Автоматизация работы с формой

В форме можно использовать макросы. Например, после ввода данных в какое-нибудь поле можно автоматически заполнить еще несколько полей.

Макросы могут автоматически запускаться при входе в поле или выходе из поля.

• Создайте необходимые макросы и сохраните их в файле формы. Если необходимые макросы содержит другой шаблон, скопируйте данные макросы в шаблон формы.

• Чтобы макрос запускался при помещении курсора в поле формы, в окне установки параметров текстового поля (см. рис. 1.78), поля со списком (см.рис. 1.79) или флажка (см.рис. 1.80) выберите необходимый макрос в раскрывающемся спискеПри входе.

• Чтобы макрос запускался, когда курсор находится в поле формы, в окне установки параметров текстового поля (см. рис. 1.78), поля со списком (см.рис. 1.79) или флажка (см.рис. 1.80) выберите необходимый макрос в раскрывающемся спискеПри выходе.

• В окне установки параметров текстового поля (см. рис. 1.78), поля со списком (см.рис. 1.79) или флажка (см.рис. 1.80) нажмите кнопкуТекст справки.

Защита формы

Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

• Во вкладке Разработчикв группеЗащититьнажмите кнопкуЗащитить документи выберите командуОграничить форматирование и редактирование(рис. 1.83).

увеличить изображениеРис. 1.83.Защита формы

• В области задач Ограничить форматирование и редактированиев разделеОграничения на редактированиевыберите параметрВвод данных в поля форми нажмите кнопкуДа, включить защиту(рис. 1.84).

увеличить изображениеРис. 1.84.Установка защиты формы

• В окне Включить защитувведите пароль для защиты формы в полеНовый пароль, а затем повторите его в полеПодтверждение пароля(рис. 1.85).

Рис. 1.85.Ввод пароля при защите формы

Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.

Работа с формой Заполнение формы

При заполнении защищенной формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDownпереводят курсор к следующему полю, а Клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавишаPageUp- к предыдущему. Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишуTab.

Курсор в поле можно зафиксировать также щелчком мыши.

Данные в текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы проверка правописания не производится. Автозамена работает, автотекст - нет.

При переходе к полю со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение (рис. 1.86).

увеличить изображениеРис. 1.86.Выбор значения в поле со списком

Флажок можно установить (снять) щелчком мыши или клавишей Пробел.

Печать данных, введенных в электронную форму

При печати форм можно ограничиться печатью только данных из полей формы и не выводить на печать постоянную часть формы.

• Нажмите кнопку Officeи выберите командуПараметры Word.

• В категории Дополнительнодиалогового окнаПараметры Wordв разделеПри печати этого документа(рис. 1.87) установите соответствующий флажок.

увеличить изображениеРис. 1.87.Настройка печати формы

Напечатаны будут только данные, введенные в форму. Если электронная форма была разработана на основе готового бланка, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, можно вставить бланк в принтер и использовать описанную процедуру для заполнения бланка.