Открытие базы данны

Открытие программы Access производится на рабочем столе Windows XP путем выполнения следующих команд: Пуск > Все программы > Microsoft Office V Microsoft Access. Появится окно Microsoft Access.

В окне Access имеется строка заголовка, в которой при первом открытии будет указано название программы, а при открытии базы данных - название открытого файла. Строка меню отображает список команд. Чуть ниже располагается панель инструментов. Рабочая зона в этот момент пуста и имеет серый фон.

В разделе Открыть выбираете пункт Открыть файл. Эта команда приведет к замене панели задач на зону Создание файла, где в разделе Создание необходимо выбрать пункт Новая база данных.

Появилось окно Файл новой базы данных, в котором необходимо выбрать папку и задать имя создаваемой базы данных. Это надо сделать для того, чтобы у базы данных было место для автоматического сохранения информации.

Все внесенные в процессе работы изменения будут автоматически добавляться в созданный файл, поэтому его размер будет все время меняться.

Если планируется передать базу данных другим пользователям или поместить ее в Internet, название должно быть записано латинскими буквами и не превышать восьми символов.

После всех операций нажмите кнопку Создать.

Затем появится окно самой базы данных. Это окно является основным и не закрывается в процессе работы, так как оно обеспечивает переход к любому объекту базы данных. Это окно также будет иметь свою панель инструментов, а в левой части располагается область объектов базы данных - Объекты. Чтобы начать работу с одним из предложенных объектов, щелкните по нему мышью. В зависимости от выбора объекта в окне программы изменяются кнопки и команды.

Работа с базой данных займет значительное время как для ее создания, так и для использования ее при работе с данными.

Команда меню Файл > Закрыть закроет только основное окно базы данных, но не окно программы. И только кнопка ×(Закрыть) закроет программу полностью. Если вы сразу воспользуетесь данной кнопкой, ничего страшного не произойдет - программа сохранит изменения в файле базы данных и будет закрыта. Но во избежание всяких неприятностей выполните первую команду, доверьте программе закрыть свои файлы и только потом закройте саму программу.

Работа с таблицами

Большинство баз данных имеет табличную структуру. Таблицы являются основой, на которой строится все дальнейшее создание базы данных. В программе Access предусмотрено несколько вариантов построения таблиц, их можно увидеть при выборе в области объектов раздела Таблицы.

Таблицы, как и любой другой объект базы данных, имеют два основных режима создания:

 режим Конструктор, где строится структура объекта;

 режим Таблица, где вносится информация в таблицу.

В нашем случае будет рассмотрен вариант создания таблицы в режиме Конструктор, так как именно здесь можно познакомиться со многими свойствами элементов базы данных, что облегчит работу при дальнейшем выборе других вариантов.

Прежде чем приступить к работе, введем основные понятия. Столбцы таблицы в базе данных именуются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру, а записи составляют информацию.

Итак, в основном окне базы данных выбираем объект Таблицы, выделяем фразу Создание таблицы в режиме конструктора и нажимаем кнопку Создать. В появившемся окне Новая таблица надо выбрать графу Конструктор и нажать кнопку ОК. Появится окно Таблица1: таблица. Тот же результат можно получить, щелкнув два раза по разделу Создание таблицы в режиме конструктора.

Имена полей в окне заполняются согласно разработанной таблице. Тип данных выбирается из списка. Раскрывающийся список можно открыть только при установке курсора в ячейку поля Тип данных. В этом случае она примет вид раскрывающегося списка, и щелчок по стрелке откроет список типов полей.

После установки типа поля обратите внимание на то, что автоматически откроется раздел Свойства поля, который соответствует выбранному типу. С правой стороны для каждой ячейки этих свойств даются пояснения.

Раздел Описание в созданной таблице отображен не будет. Это место для заметок разработчика.

Не торопитесь заполнять форму Таблица!: таблица. Помните: таблицы являются основным элементом базы данных, поэтому стоит подробно ознакомиться с особенностями и свойствами ее составных частей.

Поле

Поля - основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами, от которых зависит, какие типы данных можно в них вносить, а какие нет, а также что можно делать с этими данными. Итак, при создании поля нужно обратить внимание на следующее:

1. Основное свойство любого поля - это его длина, которая определяется в знаках. Знак - это любая буква, цифра, знак препинания. Он определяется байтом, поэтому можно сказать, что длина поля определяется в байтах. На что это повлияет? Например, в свойствах поля в строке Размер поля вы оставили 50 знаков, предложенных программой по умолчанию, а ваши данные не превышают 5 знаков. Программа зарезервирует место для каждой записи в 50 байт, то есть общий файл будет значительно больше по своим размерам. Это будет зависеть не только от внесенных данных, но и от зарезервированого места для возможности внесения дополнительной информации.

2. Следующим свойством является имя поля. Его база данных использует для создания своей внутренней файловой системы, так что требования к имени жесткие.Одна таблица не может иметь двух полей с одинаковыми именами. Имя поля не должно превышать 64 знаков. Не допускается в обозначении имени пробел, поэтому вместо него используется знак подчеркивания, или каждое слово в имени пишется с прописной буквы без пробела. Точку, восклицательный знак, кавычки и квадратные скобки также запрещается применять, так как эти знаки зарезервированы самой программой.

3. Еще одно свойство - подпись. Это информация, которая отражается в заголовке столбца, то есть именно подпись будет видна на экране в шапке таблицы. Если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям можно задавать одинаковые подписи, так как поля сохраняют разные имена. Требования к подписи менее жесткие, так как она не связана с файловой системой, однако и у нее есть свои особенности:

- подпись полезно использовать в тех случаях, когда заголовок столбца должен быть длиннее или информативнее, чем имя поля. Например, поле может называться КТ, а выводиться на экран под заголовком Код товара. Это имя может быть любой комбинацией букв, цифр, пробелов и расширенных символов имеющей длину до 255 знаков. В этом случае имя поля будет сохраняться в режиме конструктора, а в режиме таблицы будет отображена подпись. Такой вариант удобен, если предполагается выводить на печать какую-либо таблицу;

- если было задано свойство Подпись, а потом имя данного поля было изменено в режиме таблицы, то подпись для данного поля будет удалена. В этом случае ее можно задать снова. Чтобы избежать удаления подписи, изменяйте имя поля в режиме Конструктор;

- подпись задается в режиме Конструктор: выбирается нужное поле, и в части Свойства поля на вкладке Общие в строке Подпись вводится полное имя столбца.