индексов таким образом, чтобы ускорить выполнение запросов без замедления ввода данных в таблицы и чрезмерного увеличения требуемого дискового пространства.

Определение, кто будет обладать правом доступа к данным каждой таблицы, правом изменения данных и правом изменения структуры таблиц. Правильное решение этого вопроса позволит обеспечить надежную защиту базы данных. Документирование всей структуры базы данных, завершение словарей данных для всей базы и каждой таблицы в отдельности, написание процедур управления работой базы данных, включая операции резервирования и восстановления файлов. Каждый этап процесса разработки структуры полностью зависит от выполнения предыдущих этапов. Первые восемь из них последовательно описываются в разделах этой главы.