- •Содержание
- •Глава 1 понятие документированной информации
- •Глава 2 информационные свойства документа
- •Введение
- •Глава 1. Понятие документированной информации
- •1.1 Понятие информации
- •Выводы:
- •1.2 Понятие документа
- •Выводы:
- •Глава 2. Информационные свойства документа
- •2.1 Документированные информационные свойства
- •Выводы:
- •2.2 Информационные уровни документа
- •Выводы:
- •2.3 Проблемы поиска и трансляции документированной информации
- •Выводы:
- •Заключение
- •Список использованных источников
Выводы:
Работа с документами требует не только знания информационных барьеров, но и возможных путей их преодоления. Успешное преодоление многих барьеров связано с научно-техническим прогрессом, с использованием современных информационных технологий. Так, пространственные барьеры достаточно эффективно преодолеваются с помощью компьютерной сети Интернет; языковые - в результате совершенствования системы языковой подготовки и переподготовки в учебных заведениях, а также разработки и использования соответствующих компьютерных программ перевода текстов на различные языки; семантические - путём создания разного рода словарей и стандартизации ряда терминов и определений и т.д.
Вместе с тем необходимо помнить, что информационные барьеры в большинстве своём не могут быть полностью устранены или до конца преодолены, во всяком случае, в обозримом будущем. Препятствием для этого служит, прежде всего, сам человек. Так, существуют пределы психофизических возможностей современного человека воспринимать информацию. Человек способен принимать и перерабатывать потоки информации, интенсивность которых составляет не более 100 бит/с. Если же интенсивность этих потоков превышает допустимую, то пропускная способность человека снижается вплоть до полного прекращения восприятия поступающей информации. Не приносят желаемых результатов для преодоления, в частности, языковых барьеров попытки использования искусственных международных языков. К настоящему времени предложено уже около 300 таких языков. Наиболее распространённый из них – «эсперанто» - является производным от английского и ряда других германских и романских языков и изобретён ещё в 1887 г. поляком Людвигом Заменгофом. Однако на этом языке, даже по самым оптимистическим подсчётам, в мире говорит не более 3 миллионов человек.
Заключение
В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Важнейшими свойствами документированной информации, как уже отмечалось, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.
В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с проблемой её рассеяния в пространстве (по множеству источников) и во времени.