Конструктор отчетов

Режимы конструктора форм и отчетов очень похожи. Вся область отчета разделена несколькими горизонтальными линейками на зоны: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Примечание отчета. Высоту зон можно менять при помощи мыши. Все элементы отчета представлены в режиме конструктора в качестве объектов. После выбора объекта он окружается рамкой с черными квадратиками, служащими для изменения размеров объекта. Пользователь может перемещать объекты, задавать их свойства и программировать обработку событий, связанных с объектом. Каждый объект снабжен контекстным меню, которое позволяет выполнять указанные действия. Кроме того, объекты можно копировать через буфер обмена. Для удобства позиционирования в поле отчета выведена сетка. Программа позволяет автоматически выравнивать объекты по сетке. Соответствующие команды находятся в меню Формат.

Для создания в отчете новых объектов – элементов управления – в этом режиме на экран выводится Панель элементов.

Следует отметить, что режим конструктора доступен для любого созданного отчета.

Мастер диаграмм

Мастер диаграмм, как и любой мастер, руководит процессом создания диаграммы. Созданная мастером диаграмма может не удовлетворить пользователя. Для внесения изменений в полученную диаграммы нужно перейти в режимом конструктора, раскрыть контекстное меню, связанное с диаграммой, и выбрать из него команду Объект Диаграмма/Изменить. В результате будет запущена программа Graph, с помощью которой можно внести необходимые изменения в диаграмму.

Мастер отчетов

Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета. Предположим, что необходимо подготовить отчет, в котором будут просуммированы и сгруппированы данные об объемах продаж разными клиентам.

Для создания такого отчета достаточно информации, содержа­щейся в таблице Торговля. Однако для улучшения качества отчета вместо номеров записей, применяемых в данной таблице, укажем со­ответствующие фамилии клиентов из таблицы Адреса.

- Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных.

- Запустить Мастер отчетов.

• В первом диалоговом окне мастера скопировать в список Выб­ранные поля поле Фамилия из таблицы Адреса, а также поля Продавец и Объем операций из таблицы Торговля.

- Перейти во второе окно мастера отчетов.

- В этом окне изменяется представление данных в отчете путем выбора различных элементов в списке Выбрать тип представления данных. По умолчанию данные отчета группируются по полю Фамилия (выделен элемент по Адреса). Нажать кнопку Далее, чтобы подтвер­дить предложенный вариант и перейти к следующему окну.

- В этом окне Добавить уровни групперовки ? можно добавить новые уровни группировки данных в отчете. В окне, которое откры­вается посредством кнопки Группировка, определяются уровни груп­пировки числовых и текстовых данных. Числовые данные могут груп­пироваться по десять, сто и т.д. Для текстовых полей предоставля­ется возможность группировки по первой букве, первым трем буквам и т.д. В нашем случае дополнительная группировка не обязательна, поэтому необходимо нажать кнопку Далее.

- В открывшемся окне мастера определяется способ сортировки данных в отчете. Необходимо задать сортировку данных в отчете по полю Продавец

В отчете следует создать поля для итоговой информации. Пара­метры итоговой информации устанавливаются в диалоговом окне Итоги , открываемом одноименной кнопкой. В этом окне можно задать вы­числение в отчете суммы нескольких значений (Sum) и среднего арифметического (Avg), а также определение минимального (Min) и максимального (Мах) значений.

- Нажать кнопку Итоги и в открывшемся окне активизировать переключатель Sum для поля Объем операций, чтобы включить в отчет итоговые данные о продаже.

- В следующем окне выберается вид макета для отчета и ори­ентация его страниц при печати. Для оформления создаваемых масте­ром отчетов предназначены шесть стандартных стилей, перечисленных в поле Макет. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.

- Можно поэкспериментировать, задавая различные варианты форматирования отчета, и выбрать понравившийся.

- В следующем окне выбора стиля отчета можно остановитесь на стиле оформления Строгий.

- В последнем окне мастера ввести заголовок отчета Обзор операций с клиентами и нажать кнопку Готово.

В режиме Просмотр отчет отображается в том виде, который он будет иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режиме изменяется при выполнении щелчка на документе.

Поскольку данные группируются по полю Фамилия, на странице отчета фамилии клиентов будут печататься только один раз - как заголовки групп, за которыми следуют списки отдельных торговых операций. Аналогичные результаты можно получить, создав соответс­твующие формы, однако отчет более удобен для просмотра и анализа.

Мастер отчетов позволяет создавать стандартные итоговые от­четы. Составив такой отчет, можно отредактировать его и изменить оформление по своему усмотрению, используя режим Конструктор. Соз­дание нестандартных и более сложных отчетов лучше начинать с не­заполненного шаблона.