Базы данных

С приходом в нашу жизнь компьютера у нас появились и новые возможности. Разбросанные по разным ящикам, потерянные в записных книжках или на отдельных листочках так нужные когда-то записи теперь можно внести в автоматизированные базы данных, коих сегодня множество: в бухгалтерии есть, в коммунальном хозяйстве есть, в аэропортах есть, в библиотеках есть - есть везде. Однако далеко не всегда они устраивают пользователя. Ведь согласитесь, что база данных государственной российской библиотеки будет слишком велика для вашей домашней коллекции книг. Да и личные домашние библиотеки отличаются друг от друга. Вот и возникает задача создать свою базу данных. Что же это такое?

База данных - это упорядоченная информационная система, в которой информация хранится в виде таблиц и управляется специально созданной системой управления базой данных (СУБД), состоящей из таблиц, запросов, форм, макросов и отчетов. Таблицы в базе данных определенным образом связаны между собой, благодаря чему их называют реляционными базами данных (от англ. relation - отношение, родство).

Преимущества электронных баз данных перед любой картотекой очевидны:

 обеспечено централизованное хранение информации;

 затрачивается меньше времени на ввод данных;

 быстрый отбор и поиск информации происходит благодаря высокой скорости работы;

 электронная система показывает высокую устойчивость к ошибкам.

Работа с базой данных делится на три этапа:

1. Проектирование.

2. Программная реализация.

3. Эксплуатация.

На этапе проектирования закладываются основы будущей базы данных. Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь будет разработана база данных. Необходимо проделать следующую работу:

 собирается информация о будущей работе, о ее структуре и движении документов, изучаются задачи автоматизации, определяются объекты системы и связи между ними;

 для каждого объекта выявляются свойства и характеристики, по которым создаются поля, составляющие исходные таблицы;

 для каждого объекта назначаются первичные ключи (поля) и проводится нормализация (разбиение) исходных таблиц, устанавливаются связи.

Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке:

 составить структуры таблиц и ввести их в компьютер;

 разработать запросы для отбора данных, отчеты для печати, при необходимости создать макросы и экранные формы работы с данными;

 спланировать порядок ведения и поддержание базы данных в рабочем состоянии.

Этап эксплуатации начинается с внесения в базу данных реальной информации, после чего происходит ее использование.

Теперь подошло время выбора соответствующего программного обеспечения. Программ для создания базы данных тоже достаточно, но какой из них отдать предпочтение?

Самая популярная и доступная программа - Access, которая является частью Microsoft Office, поэтому, если у вас установлен такой пакет программ, специальной установки Access не потребуется. Более того, базовые объекты программы - меню, панели инструментов и диалоговые окна - будут схожи с окнами программ Word и Excel, входящими в пакет Microsoft Office, что упростит ознакомление с Access. Однако программа для создания базы данных больше по объему, а работа в ней представляет целый проект, поэтому она может показаться сложной.